Бланки документов, их виды, основные реквизиты бланков

Правилами изготовления и использования гербовых бланков  рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.

Документы, изготовленные  на типографских гербовых бланках, могут  тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной  полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Код организации  может проставляться в бланке по ОКПО или другому классификатору, используемому в отрасли или  в организации.

Код формы документа проставляется в том случае, если данный документ прошел государственную или ведомственную унификацию, зарегистрирован как действующая форма и включен в соответствующий классификатор (например, ОКУД или иной классификатор – при условии, что данная форма в ОКУД отсутствует или коммерческая структура предпочитает пользоваться локальными классификаторами в целях защиты информации).

В соответствии с постановлением Правительства  РФ от 01.11.99 № 1212 “О развитии единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной информации” установлена обязательность применения системы кодирования при формировании государственных информационных ресурсов, в частности для достижения совместимости государственных информационных систем и ресурсов при их взаимодействии в едином информационном пространстве РФ.

Центральному  банку РФ и органам местного самоуправления названное постановление рекомендует  обеспечить применение общероссийских классификаторов.Наименование организации – автора документа – обязательный реквизит бланка, так как оно является одним из элементов идентификации автора и придания юридической силы документу. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное название организации помещается в бланке только в тех случаях, когда оно закреплено в учредительном документе.Наименование вышестоящей организации (при ее наличии) размещается выше названия организации-автора менее ярким шрифтом.

Изготовление  бланка структурного подразделения, филиала, представительства производится в том случае, если оно является автором документа в соответствии с положением о нем. Название структурного подразделения, филиала, представительства размещается ниже наименования организации.

Официально закрепленное наименование автора документа размещается на всех бланках.Наименование организации в бланке оформляется на государственном языке РФ, государственных языках республик и иных языках народов РФ (Федеральный закон от 25.10.91 № 1807-1 “О языках народов Российской Федерации”).

Полное и сокращенное  наименование организации в бланке на иностранном языке воспроизводится  в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (в  уставе).

Например, в уставе ВНИИДАД, утв. руководителем Росархива 24.05.0

0, установлено полное и сокращенное название ВНИИДАД на английском языке: All-Russian Scientific Research Institute for Records Management. Documentation and Archive Matters. – VNIIDAD.

Справочные  данные об организации включают сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Минсвязи России: наименование организации; почтовый адрес (улица, номер дома, при необходимости – квартира); город (поселок, область, республика); почтовый индекс. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресами электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Открытое акционерное общество 
“ЗАВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ ПОДШИПНИКОВ” 
Мичурина, 98а, г. Самара, 443068 
Телефон: (8462) 38-72-30, 35-58-53 
Телефакс: (8462) 38-72-30, 38-76-21 
E-mail: sbf@hippo.ru 
р/с 40702810630000000002 в ОАО ПК “Элкабанк” 
к/с 30101810000000000878 в ГРЦКЦ ГУ 
ЦБ по Самарской области 
БИК 043601878, ИНН 6316040924 
ОКПО 40993844, ОКОНХ 14350 
_________ № _________________ 
На № _________ от _____________

Справочные данные в полном объеме помещаются в бланке письма, поскольку они необходимы для установления корреспондентской связи.На других бланках, в т. ч. на общем бланке, целесообразно проставлять отметку о месте издания или составления документа с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Обозначение места издания или составления может иметь значение при установлении подлинности документа, например, на бланках приказов, постановлений и др.

Местом издания  или составления организационно-распорядительных документов, как правило, считается  место нахождения юридического лица, т. е. место государственной регистрации.

При установлении места составления или издания  документа особое значение имеют  договоры. Так, в ст. 444 ГК РФ установлено, что, если в договоре не указано место  его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

При обозначении  городов Москва и Санкт-Петербург  в реквизите “Место составления  или издания” сокращение “г.” не употребляется.

Наименование вида документа регламентируется: уставом (положением) организации; Табелем унифицированных форм документов организации; в письме название вида не указывается. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 “Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации” нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Наименование  вида документа размещается в бланках конкретного вида документа. Наиболее распространенными являются бланки приказов, распоряжений, протоколов коллегиальных органов, кадровых приказов, справок о работе, командировочных удостоверений, финансовых документов и др.

Рекомендуется бланки отдельных документов изготавливать в том случае, если в течение года составляется не менее 200 соответствующих документов, или при устойчивости того или иного бланка. Такой устойчивостью, например, отличается форма командировочного удостоверения, справки о работе и др.В остальных случаях целесообразно использование общего бланка организации.

Общий бланк организации строится на основе бланка письма как графически, так и по составу и расположению основных реквизитов.

Общий бланк  может включать следующие реквизиты:

Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб муниципального образования, эмблему  организации или товарный знак, знак обслуживания);

код организации;

наименование  организации – автора документа;

место составления  или издания документа.

Таким образом, в общем бланке отсутствуют справочные данные об организации, характерные для бланка письма. На освободившемся месте бланка печатается название вида документа: справка, протокол и др.

Бланк называется общим, поскольку на нем может  изготавливаться любой документ, кроме письма, он является единым для целой группы документов. На нем могут изготавливаться протокол, акт, справка, приказ и другие документы, если в организации считают нецелесообразным использовать бланки конкретного вида документа.

Использование общих бланков способствует унификации документных форм, повышает информационную культуру в организации, уменьшает  количество ошибок при оформлении документов.

На всех без  исключения бланках наносятся при  их изготовлении ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа  и регистрационный номер документа: _________ № ____________;

ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ: на № ____________________ от _________________________________;

место составления или издания документа: для бланка письма это справочные данные, названные выше; для общего бланка и бланков отдельных видов это название населенного пункта. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Например, Московский завод…

Ограничительные отметки для размещения реквизита “Адресование” позволят правильно, в соответствии с принятыми в организации правилами разместить все элементы адресования: название адресата, его почтовый адрес, обращение к определенному лицу.

Размещение на всех бланках ограничительных отметок  для заголовка или краткого содержания текста заметно уменьшит количество ошибок при подготовке любого документа. Бланк напомнит специалисту, составляющему  текст документа, сформулировать также в наиболее краткой форме его основное содержание, которое в делопроизводстве носит название – заголовок к тексту.

Использование заголовка к любому документу  имеет принципиальное значение при  построении и функционировании информационно-поисковых делопроизводственных систем; заголовок формируется автором текста, который составляет его наиболее точно, что обеспечивает эффективный поиск как в традиционных бумажных, так и в автоматизированных режимах.

Место для заголовка  на бланке целесообразно отводить в левой части листа ниже справочных реквизитов для более удобного использования площади для написания текста.

На бланках  целесообразно также определить место для проставления отметки  о контроле исполнения документа. Такое  место выделяется на левом поле бланка в виде квадрата, где будет проставлена от руки буква “К” – контроль или соответствующий штамп “Контроль”. В состав контрольного штампа могут быть включены инициалы руководителя, поставившего документ на контроль. Оттиск штампа проставляет должностное лицо, определившее контрольную значимость документа.

Возможно, при  целесообразности и необходимости, использовать ограничительные отметки  для размещения текста документа  на листке, в т. ч. при применении трафаретов. Эти отметки одновременно являются ограничением полей.

Бланки документов изготавливаются преимущественно  типографским способом. Допускается  использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной  полиграфии, множительной и вычислительной техники.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Поступление:

наименование  вида бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного  документа;

организация – поставщик бланков;

количество  экземпляров;

серия и номера бланков.

Выдача: