Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документоведение

Тема: Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ3

1. ЯЗЫКОВАЯ СПЕЦИФИКА ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА 6

1.1 Типология жанров письменной деловой коммуникации: лингвистические и культурологические аспекты6

1.2 Канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности 10

2. ПРИЕМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА  СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ18

1. 2.1 Унификация 20

2.2 Композиция 26

Заключение  33

Список использованной литературы  35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Новые экономические и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

Актуальность темы. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.

Развитие общества – неравномерный процесс. Периоды относительного покоя сменяются активными, краткосрочными по историческим меркам процессами, затрагивающими политические, социально-экономические и правовые стороны жизни общества. Формы этих изменений могут быть революционными или эволюционными. Важной характеристикой этих изменений является то, что они всегда сопровождаются совершенствованием, развитием информационной среды. Изменяется состав документов, которые сопровождают организационно-деловые, управленческие, правовые, финансово-экономические и иные действия, решения, состояния.

Вместе с изменением состава документов изменяется и система лингвистических средств, с помощью которых создаются документные тексты. Документные тексты являются сложными лингвистическими объектами. На особенности их создания, на выбор знаковых средств и на особенности их восприятия и обработки влияют как собственно языковые законы, законы построения письменной речи, которые сформировались в языке, так и формальные правила, имеющие внеязыковую природу. Эти правила имеют ограничивающий, унифицирующий и стандартизирующий смысл. В результате многочисленные документные тексты – основные смысловые компоненты любого документа – несут в себе особенности, проявляющиеся в организации, выборе и комбинациях компонентов, из которых эти тексты строятся, в особенностях реализации лингвистических правил.

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления.

Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку "язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному дел.

На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного).

Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты.

Объект исследования – язык и стиль служебных документов.

Предмет исследования – особенности языка  и стиля служебных документов.

Цель: охарактеризовать особенности  языка и стиля служебных документов

Задачи:

раскрыть типологию жанров письменной деловой коммуникации: лингвистические и культурологические аспекты;

выделить канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности;

рассмотреть приемы унификации языка служебных документов: унификация и композиция.

Методологию работы составляют основные методы анализа и синтеза текстов, в то время как базой для работы послужила учебная литература по данному предмету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ЯЗЫКОВАЯ СПЕЦИФИКА  ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА

1.1 Типология жанров письменной деловой коммуникации: лингвистические и культурологические аспекты

В научных работах последнего времени представлено множество определений понятия жанра, однако единой типологии речевых жанров пока не существует, поэтому изучение их внутренней структуры по-прежнему остается серьезной задачей исследователей, изучающих речевые жанры, и в особенности соотношение конкретных видов речевой и социальной деятельности.

На связь жанра с общественной ситуацией одним из первых обратил внимание М.М. Бахтин, который представил жанр как историческое явление общественной деятельности, общественно закрепленную форму языкового выражения действительности, которую принимает и продолжает каждое индивидуальное высказывание.1 Общественный характер норм обусловливает то, что всякое общество и эпоха имеют свою систему жанров, связанных с их культурой и идеологией.

Понятие жанра в филологии — широкое понятие, применимое к любым видам текстов. Применимо оно и к текстам документов. Жанром документа можно назвать класс особого типа документов, объединенных общей текстовой модальностью. Модальность в данном случае — это отношение текста к действительности, заданное ему адресантом и оцененное адресатом.

Характерной чертой деловой письменности является тенденция к максимальной зависимости формы изложения от характера информации. Именно характер информации заставляет нас из брать тот или иной жанр документации. Но выбор жанра, в свою очередь, означает обязательность определенной формы документа, присущей именно этому документу.

Сложившийся деловой жанр характеризует отчетливая структура, состоящая из совокупности реквизитов какого-либо документа и называемая формуляром. Форма документа — это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. Необходимым условием владения деловой речью является знание и понимание формы различных документов.

Форма и способ изложения документов служат унифицированному выражению мысли в типичных деловых отношениях. Соответствие жанру документации является при этом главным, а стремление к лаконичности изложения плюс максимум информации диктуют пишущему особую ответственность за точность формулировок. Язык документации, как и язык законов, требует прежде всего точности и однозначности.

В документе обязательна не только содержательная, но и оформляющая часть. Название документа является смысловой связкой между содержательной и оформляющей частями документа. Связывая оформляющую и содержательную части, название документа наиболее ярко реализует модальное, жанровое значение текста в целом. Оформляющая часть документа раскрывает его коммуникативную структуру, а содержательная часть передает предметный смысл коммуникации2.

