Автоматизированные системы обработки документации

- Единая регистрация всей поступающей  корреспонденции, включая письма  и обращения граждан, путем создания  регистрационной карточки, в которую  заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции  на рассмотрение руководству  и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие  извне документы, так и созданные  внутри подразделений. К их числу  относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

- Ввод текстов резолюций, включая  повторные, и назначение исполнителей  по ним.

- Направление резолюций и документов  на рабочие места пользователей-исполнителей.

- Пересылка отчетов исполнителей  по документу ответственным исполнителям  и/или авторам резолюций.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система LanDocs (фирма АО «Ланит»)

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства системы:

- высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);

- адаптивность (настройка на конкретные  условия с помощью CASE-моделей);

- соответствие стандартам;

- открытость (легко интегрируется  с офисными приложениями и  корпоративными БД);

- доступность и легкость освоения  конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

- Регистрация входящих, внутренних  и исходящих документов с использованием  механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные  разнообразными приложениями в  виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем  документа осуществляется интегрированный  вызов соответствующего приложения.

- Рассылка документов, заданий, поручений  как одному пользователю, так  и по списку.

- Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями  в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).

- Контроль за прохождением и  исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль  за исполнением документов и  заданий исполнителями, предоставляет  возможность отслеживать движение  каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется  с помощью механизма контрольных  карточек. Все данные о зарегистрированных  документах и ходе их исполнения  могут быть отпечатаны в виде  отчетов.

- Поиск документов с возможностью  сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

- Поддержка нескольких версий  одного документа.

- Сканирование бумажных документов  и распознавание текстов (OCR).

- Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования  и печати документов.

- Организация архивирования документов.

- Гибкая настройка на административную  иерархию организации и тематическую  структуру документарного фонда.

- Регламентация прав доступа  пользователей к документам и  функциям системы.

Система «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies»)

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

  - Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.                                   - Контроль исполнения документов.                                                                       - Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.

- Архивное хранение документов  и их графических образов, полученных  путем сканирования.

- Поиск документов по их содержанию  и набору реквизитов.

- Пересылка документов адресатам  или исполнителям через факс  или вывод на печатающее устройство  для передачи бумажного документа.

- Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система  распознавания CuneiForm) и просмотра  документов (программы-навигаторы сети  Интернет).

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются следующие версии системы:

- «Евфрат» – персональный электронный  архив собственных документов, содержащихся  на рабочем месте пользователя;

- «Евфрат@SOHO» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;

- «Евфрат» – система автоматизации  делопроизводства на предприятиях  и в организациях различных  форм собственности.

Комплекс PowerDOCS (компания «Весть АО»)

PowerDOCS – интегрированный комплекс  автоматизации делопроизводства  и документооборота предприятий  и организаций. В основе решения, предлагаемого компанией «Весть», лежит сочетание программных  продуктов – системы управления  документами DOCS Open, системы гибкой  маршрутизации документов и заданий  с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы  с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open – корпоративная система  управления документами, обеспечивающая  создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II – система автоматизации  деловых процессов. Основное назначение  системы – создание электронных  моделей деловых процессов (карт  бизнес-функций), автоматизирующих  формирование, активизацию и контроль  исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные  и параллельные маршруты прохождения  документов по подразделениям  и отдельным исполнителям, а также  обеспечить участников процесса  необходимыми материалами с соблюдением  прав доступа к информации  и в реальном времени проводить  анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS – комплексная автоматизация делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

Система Optima Workflow (компания «Оптима»)

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма «Оптима» официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов  в электронном виде;

- формализация процедур создания  и обработки документов;

- единые управление и контроль  за движением документов в  рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

Система Staffware (компания «Staffware PLS»)

Концепция системы Staffwаre предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем, экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций – графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Примеры оформления документов

2.1 Приказ по основной деятельности 

 

МІНСКІ АБЛАСНЫ САЮЗ СПАЖЫВЕЦКІХ ТАВАРЫСТВАЎ (МІНСКІ АБЛСПАЖЫЎСАЮЗ)  ЛЮБАНСКАЕ РАЕННАЕ СПАЖЫВЕЦКАЕ ТАВАРЫСТВА ( ЛЮБАНСКАЕ  РАЙСТА)									МИНСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СОЮЗ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ ОБЩЕСТВ (МИНСКИЙ ОБЛПОТРЕБСОЮЗ) ЛЮБАНСКОЕ РАЙОННОЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЕ ОБЩЕСТВО (ЛЮБАНСКОЕ РАЙПО)
ПАСТАНОВА  ПРАЎЛЕННЯ									ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ
	19.09.2013		№	38
г.Любань								г. Любань

 

О состоянии расчетно-платежной дисциплины за  первый квартал 2013 год

 

 

 

 

 

 

 

         Правление  райпо отмечает, что за 2-й квартал 2013 года в целом по райпо сохранена положительная тенденция по нормализации расчётно-платёжной дисциплины.

      По состоянию на 05.08.2013 райпо не имеет просроченной кредиторской задолженности перед предприятиями Минсельхозпрода и концерна «Белгоспищепром».

     По состоянию на 05.08.2013 кредиторская задолженность составила 5641 млн. руб. или 43,2 дня,  и снизилась по сравнению с 01.06.2013 на  34,1 дней. Райпо имеет кредиторскую задолженность свыше 40 дней перед областными оптовыми предприятиями системы.

       Нормализации расчетно- платежной дисциплины способствовала рентабельная работа, однако допущено снижение собственных оборотных средств с учетом долгосрочных кредитов и займов в сумме 121,0 млн.руб. Низкий уровень рентабельности не позволил обеспечить прирост собственных оборотных средств.

       Наличие товарных запасов по  состоянию на 05.08.2013 года 32,4 дня и  товарооборачиваемости 15,7 дня не  позволили получить положительный  платёжный баланс при сложившейся  средней отсрочке платежа 15 дней. Сложилось отрицательное значение  платёжного баланса.     Несоответствие отсрочки платежа и фактической товарооборачиваемости привели к условному замораживанию оборотных средств практически по  всем группам товаров.

     Правление  райпо

 

    ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

       1.  Принять  к сведению:

       1.1. по состоянию  на 05.08.2013 года не допущено образования просроченной кредиторской задолженности.

       2. Главному бухгалтеру  Минину О.К., начальнику сектора  торговли Петров А.А.:

  2.1. обеспечить неукоснительное соблюдение Указа Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2012 г. № 567 «О внесении изменения в Указ Президента  Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. №450» не допуская наличия просроченной задолженности по расчётам за поставленные алкогольные напитки и табачные изделия;

2. во исполнение постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2003 № 1014 обеспечить своевременные расчёты с сельскохозяйственными организациями и организациями Департамента по хлебопродуктам Минсельхозпрода за закупаемые у них мясную и молочную продукцию, а также хлебопродукты;
3. Контроль за исполнением постановления возложить на главного бухгалтера райпо Минина О.К.,  начальника сектора торговли Петрова А.А.