Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия

Итак, посмотрев на планируемые сроки, изучив рынок оборудования,  приобретаете нужную модель... Постойте! В этом месте следует предостеречь Вас от такого решения! Дело в том, что регламентируемая производительность 180 страниц/минуту, совсем не означает, что за смену в 8 часов,  отсканируете (8 часов — 1 час обеденного перерыва — 1 час на "технологические" переры) * 60 минут * 180 = 64800 страниц! К сожалению, все не так просто.

Грамотный производитель оборудования, как правило, кроме параметра "скорость сканирования", указывает параметр "число сканируемых страниц (листов) в смену". Например, для сканера такого класса, как в шеприведенном примере, число сканируемых в смену страниц, регламентируемое самим производителем, может быть меньше раза в два. Конечно, если Ваш поставщик владеет вопросом, то он сам скажет об этом, а если не владеет, то лучше, чтобы  сказали ему об этом сами. Еще лучше, в последнем случае, найти другого поставщика, т. к. велика вероятность возникновения проблем с внедрением и обслуживанием им техники при таком "глубоком" владении вопросом.

Предположим что все-таки бранная  модель поставляется грамотным продавцом, имеющим самые положительные отзы о внедрении, гарантийном и сервисном обслуживании. Причем по своим техническим характеристикам полностью отвечает Вашим требованиям и "по карману" предприятию. Пора её приобретать? Опять же не стоит торопиться! Сначала возьмите пачки — борки документов из  "бумажного" архива и попробуйте отсканировать каждый "класс". Если результаты сканирования всех пачек дополнят весь список положительных отличий модели —  повезло! Чаще бывает немного по—другому.

Приведу один пример. Сканеры определенного модельного ряда прекрасно сканируют "подавляющее" большинство документов, а вот при внедрении оборудования на одном из предприятий возникли большие проблемы с качеством сканирования калек советского производства. Причем надо отдать должное, сканер показал отличные результаты по возможности протяжки бумаги гораздо меньшей плотности, чем регламентировано производителем.

Но производитель не мог предусмотреть того, что наши кальки при протяжке трутся о тракт сканера, электризуются и через некоторое время прилипают к нему, мнутся и рвутся. Это совсем не значит, что сканер плох. Просто его создатели никогда не работали с советской калькой и не предусмотрели дополнительных для неё способов снятия статического заряда. К тому же, модель имеет "изогнутый" тракт, позволяющий отлично протягивать листы, но если, не дай Бог, попадается порванный лист, то он будет испорчен окончательно. Когда для этих же целей предложили использовать другой сканер, имеющий прямой тракт, предприятие не устроила "цена вопроса" (стоимость ше ~ в 4 раза).

Следующие попытки решения вопроса привели к установке нового сканера, имеющего более "нежный" по отношению к ветхим документам тракт и необходимую систему снятия статического заряда. Решение было признано оптимальным, несмотря даже на отсутствии возможности сканирования еще более ветхих документов (это решили при помощи другого оборудования). А вот производительность несколько снизилась.

Теперь подробнее остановимся на имеющихся способах "борьбы" с неконтрастными изображениями. Конечно, каждый сканер может быть настроен на соответствующий материал, контраст изображения и яркость. Когда фон равномерный, вполне вероятно, что  удастся задать такие настройки, что изображение будет достаточно четко просматриваться. Если фоном является цветная бумага или, наоборот, бумага белая, а полезная информация цветная, то возможен подбор соответствующих светофильтров для сканирующей камеры. Если потенциальный поставщик сканера сможет решить проблему сканирования такими способами, и в Вашем присутствии на удивление и радость будут получены изображения "самой неконтрастной" пачки документов, то честь ему и хвала! Думаю, с таким поставщиком стоит работать и продолжать общаться на тему подбора широкоформатного оборудования и оборудования для сканирования сшитых документов!

Довольно часто бывает, что шеперечисленные способы оказываются недостаточно эффективными. Для "борьбы" с неконтрастными изображениями существуют сканеры, имеющие дополнительные аппаратные модули динамического контраста. Устройства работают по разным алгоритмам, например, по следующему: представьте,  необходимо получить изображение крайне неконтрастного листа, которое еле — еле проглядывается сквозь слой "грязного фона". Причем фон совершенно неравномерный по всей площади листа, поэтому никакие настройки яркости и контраста, применение светофильтров не помогут. В некоторых местах фон интенсивен настолько, что изображение еле видно, в некоторых — чуть лучше. Типичным примером такого листа является "синька" советских времен. А теперь представьте, что вся поверхность неконтрастного листа разбита на квадраты, причем их число очень велико и может регулироваться. Поскольку все-таки какое-то изображение на листе присутствует, его часть присутствует внутри каждого квадрата. Система динамического контраста улавливает малейшие отличия фона от "полезной" информации внутри каждого такого квадрата и просто "обрезает" этот самый фон. При этом может усиливаться "интенсивность" полезной части изображения (все определяется настройками). Поскольку подобная операция производится "внутри" каждого квадрата, неравномерное распределение фона по площади листа особого значения не имеет. В конце концов,  получаете электронное изображение гораздо лучшее по качеству самого бумажного подлинника!

