Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

      Однако  в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

      Кузнецова Т.В. напоминает, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы [9, c. 42]. 
 

2. Оформление и составление  организационно-распорядительных  документов 

      Деятельность  учреждения, предприятия, организации  отражается в различных системах документации, но наиболее  общими и  многочисленными являются организационно-распорядительные документы, которые применяются при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, предприятий, организаций, учреждений, фирм.

      Требования  к оформлению документов (датировка, подписание, визирование, адресование и т.д.), изложенные в ГОСТ на УСОРД (ГОСТ Р 6.30-97), применяются к документам и других систем документации. Поэтому можно сказать, что ГОСТ на УСОРД установил единые, научно обоснованные общие правила составления служебных документов и их оформления.

      Всякий  отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые  называются реквизитами: наименование вида, автор, адресат, заголовок, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. Различные  документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола, акта и др., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.

      В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей  модели построения всех документов системы. Такие графические модели или  схемы построения документов получили название «формуляр-образец».

      Крылова И.Ю. отмечает, что проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги. [8, c. 31].

      Применение  государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними.

      ГОСТ  Р 6.30-97 «Требования к оформлению документов» перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в  унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Он определяет максимальный состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

      ГОСТ  Р 6.30-97 установил и дал расположение следующих реквизитов: Государственный  герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания); код организации – автора документа; код формы документа; наименование организации – автора документа; справочные данные об организации – авторе документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту;отметка о контроле и т.д. [3, c. 85].

     Таким образом, стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительного документа.

           Вид документа определяется обычно как наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Указание вида (приказ, протокол, акт и т.д.) – один из обязательных реквизитов, отсутствующий только на служебном письме. Указание вида дает нам первое общее представление о документе и его назначении, так как определенные управленческие действия должны оформляться и определенными видами документов.

     Указание  на вид документа сразу же определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает его  форму, набор необходимых реквизитов, структуру текста.  

      Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами [14, c. 77].

     Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности [Приложение А]. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

      3.Формирование и хранение дел в кадровой службе

 

      Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

· помещать в дело только исполненные, правильно  оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся  к решению одного вопроса;

· помещать положения вместе с основными  документами;

· приложения объемом свыше 100 листов следует  группировать в отдельные дела, о  чем в документе делается отметка;

· документы  в деле располагать в хронологическом  порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

· соблюдать  объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится  новая папка с тем же индексом;

· включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

      В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела [4, c. 63].

      Дела  постоянного и долговременного  сроков хранения оформляются в твердые  обложки, на которых делается описание дела.

      Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце  дела - заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи после общего количества листов дела через знак «+».

      Номенклатура  дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и  учета, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

      Номенклатура  дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

      При составлении номенклатуры следует  руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным  перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

      В номенклатуру дел включаются заголовки  дел, отражающие все документируемые  участки работы отдела кадров. Заголовки  дел формируются на основе определений  документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

      Заголовок дела состоит из элементов располагаемых  в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

· название организации или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент  документа);

· краткое  содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся  документы дела. [8, c. 231].

      Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется  общий заголовок дела, а затем  при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

      При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2»  и т.д.

      Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

· опись  документов, имеющихся в личном деле; анкета; личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении); личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет); автобиография; копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания; характеристики;копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);трудовой договор;карточки учета поощрений и взысканий; материалы аттестации; представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу; копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий; другие документы, характеризующие работника [9, c. 52].

      В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

      Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу и ведется  на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

      Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами [9, c. 62].