Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.

Предварительное составление и тщательная, обработка проекта формуляра любого документа являются эффективными средствами повышения его качества.

Независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это — так называемый прямой порядок главных членов предложения.

Обратный порядок допустим в том случае, если в начало предложения выносится обстоятельство или дополнение.

Рассмотрим характерные для официально-делового стиля варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у составителей официальных писем.

1.  При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на один, сказуемое употребляется в форме единственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно.

2. При подлежащем, имеющем  в своем составе имя числительное  два и более, сказуемое употребляется  как в форме единственного, так  и в форме множественного числа.

Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, которое обозначается — по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:

Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку: Будет премировано сто рабочих; Было рассмотрено три проекта; Было продано четыре костюма.

При обозначении значительного числа, чего-либо, как правило также употребляется форма единственного числа. Например: Совхозу будет выделено две тысячи тонн удобрений.

Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу. Например: Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей; Семь станков, разработанных институтом, получили медали и дипломы.

3. Подлежащее со словами  и словосочетаниями, содержащими  слова большинство, множество, ряд, часть, много. немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто) употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу.

4. При подлежащем, выраженном  местоимением кто, сказуемое ставится  в форме единственного числа:

При местоимении что сказуемое ставится в форме единственного числа в этом случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа: Он сообщил о том, что помогло завершению строительства.

Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в форме множественного числа: Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся.

Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна.

Употребление сказуемого в форме единственного числа имеет место в следующих случаях:

1) при наличии противительных  союзов между однородными подлежащими, выраженными именами существительными  в форме единственного числа (также  при наличии союзов не только..., но и не столько…, сколько, выражающих  противопоставление): Не ошибка или недосмотр, а грубое нарушение техники безопасности было допущено на заводе;

2) при наличии тематической  близости однородных подлежащих: Победит уверенность и точность в работе;

3) при наличии повторяющихся  перед однородными подлежащими  слов весь, каждый, любой, никакой: Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет;

4) при перечислении в  тех случаях, когда фразе придается  намеренно безличный характер.

Употребление составных именных сказуемых.

В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаются неиспользованными (ср.: «неиспользованные»).

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например: Документ, подготовленный группой специалистов...

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос...

Обстоятельства степени ставятся перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания.

В обычном тексте существительное следует за числительным, в таблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц — 15.

Дополнение ставится после сказуемого, например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: Разослать проект завода металлоизделий...

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.

Таким образом, предложения в служебном документе строятся по определенным моделям, а его язык представляет собой как бы набор «отлитых форм», в которые каждый раз закладывается новое содержание.

Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можно рассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделей синтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит от конкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можно представить как заполнение действительного или воображаемого трафарета.

В служебной документации выражаются интересы общественные, коллективные. Автором служебного документа является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, т. е. коллективный субъект. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон служебного письма в общем нейтрален. В целом, когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, его текст излагается от третьего лица.

Такая форма изложения установлена в ГОСТ 7.38.1—81 «Организационно-распорядительная документация. Основные положения»24.

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия.

Распорядительная часть приказа начинается со слова приказываю, после которого формулируются предписываемые действия. Для этого употребляется глагол в неопределенной форме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа с документом - это прежде всего работа с текстом. При составлении и редактировании текста может возникать ряд типичных трудностей. Они связаны с выбором слова и его грамматической формы, а также с построением словосочетания и предложения. Если работнику канцелярской сферы не удается справиться с языковыми и стилистическими проблемами, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации (нести информацию, оказывать воздействие на адресата и т.д.). Невинные, на первый взгляд, стилистические просчеты порождают трудности восприятия, а порой, что еще хуже, - двусмысленность, ведут к непониманию между отправителем и получателем деловой бумаги.

Таким образом, особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы: объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации; строгое соответствие между составом информации и видом документа; использование унифицированных речевых средств, устойчивых оборотов, словосочетаний, модели предложений, терминов, которые предусмотрены стандартами.

Унификация текстов документов оправдана с технической точки зрения. С психологической точки зрения она тоже оправдана, так как облегчается и ускоряется процесс документооборота.

Унификация языка документов – это, прежде всего, восстановление и применение правильных построений предложений по определенным моделям, которые соответствуют тем или иным жизненным ситуациям. Эти ситуации диктуют выбор соответствующего документа. Если необходимо просить руководство организации, то необходимым документом окажется заявление.

Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формы или схемы соответствующему документу. Всякий документ понимается как сумма его реквизитов, то есть сумма постоянных элементов содержания и содержательно композиционная схема (последовательность и порядок реквизитов в тексте). Это могут быть следующие данные: об адресате, кому адресован документ; об адресанте, кто автор документа; наименование жанра документа. В некоторых документах название обязательно (заявление), а в некоторых случаях оно не ставится (деловые письма); опись документальных приложений (если необходимо); дата; подпись автора документа.

Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт - ГОСТ Р 6.30-97 “Требования к оформлению документов.” Само название стандарта говорит о том, что в нём установлен порядок оформления реквизитов документов. Следует помнить, что стандарт распространяется на “предприятия, организации и их объединения, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бахтин М.М. Проблемы речевых жанров // Эстетика словесного творчества. — М., 1979. — С. 245-280.
2. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи - Ростов н/Д: изд-во Феникс,2012. — 544 с
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
4. Демин Ю. М. Деловая переписка ‒ М: Бератор-Пресс, 2003. – 352с.
5. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М.Дёмин. - СПб.: Питер, 2003.
6. Кирсанова М. В. М. Деловая переписка  - М.: ИНФРА-М, 2006 – 144с.
7. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет - М.:   Экономика, 2010. - 271 с.
8. Корнеев, И. К. Деловая переписка и образцы документов — М: Проспект, 2009 – 328с.
9. Кузнецов И. Н. Деловое письмо  ‒ М.: Дашков и К°, 2012. — 196 с.
10. Кузнецов И. Н. Делопроизводство - М.: Юрайт, 2014. — 576 с
11. Кушнерук С. П. Документная лингвистика – М: Флинта, 2011. – 313 с.
12. Организационно-распорядительная документация. Основные положения // www.lawmix.ru
13. Основы русской деловой речи /  под ред. Н. А. Буре – СПб:  Златоуст, 2012 448
14. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов - М.: Высшая школа, 1988 - 239 с.
15. Русский язык и культура речи  / Под ред. В.Д. Черняк. — М., СПб.: САГА: ФОРУМ, 2008. — 368 с.
16. Русский язык и культура речи / Под ред. В.И.Максимова. – М: Академия, 2012 – 329с.
17. Федосюк М.Ю., Ладыженская ТА., Михайлова О.А. и др. Русский язык для студентов-нефилологов – М: Флинта, 2012. – 256 с. 
18. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: Издательство Дело, 2004.

 

 

 

 

 

 

1 Бахтин М.М. Проблемы речевых жанров // Эстетика словесного творчества. — М., 1979. — С. 245.

2 Основы русской деловой речи – СПб:  Златоуст, 2012 – с. 218

 

3 Качалкин АН. Жанры русского документа допетровской эпохи. — М., 1988. — С. 20.

4 Наер В.Л. К проблеме жанра в системе функционально-стилевой дифференциации языка // Стилистические аспекты устной и письменной коммуникации: сб. научи. трудов / Отв. ред. К.М. Ириеханова. — М., 1987. — Вып. 286. — С. 44-45.

5 Рудозуб Е.Н. Стилеобразующие средства жанров делового и бытового общения в русском языке XVII века. — Барнаул, 1999. – С.78

6 Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: учеб. пособие для средних специальных учебных заведений. — М., 1988. — С. 13.

7 Щерба Л.В. Избранные работы по русскому языку. — М., 1957. — С. 120.

8 Кожина М.Н. Некоторые аспекты изучения речевых жанров в нехудожественных текстах // Стереотипность и творчество в тексте: межвуз. сб. науч. трудов / Под ред. М.П. Котюровой. — Пермь, 1999. — С. 24.

9 Веселов П.В. Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. — М., 1993. — С. 4.

10 Организационно-распорядительная документация. Основные положения. // www.lawmix.ru

11 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.

12 Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") http://www.consultant.ru, 1992-2015

13 Федосюк М.Ю. Русский язык для студентов-нефилологов. — М., 2001. — С. 186.

14 Веселов П.В. Указ. соч. — С. 9.

15 Бахтин М.М. Эстетика словесного творчества. — М., 1986. — С. 300.

16 Русский язык и культура речи / Под ред. В.Д. Черняк. — М. 2002. — С. 140.

17 Зубкова А. С. Русский  язык и культура речи – М: Эксмо, 2009 – С.78

18 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению

(утв. Главархивом СССР 18.03.1979) - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1981 – С.17

19 Информационное обеспечение управленческой деятельности - М.: Мастерство; Высшая школа, 2011. - С.105

20 Изменение N 1 ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам" (утв. Ростехрегулированием) // ИУС "Национальные стандарты", 2006 - № 9