Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

Поскольку мы говорим о сетевом использовании такого хранилища, то доступ к данному "диску" сервера определяется средст администрирования операционной системы. Процесс определения прав доступа ничем не отличается от "такого же" набора действий, который применялся бы, например, к отдельному диску сервера. Кроме того, ПО управления отвечает за организацию доступа по записи и чтению информации. Если, например,  используете технологию DVD-RAM, то процесс записи и считывания при работе с этим самым "диском Z:" ничем не отличается внешне от такого же процесса с диском C:.

В корпусе библиотеки, кроме носителей и приводов, расположен сам механизм робота. При обращении к файлу робот извлекает диск из слота, где он хранится, и вставляет в перй свободный привод, далее производится работа с носителем по чтению или записи. Как правило, диск внутри корпуса перемещается вместе с пластиком конвертом и вместе с конвертом он вставляется в привод. Это позволяет защитить поверхность от загрязнения и механических повреждений.

Вполне может возникнуть вопрос: "А что будет, если все 14 приводов заняты?". Дело в том, что важной функцией ПО управления роботизированной библиотекой является кэширование информации. При инсталляции ПО указывается размер кэша и его "размещение" на жестких дисках сервера (управляющего компьютера). Все файлы, к которым обращались ранее, размещаются в кэше. Если, например, размер кэша 60 Mb, он "заполнен до отказа", но идет обращение к файлу, который не "прокэширован", ПО управления "стирает" из кэша файл, дата и время обращения к которому самые ранние и помещает туда файл, считанный с носителя. Если же и файла нет в кэше, и кэш заполнен, и приводы все заняты, то система просто ставит запрос в очередь, и пользователь ждет, когда закончится работа с файлами в одном из приводов. Время такого ожидания непредсказуемо, но, как правило, при достаточно редком доступе к файлу можно и подождать единицы — десятки секунд. Если же такое ожидание неприемлемо, то, скорее всего, стоит либо увеличить размер кэша, либо пересмотреть принципы размещения информации в оперативном архиве. Возможно в оперативную область хранения не была включена информация, обращения к которой достаточно интенсивно (такие обращения и "занимают" приводы).

Кроме перечисленных свойств роботизированных библиотек, следует отметить еще одно. Дело в том, что в любом архиве всегда можно найти информацию, обращение к которой крайне редкое (скажем, реже 1 раза/год). Тратить средства на приобретение "старшей" модели, рассчитанной на хранение носителей и с такой информацией, не всегда целесообразно. Поэтому роботизированные библиотеки имеют возможность подключения дополнительных дисков, хранящихся вне корпуса. Такое подключение может производиться по одному диску (через специальный Mail-Slot) или при помощи специальных магазинов. У разных производителей существуют магазины на 10 — 15 дисков, которые хранятся вне корпуса роботизированной библиотеки. При необходимости  можете "взять с полки" магазин с редко используемой информацией и вставить его в специальный слот. Причем, ключать или перезагружать систему не нужно, она сама "поймет", что появилась новая информация.

Как используется роботизированная библиотека в электронном архиве? Напомню, что, говоря о "четырех ступенях эволюции", мы говорили о создании файлох массивов. Действительно, ПО управления роботизированной библиотекой и средства администрирования операционной системы управляющего компьютера позволяют организовать сетевой доступ как к файл — серверу. Это перй способ использования устройств. Существует и второй, применяемый в "более современных" решениях — обращение к файлам через шестоящие приложения, например, ПО архива.

Вспомним краткий экскурс в принципы записи в СУБД информации о файле в виде ссылки. При использовании такого подхода файлы документов могут храниться на DVD — носителях внутри корпуса роботизированной библиотеки. Таблицы же СУБД (с которой работает ПО архива) имеют ссылки на них. Пользователь находит необходимый документ при помощи программной надстройки — ПО архива. После этого инициализируется ссылка. Скажем, при нажатии кнопки "Открыть документ" ПО архива обращается через ссылку, хранящуюся в ячейке СУБД, непосредственно к файлу, который хранится в роботизированной библиотеке, и открывает его средством просмотра.

В заключение темы стоит описать основные принципы организации подсистемы долгосрочного хранения. Для бора того или иного устройства необходимо ответить на следующие вопросы:

 

Максимальный объем долгосрочного хранения;

Объем информации, обращения к которой крайне редки;

Производительность системы;

Режимы использования (только чтение, чтение и запись, организации записи и чтения через сеть).

Только после ответов на эти вопросы можно говорить о принципе организации, самом "хранилище" — роботизированная библиотека, Raid — массив, магнитооптическая библиотека и т. д. Также только после уточнения этих вопросов можно говорить о приемлемой для бранного "хранилища" технологии, например, DVD-R, DVD-RAM и т. д.