Конечно, существуют "особо тяжелые" случаи, когда идеального изображения невозможно получить. Существуют способы решения: дальнейшая программная обработка после сканирования, применение программных пакетов, производящих обработку прямо в процессе сканирования (описывается ниже), или остается смириться с тем, что лучшего качества получить невозможно.

Если основная "информационная" составляющая документа наблюдается, то можно получить "удобоваримое" качество в процессе дальнейшей обработки. Если же часть информации просто отсутствует, то, возможно, вообще нет смысла сканировать такие материалы. Однако, если они нужны в электронном виде, то их лучше создать заново. Можно провести "процесс реставрации" бумажного носителя перед сканированием или, наконец, "дорисовать" "недостающие части" уже на электронном изображении. Хотя, как правило, при грамотном подходе процент таких изображений достаточно небольшой.

Как "бороться" с "бликующими" материалами? При их поточном сканировании в местах появления "бликов" образуется засветка, которая глядит на изображениях в виде пятен. Несмотря на отличную от рассмотренных ше неконтрастных изображений природу "бликов", способы "борьбы" с ними очень похожи. Например, возможно использование поляризационных фильтров на объективах сканирующих камер. Это далеко не всегда является эффективным. Фильтр гасит "равномерные" блики, а мятые кальки, как правило, отражают свет в различных направлениях и по случайному закону. Поэтому используются опять же модули динамического контраста, обработка программным обеспечением в процессе сканирования и после его завершения (об этом ниже).

Предположим,  брали оптимальное оборудование для поточного сканирования узкоформатных расшитых документов. Пока не спешите ставить точку и приобретать его. Ведь в ваших пачках — "борках" из архива существуют очень ветхие документы и сшитые папки и книги. Для сканирования таких материалов существует несколько подходов. Сначала, давайте определимся, что проще и целесообразнее в Вашем случае — расшить скрепленные листы и отсканировать их на бранном оборудовании для поточного сканирования или все-таки искать другой путь. Если сшитых документов сравнительно немного, то проще бывает их расшить и отсканировать на поточном сканере. При этом тестовое сканирование лучше, конечно, начинать с модели, которую  уже брали для сканирования расшитых узкоформатных документов и использовать все способы "борьбы" за качество изображений, перечисленные ше.

А что делать, если "подавляющее" большинство Ваших документов сшито в книги и папки, и расшивать их трудоемко? В этом случае  не обойтись без специального оборудования — планетарного (бесконтактного, книжного) сканера. Особенностями данных сканеров является отсутствие механического контакта со сканируемыми материалами. Сканирующая камера расположена над столом, на котором располагаются сшитые документы. Время сканирования разворота 3-5 секунд. Получаемый формат файла в зависимости от конкретной модели — *.TIFF монохромный и Gray scale, цветной 16, 24, 32 bit. Сканер и программное обеспечение управления имеют опции, необходимые для работы со сшитыми документами — корректировку изгиба страниц и ряд дополнительных функций, позволяющих наиболее удобно поставить технологию сканирования, например, работать с баркодами. Также можно, например, установить 2 фрейма (области), соответствующие левой и правой странице разворота. Сканирование всего разворота может производиться "за один проход", а ПО само "режет" из разворота 2 страницы и сохранит их в разных файлах. При наличии толстых книг и пачек сшитой документации целесообразно применять специальные дополнительные подставки. Подставка приобретает форму обложки книги таким образом, что оба листа сканируемого разворота находятся в одной плоскости. Оператор перелистывает страницы вручную. Запуск процесса сканирования может осуществляться при помощи педали, пульта управления сканером или прямо из ПО. Данные сканеры могут успешно применяться как для сканирования отдельных узкоформатных листов, имеющих ветхое состояние, так и документов сшитых в папки и книг документов.

Когда целесообразно применять такое оборудование? На этот вопрос, думаю,  уже гото ответить. Поскольку имеете результаты описанного ше обследования своего архива. Если "сшитых" документов много, а процесс "расшития" невозможен, то , конечно, нужен бесконтактный сканер. Тем более при его помощи возможно сканирование и ветхих отдельных листов, которые могут быть испорчены "протяжным" сканером.

