Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

СОДЕРЖАНИЕ

Вступление

Описание проблемы архивного хранения информации

История развития решения

Основная часть

Что же такое "Электронный архив предприятия"?

Различные взгляды на состав решения

С чего начать?

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступление

 

Основная Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений.

В своей курсовой работе я рассмотрю методы внедрения и содержания современного архива предприятия.

В первой части своей работы, я рассмотрю проблемы, которые возникают при хранении архивных данных.

Во второй части и заключительной, я предоставлю варианты как правильно и удобно построить архив в практически любой коммерческой организации.

 

 В работе любого предприятия однажды наступает момент, когда становится понятно, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников, особенно если этот документ был создан несколько лет назад.

Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид, создание и организация архива электронных документов. Правильно организованный документооборот и электронный архив документов становятся необходимыми условиями эффективной работы современного предприятия.

Создание электронного архива предприятия позволяет оптимизировать процесс документооборота и хранения документов, совместного хранения инженерных данных, документов и разработок компании. Организация архива электронных документов предприятия решает проблему утомительного поиска нужной информационной единицы, экономии средств и времени на размножение документов и доведение их содержания до каждого уполномоченного сотрудника.

Организация электронного архива предприятия обеспечивает возможность добавления атрибутов документов (индексация), разграничения прав доступа к документам, интегрирование нох файлов с уже существующими. Появляется оперативность в работе с документами. Эффективность использования документов многократно пошается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

Система документооборота и электронный архив документов (накопление информации в электронном виде) основаны на работе с базой данных.

Программно — аппаратный комплекс, решающий задачи:

учета документов, их хранения;

управления доступом;

создания электронных документов всех информационных потоков предприятия;

управления документооборотом;

управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой. Решение включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "традиционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати).

"Центром" системы является  программный продукт — система  архива и документооборота. Документы  всех потоков создаются в электронном  виде при помощи программных  средств. Программно осуществляется  обработка отсканированных бумажных  носителей и (или) микрофильмов. Управление  же имеющимися аппаратными средст  также осуществляется специализированными  программами.

"Аппаратная" часть  комплекса включает сканирующее  оборудование, оборудование для  тиражирования (печати). Естественно, к  этой части необходимо отнести  сетевое оборудование, сервер, рабочие  станции и специализированные  устройства хранения.

На системе учета, доступа, управления созданием документов всех информационных потоков мы останавливались подробно ше. Лишь добавим, что документы могут создаваться как в программных средствах разработки, так и "источником" электронного документа может являться сканер. В некоторых случаях вносится лишь учетная запись о документе (например,  достаточно создать лишь картотеку или нет возможности отсканировать документ).

Технология создания и использования решения подробно описывается ниже. Скажем лишь, что при её отсутствии  имеете лишь набор программ и "железа".

Различные взгляды на состав решения

Как от общих, более теоретических взглядов, перейти к практике и создать систему электронного архива? Опыт показывает, данный вопрос имеет две стороны: с одной — сколько предприятий, столько и взглядов, с другой стороны, с точки зрения математической статистики и теории вероятностей, логика присутствует везде и не существует "абсолютного хаоса". Поэтому во всех взглядах на решение существуют не только различия, но и общие стороны.

Общее и различное во взглядах. Модульность решения

Из общих взглядов на создание системы электронного архива, кроме того, что "она должна быть" (иначе весь этот материал не имел — бы смысла) можно отметить следующие:

 

Система должна хранить информацию;

Система должна регистрировать информацию;

Система должна предоставлять информацию;

Система должна позволять использовать информацию (не только "смотреть", но и редактировать, создавать новую на основе ранее созданной, причем, не "нанося ущерб" ранее помещенной на хранение информации);

Система должна управлять информацией;

Система должна быть модульной.

 На рисунке изображено "модульное" представление решения.

Приложение 1. Структурная схема системы электронного архива.

 Можно делить следующие  основные подсистемы системы  электронного архива (Приложение 1):

Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает:

а) Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива. Подсистема ввода сканированных документов состоит из:

Подсистемы ввода узкоформатных документов;

Подсистемы ввода широкоформатных документов.

б) Подсистему ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде.


Подсистема хранения. Она включает в себя:

а) Области оперативного хранения;

б) Области долгосрочного архивного хранения.

Подсистема тиражирования. Она включает в себя:

а) Подсистему тиражирования узкоформатных документов;

б) Подсистему тиражирования широкоформатных документов.

Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает:

а) ПО управления аппаратными средст;

б) ПО обработки сканированных изображений;


в) Средства разработки электронных документов;


г) ПО электронного архива и документооборота, включающее:

СУБД;

"Серверную часть";

"Клиентские части".

д) Дополнительные программные средства. Например, конверторы таблиц для разных СУБД (при создании единого информационного пространства) и т. д.

Дополнительное оборудование. В свою очередь, включает:

а) Сервер системы;

б) Рабочие станции;

в) Сетевое оборудование.