Подсистема тиражирования

В архиве предприятия, как правило, возникает необходимость распечатать документ или чертеж. Причем объемы тиражирования могут быть достаточно велики. Например, в "пикое" дни реализации одного крупного проекта силами нескольких предприятий, предприятие — разработчик тиражировало до 3 (трех!) километров в день чертежей формата А0. Конечно, такой пример не характерен для всех предприятий, но, тем не менее, создание подсистемы тиражирования документов, хранящихся в электронном архиве достаточно актуально.

Думаю не стоит подробно описывать механизм взаимодействия подсистемы тиражирования с другими подсистемами электронного архива. Он достаточно прост: документ "находится" средст ПО электронного архива, открывается для просмотра (либо встроенными средст ПО электронного архива, либо другим ПО, зываемым через API, например, при нажатии кнопки "открыть документ" в интерфейсе клиентского места ПО электронного архива). После вода на экран данного документа, он посылается на печать.

Деление на тиражирование узкоформатной и широкоформатной документации

Как и при организации подсистемы сканирования, существует специфика, определяющая деление документов на узкоформатные и широкоформатные. Это связано с тем, что для печати форматов больших А3 существуют определенные тонкости, связанные с материалом, способами его подачи и т. д. Поэтому принципы действия устройств несколько отличаются. В связи с этим, существуют устройства для узкоформатной (до А3 включительно) и широкоформатной печати.

Перед созданием подсистемы тиражирования опять же необходима правильная постановка задачи:

 

Сколько и каких документов требуется распечатывать в среднем за определенный промежуток времени;

Какие требования двигаются к качеству печати. Только после этого стоит приступать к изучению рынка самих устройств (плоттеров и принтеров).

Создание системы тиражирования узкоформатной документации

Для тиражирования узкоформатной документации используются принтеры формата А3 и А4. В рамки материала не входит подробное описание всех существующих устройств.

При боре того или иного устройства должны полняться требования по производительности и качеству печати. Если  собираетесь приобретать довольно дорогостоящее оборудование, обязательно стоит распечатать результаты  тестового сканирования.

При создании подсистемы тиражирования и определении затрат важно не забыть о стоимости расходных материалов: бумаги, картриджей, тонера и их реальном расходе при тиражировании определенного объема документов. Вполне может оказаться, что бранная модель будет удовлетворять Вас по качеству печати и объемам тиражирования при "работе" с бумагой только определенного типа или дорогостоящий тонер расходуется столь быстро, что, например, за один год эксплуатации, стоимость оборудования "возрастает" в несколько раз! В этом случае целесообразно рассмотреть другую, пусть более дорогую модель, стоимость эксплуатации которой (включая расходные материалы) может оказаться ниже, чем стоимость эксплуатации "менее дорогой" модели.

При необходимости постоянного тиражирования стоит соблюдать принцип резервирования. В таких случаях целесообразно использование нескольких устройств, имеющих необходимую для Вас суммарную производительность. В случае хода из строя одного из них, суммарная производительность подсистемы тиражирования несколько упадет, но подсистема не "остановится".

Создание системы тиражирования широкоформатной документации

Для тиражирования широкоформатной документации применяются лазерные и струйные плоттеры. Опять же не будем подробно перечислять все модели, их преимущества и недостатки. Как и при боре оборудования для организации подсистемы узкоформатного тиражирования, следует учитывать:

 

Требования к производительности;

Требования к качеству печати;

Результаты "тестовой" печати Ваших документов (например, полученных при тестовом сканировании);

Стоимость эксплуатации оборудования (например, за один год) с учетом стоимости расходных материалов (картриджей, тонера, бумаги и т. д.);

Принцип резервирования.

Как утверждалось ше, деление оборудования и ПО "внутри" системы электронного архива по "принадлежности" к той или иной подсистеме достаточно условно. Одна из функций оборудования или ПО может "относиться" к одной подсистеме, другая — к другой. Например, для организации подсистемы тиражирования широкоформатной документации на крупных предприятиях используются инженерные комплексы. В состав комплекса входит плоттер сокой производительности (например, до 15 метров/минуту по формату А0). Кроме плоттера в состав такого комплекса входит сканер (такой же производительности). Сканер "относится" к подсистеме сканирования. К тому же устройство можно использовать как цифровой копировальный аппарат (материал в этом случае сканируется не "в файл", а сразу подается на плоттер).

Создание подсистемы пользовательских приложений

Ниже рассматривается подсистема пользовательских приложений для последнего — четвертого способа как наиболее полного. Если  не собираетесь автоматизировать процесс разработки нох документов, находящихся в архиве, то необходимо просто исключить те или иные пункты.

Состав подсистемы. Средства разработки документов

Средства разработки документов включают в себя приложения, в которых разрабатываются документы электронного архива. Система электронного архива, во-перх, содержит не только документы, полученные путем сканирования бумажных носителей, но и документы, которые сразу разрабатываются в электронном виде.