Принципы бора конкретной модели мало чем отличаются от принципов бора "протяжных" сканеров. В процессе бора обязательно необходимо производить тестовое сканирование, поскольку технические характеристики и конструктивные решения не могут учесть всей специфики документов. Например, при внедрении оборудования бесконтактного сканирования на одном из предприятий, пришлось столкнуться с тем, что тестовое сканирование "прошли" не все виды документов. По этой причине пришлось решать проблему с "бликами" материала. Изображения "не прошедших" тестовое сканирование "борок" из бумажного архива как раз и были неудовлетворительными. Проблема сканирования неконтрастных документов решается теми же путями, что и в "протяжных" устройствах. При сканировании же бликующих материалов, в отличие от "протяжного" сканирования, качество оставляет желать лучшего. "Бликующую" поверхность материала можно сравнить со множеством зеркал, имеющих разное направление отражения света. В "поточном" сканере бликующий материал все-таки прижимается роликами и механизмом протяжки, иногда его участки сами начинают отражать свет в одном направлении. Осветители в бесконтактном сканере расположены близко к поверхности сканирования. Бликов гораздо меньше. В бесконтактных же сканерах роликов, "подтягивающих" блестящий материал (и приводящих множество "зеркал" в одну плоскость), просто нет. Мятый ветхий материал отражает в самых различных направлениях, создавая большие пятна засветки на изображении. Если бесконтактный сканер не имеет возможности "установки" света, перемещения осветителей, то никакие поляризационные фильтры и специальные функции ПО могут не спасти. Так и получилось при внедрении одной из моделей, имеющей жестко закрепленные осветители. Модель прекрасно сканирует любые сшитые документы, кроме "бликующих". Пришлось создавать внешние дополнительные источники света и прибегать к различным другим ухищрениям.

Приобретение бесконтактного сканера может оказаться экономически не годным, если, например, существует возможность расшить папки и книги и число ветхих документов невелико. Существует достаточно простое решение — обычный планшетный сканер. Недостатком же такого решения является необходимость как — то извлекать такие документы из пачек, далее необходимо как-то "вставлять" отсканированные на планшете страницы с нужным номером в массив файлов, полученных при поточном сканировании. Или, еще хуже, "вставлять" отсканированный на планшете лист с нужным номером в многостраничный файл, полученный при "поточном" сканировании пачки.

К счастью, ход из описанной ситуации существует. Некоторые поточные сканеры имеют дополнительный планшет. Работа с устройством производится как с обычным документным "поточным" сканером. При появлении в пачке ветхого листа, оператор нажатием кнопки осуществляет перевод сканера с "поточного" способа подачи на обычный планшет. Далее на планшете сканируется ветхий лист. После чего нажатием кнопки осуществляется переход в режим "скоростного" ("поточного") сканирования и производится сканирование, скажем, со скоростью 68 листов или 136 страниц/минуту. Важным является тот факт, что при переходе с одного способа подачи на другой и обратно, нумерация файлов не нарушается, не зависит от способа подачи и числа таких "переходов". Более того, все сказанное "распространяется" на сохранение нумерации листов "внутри" многостраничного файла (независимо от способа подачи).

Только после проведения всех шеописанных действий, включающих обязательное тестовое сканирование, стоит приобретать оборудование тех или иных моделей.

Оборудование подсистемы широкоформатного сканирования

Повторю следующее утверждение: ввиду особенностей бумажных носителей, для широкоформатных (форматов больших А3) листов, даже при современном развитии техники невозможно достичь скорости сканирования, скажем 100 листов формата А0/минуту. Сканеры для широкоформатных документов отличаются от оборудования для узкоформатного сканирования. Хотя, сами принципы сканирования и обработки изображений очень близки.

Все сказанное ше об узкоформатных сканерах распространяется и на широкоформатные. Имеется достаточное количество производителей оборудования. Все сканеры, будем говорить откровенно, имеют как преимущества, так и недостатки. Перечисление их не входит в рамки статьи. К тому же может оказаться так, что для Ваших документов "недостатки" одной модели будут скорее "преимущест". Устройства также классифицируются по максимальному формату, как правило, А1 или А0, скорости сканирования (самые "быстрые" — до 15 метров формата А0/минуту). Существует классификация по признаку "цветности": Мonochrome, GrayScale, RGB, 16, 24, 32 bit. Устройства имеют встроенные аппаратные модули для пошения качества изображений и специальные функции в ПО управления сканированием, предназначенные для этого.

Способы "борьбы" с ветхими, бликующими и неконтрастными документами аналогичны тем, что применяются и при узкоформатном сканировании. Хотя имеются некоторые отличия. Например, ветхий документ может быть отсканирован на широкоформатном сканере в "защищенном" от механических соприкосновений виде. Говоря проще, существуют специальные пластикое пакеты, в которые и помещаются ветхие документы перед сканированием.