С точки зрения содержания каждый жанр представляет собой определенный тип модального значения, при этом модальное значение текста через название документа оказывается способом представления предметного смысла адресантом документа к его адресату. Следовательно, выделение жанров представляет собой дифференциацию модальных значений и закрепление определенного модального значения за определенным видом или группой видов документов. Так, например, «...приказ и отчет в современном документообороте — разные виды документов, ибо они обладают разным формуляром. С точки зрения филолога, эти разные виды документов относятся к разным жанрам, так как приказ определяет действие, которое еще не совершилось и неизвестно, будет ли совершено (ибо не все приказы выполняются), а отчет должен зафиксировать уже совершенное действие. Поэтому модальность этих двух текстов различна, различны и их возможности несовпадения, несоответствия действительности»3.

Одним из признаков речевого жанра является устойчивость. Речевые жанры — это относительно устойчивые тематические, композиционные и стилистические типы высказываний. Ведущий признак здесь — структурно-композиционный. По сравнению с композиционным остальные признаки жанра можно считать переменными.

В деловых жанрах понятие композиции должно включать в себя распределение и расположение содержательного материала на различных ступенях развертывания текста, что позволяет выявить позицию производителя речи, типовые структуры такого развертывания, т. е. строение текста.

Факты языка допускают возможность существования жанров, не закрепленных за каким-то одним стилем. Так, межстилевым явлением можно признать эпистолярный жанр, способный функционировать в рамках и на базе различных функциональных стилей, например, дипломатическая и другая деловая переписка — в официально-деловом стиле, научное письмо — в научном, письма редактору — в газетном и т. п. В стилевом плане эти эпистолярные произведения схожи с другими разновидностями соответствующих стилей, по композиции же они близки друг к другу — структурно-смысловым строением текста, обращенностью к адресату, наличием инициальных и заключающих текст формул4. Пишущий подбирает средства строения текста, учитывая их жанровую специфику.

Понимание текста также связано с умением отнести его к определенному жанру, так как каждый жанр подсказывает читающему некий тип смысла. Жанровый состав современной системы документов должен быть разумно соотнесен с ее прошлым состоянием. Действенность документа определяется точностью его соответствия определенному жанру и правильностью его составления.

Выбрав нужный жанр документа, пишущий определяет свои дальнейшие действия. Он может или только заполнять «пробелы» в уже готовом тексте-матрице, или составлять текст по определенной модели, или, написав заголовок, обозначающий жанр документа, должен сам подыскивать необходимые слова и работать над композицией текста.

Согласно исследованиям, уже в XVII в. каждый жанр делового общения представлял собой сложившуюся «жанровую форму» — наиболее подходящую для нужд данной разновидности делового общения5.

Выбор жанров нехудожественных стилей предопределен социально: спецификой сферы и целями общения, в том числе — частными функциями общения и т. п. Таким образом, при дифференциации жанров официально-делового стиля достаточно четко выявляется признак частной сферы человеческой деятельности: дипломатическая деятельность, законодательная, административная. Это позволяет выделять такие подстили официально-делового языка, как собственно официально-деловой (или канцелярский), юридический (или законодательный) и дипломатический. Необходимо отметить, что любая из выделенных сфер человеческой деятельности (административная-деловая, юридическая, дипломатическая) имеет сложную иерархическую организацию, обусловленную комплексом решаемых задач, что позволяет проводить дальнейшую дифференциацию внутри каждого подстиля. При этом минимальным типовым текстом, отвечающим решению определенной группы задач, является жанр. Жанровая классификация текстов официально-делового стиля, представленная в следующей таблице, будет рассмотрена затем более детально.

Жанровая классификация текстов официально-делового стиля

Законодательный (юридический) подстиль
Собственно законодательные документы		Процессуальные документы
закон, указ, постановление, нормативный акт		протокол, приговор, постановление, обвинительное заключение
Дипломатический подстиль
нота, меморандум, коммюнике, дипломатическое письмо
Канцелярский подстиль (собственно официально-деловой)
Документы личного характера	Служебная корреспонденция		Производственная документация
заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме	деловое письмо, коммерческая корреспонденция, производственнотехнические извещения (рекламация, инструкция)		1) управленческая и организационнораспорядительная документация, аттестат, свидетельство, диплом, справки и удостоверения личности (в том числе командировочные удостоверения), доверенность (на получение оплаченных предприятием ценностей), инструктивные циркуляры, приказы и распоряжения, резолюции, производственная характеристика, характеристика-рекомендация 2) докладные и объяснительные записки, отчеты, служебные записки и другие информационно-справочные документы, а также трудовые соглашения (контракты), договоры, производственные обязательства, так называемые административно- деловые (организационные) документы

 

 

1.2 Канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности

Основа деловой коммуникации — письменные тексты особого типа, документы. Понятие «документ» происходит от латинского documentum (свидетельство), материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В более узком смысле (служебный) документ — это деловая бумага, юридически подтверждающая кому-либо факт или право на что-то1.

Официально-деловой стиль, основной сферой приложения которого является документ, иногда называют «документальным».

Сопоставление деловых, научных, публицистических и художественных текстов позволяет выделить некоторые общие требования к тексту-документу:

1. Все служебные документы  составляются в строгом соответствии с официально принятой или узаконенной традицией формой.