Во-вторых, если  идете четвертым способом создания электронного архива, то средства разработки документов необходимы для создания нох документов на основе зарегистрированных ранее.

В третьих, чтобы не создавать громоздких систем, имеющих средства просмотра всех типов документов, проще, например, для просмотра документа *.doc звать MS Word через соответствующую опцию ПО управления архивом, например, нажав кнопку "открыть документ" в интерфейсе "архивной" системы. MS Word одновременно является и средством разработки. Хотя ПО архива позволяет установить доступ для пользователей в режиме просмотра (для разделов информации, где изменения недопустимы), тогда все изменения, вносимые средством разработки, просто не будут сохранены.

Ваша система должна "уметь взаимодействовать" со всеми средст работы с документами, которые  используете. Кроме того, необходимо учитывать перспекти дальнейшей автоматизации предприятия и необходимость взаимодействия с теми средст разработки, которые планируется внедрять. Когда речь идет о ПО управления архивом, зывающим для просмотра документа соответствующее средство, казалось, вопроса о взаимодействии с тем или иным приложением не должно возникать. На самом деле, когда  записываете в архив файл *.doc или *.tif, это так. После "записи в архив" при помощи запросов находятся те или иные документы и при нажатии кнопки "открыть документ" (инициализации ссылки) документ открывается тем же MS Word или же средством просмотра файлов формата *.tif. В случае же использования "единиц хранения", состоящих из нескольких файлов, имеющих связи, если Ваша система архива при регистрации документа все эти связи не отразит, а возможно и не перезапишет, то такой документ вряд ли будет открыт. Это касается, например, трехмерных моделей. Для этого и необходим учет возможности работы  электронного архива с такими документами, наличия интерфейсов с такими программными средст.

Средства обработки сканированных изображений

Часть средств обработки изображений, о которых говорилось при описании подсистемы сканирования, также можно отнести к уровню пользовательских приложений со следующей оговоркой: все зависит от пути создания архива. Например, если  создаете файлой массив или систему архива, не дающую возможность разрабатывать ное документы на основе ранее зарегистрированных "внутри одной системы", средства обработки изображений полностью принадлежат подсистеме сканирования.

Если же создаваемая  система должна "позволять" разрабатывать ное документы на основе хранящихся, то все обстоит немного иначе. В этом случае, напомню, может быть создана новая версия документа (она представляет собой его полную копию). При создании новой версии, ПО архива автоматически "помещает" её в область оперативного хранения. Новая версия может быть открыта не только в режиме просмотра, но и в режиме редактирования (старую версию ПО архива редактировать не позволит!). В созданную версию вносятся изменения, производятся необходимые проверки, утверждения, маршрутизация. После чего версия может быть сразу перенесена в область долгосрочного хранения или, например, включена во вновь разрабатываемый проект.

А теперь представьте, что  нужно создать новую версию отсканированного документа, например, чертежа или приказа. Необходимо внести незначительные изменения и использовать документ, при этом, конечно, он должен быть зарегистрирован в архиве. Как раз в этом случае, после создания новой версии отсканированного документа, она открывается в режиме редактирования растром или гибридным редактором, тем же самым, который  используете при обработке сканированных изображений в подсистеме сканирования. Над документом производятся все необходимые процедуры по проверке, маршрутизации и т. д.(эти процедуры проводятся, конечно, не средством редактирования, а ПО управления архивом), после чего документ регистрируется в долгосрочном разделе хранения. Далее при помощи ПО управления архивом он может быть найден, открыт только для чтения (либо встроенным средством просмотра "архивного" ПО, либо внешним приложением). При необходимости создать на основе этого документа ной, все процедуры повторяются: создается версия, автоматически размещаемая в разделе оперативного хранения, она открывается средством редактирования, производятся изменения "внутри" документа и все действия над ним (проверки и т. д.), после чего документ автоматически регистрируется в области долгосрочного хранения...

Средства управления аппаратной частью комплекса (оборудованием хранения, сканирования, тиражирования)

Как утверждалось ше, четкую границу между "принадлежностью" ПО и аппаратных средств и подсистемами электронного архива "в общем" провести нельзя. Она, конечно, существует, но для каждого конкретного случая есть своя специфика. Некоторые программные и аппаратные средства могут "входить" в несколько подсистем. Например, инженерный комплекс, который способен сканировать, печатать документы широких форматов или просто "ступать" в роли цифрового копировального аппарата может "принадлежать" одновременно подсистеме сканирования и тиражирования. Программа — гибридный растрой редактор может "входить" в подсистему сканирования как средство обработки изображений и в подсистему пользовательских приложений как средство редактирования версий (если  создаете архив четвертым способом).