Сделаем некоторые замечания к приведенной классификации подсистем. Во-перх,  системе электронного архива возможно и не понадобятся все из них. В этом случае "ненужное" можно просто исключить. Во-вторых, невозможно определить четкие границы между подсистемами. Например, при использовании определенного оборудования одно и то же устройство может относиться к подсистеме тиражирования и сканирования одновременно. Так инженерный комплекс OCE', например, и сканирует, и печатает, и используется как копировальный аппарат. Можно приводить достаточно много примеров использования аппаратных и программных средств одновременно в разных подсистемах, но подобные примеры совсем не исключают фактов наличия этих подсистем. В отдельных случаях одно средство может полнять несколько различных функций, а в некоторых — нет.

 

 

Прежде всего, необходимо четко поставить задачи по дальнейшему использованию архива.

При разработке решения обязательно учитываются:

а) Род деятельности предприятия;

б) Какие информационные потоки присутствуют;

в) Какие документы являются основными;

г) "Сопутствующие" документы";

 

д) Какие документы из старого "бумажного" архива или из архива микрофильмов необходимы прямо сейчас, а какие можно и не спешить переводить в электронный вид;

е) В каких приложениях (средствах разработки) создаются новые документы в электронном виде (особенно, есть ли многофайловые документы, файлы которых имеют связи, например, трехмерные модели и т. д.);

Какие информационные потоки предприятия должна охватывать создаваемая система;

Необходимые атрибуты документов (поля таблиц СУБД) для организации поиска;

Существующие средства автоматизации процессов — предмет изучения на возможность создания единого информационного пространства;

Перспекти развития системы автоматизации предприятия.

 

Учитывать перспективы развития особенно необходимо при планировании внедрения сложных САПР. Дело в том, что подобные средства разработки создают достаточно сложные файлое структуры (например, трехмерная модель может содержать сотни файлов, имеющих связи).

Для работы с такими средст разработки необходимо, чтобы система архива и документооборота не просто позволяла сопоставлять одной учетной записи несколько файлов сложной модели (что тоже является обязательным в приводимом примере), а еще и имела механизм экспорта-импорта структуры изделия (модели). Только в этом случае введение подобных документов в электронный архив не будет долгим и неудобным.

При наличии прямых интерфейсов с подобными системами моделирования вся структура модели переносится в архив автоматически с учетом связей, существующих между файлами.

 

Для работы с такого рода средст разработки ваша система архива и документооборота перед тем, как записать все файлы, например, сложной трехмерной модели, должна проанализировать внутренние связи между ними и переписать их для файлов, размещаемых в электронном архиве. В случае же, если  работаете лишь в офисных приложениях и средствах разработки, создающих "однофайловые" документы, задача несколько упрощается, и стоимость законченного решения снижается.

 

 

Описание создания  подсистем решения. Основные моменты.

 

Последовательность реализации может быть изменена в зависимости от расставленных приоритетов и не совпадать с последовательностью изложения материала;

В процессе реализации каждой подсистемы необходимо учесть вопросы внедрения и обучения персонала.

На самом деле, выше приведен список вопросов по предприятию, ответы на которые необходимы лишь для самого начального обследования. Вопросы более детальных обследований, возникающие при создании каждой подсистемы освещены ниже.

Создание подсистемы сканирования документов, постановка задачи

Перед созданием подсистемы сканирования, необходимо произвести детальное обследование  "бумажного" архива.

Что представляет ценность, а от чего можно избавиться?

В какой электронный формат переводить?

Далее определяется в каком графическом формате  необходимы отсканированные документы. Это необходимо для дальнейшего подбора сканирующего оборудования.

Сначала стоит определиться с "цветом". Дело в том, что в большинстве случаев, при создании электронных архивов, достаточно получение монохромных изображений. Действительно, информацию может нести лишь изображение черных букв, линий на белом фоне. Исключением являются случаи сканирования, например, произведений искусства (которые не затрагивает данная статья) или довольно специфические задачи, которые необходимо будет решать с цветными изображениями. В действительности, постановки таких специфических задач по ряду причин, изложенных ниже, следует избегать.

Всегда стоит помнить о следующих положительных сторонах монохромных изображений, которые сразу "исчезнут" при использовании цветных.

Физический размер файла монохромного изображения гораздо меньше, особенно при использовании алгоритмов сжатия. ше приводился пример о сравнении размера файла, полученного при сканировании листа, созданного в текстовом редакторе Word (его необходимо предварительно распечатать), сохраненного в формате TIFF Monochrome G4 и непосредственно файла документа Word формата DOC. Размеры файлов не будут иметь существенных различий. Поэтому требования к "объему" подсистемы хранения ниже, соответственно, меньше материальные затраты;

Оборудование для массового перевода в монохромные форматы гораздо производительнее, дешевле и надежнее.

Определение необходимого формата файла также связано с дальнейшим использованием электронных изображений отсканированных документов. Например, если  необходимо произвести дальнейшее распознавание, частичную или полную векторизацию или просто оставить изображения в графическом формате, лучше не "изобретать велосипед" и использовать формат TIFF Monochrome G4. Этот формат "дает" любой сканер. Кроме того, существует возможность получения "одностраничных" и "многостраничных" файлов этого формата.

В первом случае, каждая страница многостраничного бумажного документа записывается в отдельный файл, а во втором — весь документ представляет один файл, "внутри" которого  можете "листать" страницы.