Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.

2. Деловой документ должен быть точным, лаконичным и конкретным; основная задача составителя документа — четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

3. Документ рассчитан на письменную фиксацию и поэтому внутренне противопоставлен разговорному типу речи, более свободному от запретов.

4. Документ характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств в связи с тем, что тематически круг деловой речи строго определен, ограничен, а ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны.

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают важнейшую особенность деловой речи — высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, например: абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет и таблиц6. Л.В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля так: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности кривотолков: быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной»7.

Языковая специфика делового документа в значительной мере является отражением своеобразия его формы, тяготеющей к шаблону, стереотипу. Стереотипность официально-деловой речи вызвана особенностями общения: повторяемостью описываемых ситуаций, учетом принципов восприятия и понимания речи, ее терминированностью8. Принято говорить, что документ не «пишется», а «составляется». Действительно, нет смысла каждый раз придумывать оригинальные вступления, заголовки, обращения для повторяющихся типовых ситуаций. Здесь и удобнее, и естественнее использовать готовую формулу. Вот почему языковые штампы делового стиля — объективная необходимость. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие принципы:

1) объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

2) строгое соответствие между составом информации и видом документа;

3) использование унифицированных речевых средств — устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д9.

К языковым особенностям обиходно-деловой документации относятся:

1) наличие специфических словоупотреблений:

а) человек или учреждение получает в документах обозначение с учетом той роли, которую они выполняют в соответствующей ситуации: работодатель, проектировщик, подрядчик, поставщик, получатель, вкладчик, арендатор, истец, ответчик, потерпевший, свидетель и т. п.;

б) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо — человек, реализация — продажа, сторона — человек или учреждение, вступающие в деловой контакт, дело — совокупность документов и т. д.;

в) оказываются очень употребительны некоторые слова в составе словосочетаний: показатель качества, способ реализации, способ изготовления, уровень технический, уровень производственный и т. п.;

г) многократно встречаются однотипные формулы: имея в виду, учитывая сказанное выше, принимая во внимание, с одной стороны... с другой стороны, договаривающиеся стороны и т. п.;

2) написание числительных цифрами, за исключением сумм денежных документов (счет, доверенность, расписка); написание окончаний порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, через дефис, исключая римские цифры, после которых окончания не пишутся;

3) употребление для указания какого-либо временного предела обычно предлогов с — по, а не с — до, а также написание названий месяцев словами, например: с ноября — по декабрь;

4) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой (прописной) буквы;

5) выделение перечисленных наименований, перед которыми ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова (Прилагаю к докладной записке: а) рабочие чертежи, б) расчет крепления); частое использование после двоеточия прописных букв вместо строчных и т. п.;

6) широкое использование профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, бухгалтерской и т. д.), сокращенных слов, сокращенных названий различных учреждений и организаций;

7) первоочередное использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки и связанное с этим редкое обращение к средствам образной речи (метафоры, сравнения, гиперболы и другие тропы); отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов; очень редкое употребление восклицательных предложений; минимальное использование междометий, модальных слов, именных форм с суффиксами субъективной оценки;

8) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на -ние (предпочтительное использование прошу разрешения, а не прошу разрешить);

9) частотность конструкций с последовательным подчинением падежных форм, обычно родительного падежа: распоряжение директора завода металлоизделий;

10) употребление причастных и деепричастных оборотов, страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено;

11) использование безличных и инфинитивных предложений со значением императивности, например: должно быть рассмотрено, поручить провести, необходимо рассмотреть;

12) отсутствие, как правило, прямой речи в деловых текстах;

13) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила, дирекция ходатайствует; написание от первого лица приказов, заявлений, докладных и объяснительных записок.

Форма канцелярских документов (деловых бумаг)

Каждый документ имеет определенную форму записи текстов: линейная запись (заявление, доверенность), запись по трафарету (справки, контракты, документы об образовании), таблица (финансовые ведомости), анкета (личный листок по учету кадров), тексты-аналоги (приказы, постановления).

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основе ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа — его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов — состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.

Образцы документов можно найти в Общероссийском классификаторе управленческой документации10, а также в Государственной системе документационного обеспечения управления11.

С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Основное отличие этого государственного стандарта от ранее существующего стандарта состоит в его рекомендательном характере. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимание на обязательности стандартных требований.

Государственный стандарт 6.30-200312 распространяется на организационно-распорядительную документацию: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 установлено, что Основной государственный регистрационный номер проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации.

Другой вновь введенный реквизит — идентификационный номер налогоплательщика / код постановки на учет (ИНН/КПП). ОГРН и ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах.

В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Обращается внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры — в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2007 г.

Форма документа — это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. К реквизитам относятся: 1) наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы без точки); 2) адресант — отправитель документа; 3) адресат — получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, фамилии, имени, отчества лица в дательном падеже (кому?); 4) дата (записывается арабскими цифрами: число, месяц, год, например: 06.07.2007 или 06.08.07); 5) регистрационные номера; 6) подпись.

Отсутствие этих элементов влечет за собой недействительность документа.

Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки.

Элементы содержания документа — это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, схемы, цифровые данные и т. п.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. п., а затем подкреплять их обоснованиями.13

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма — только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты, которые должны быть пронумерованы14.

Совокупность элементов содержания и элементов оформления какого-либо документа получает наименование «типовой формуляр». Такой формуляр может быть представлен наглядно — клише, позволяющим увидеть расположение всех реквизитов данного документа в их взаимосвязи.

Форму и содержание текста документа в значительной степени определяют жанры официально-делового стиля, например, констатирующие жанры (отчет, справка, характеристика); предписывающие жанры (приказ, инструкция, постановление) и др.

Хотя официально-деловая речь считается монологической, однако в действительности в разных видах документов представлен скрытый диалог с разными отношениями между субъектами речи (вопрос — ответ, побуждение — ответная реакция, информативный диалог, доказательство, объяснение и др.)15.

Основная функция официально-делового стиля — императивность, т. е. функция волеизъявления, приказания: большая часть деловых документов направлена на то, чтобы побудить адресата выполнить определенные действия16.

 

 

 

 

 

 

2. ПРИЕМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов: сведение документационного потока к единым формам и стандартам. Это предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документов, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Письменный текст – это основная форма современного служебного документа, где текст связан с содержанием документа. Это следует четко себе представлять, так как само понятие «текст» имеет множество значений.

Большое значение имеет и языковой материал. Он используется в элементах оформления документа и во внетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:

1) традиционная, линейная запись связной речи;

2) трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.

При этом фактические сведения могут быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой может быть использован документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его использования.

У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.

1. Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Причем вопрос и ответ – два самостоятельных предложения, связанных по смыслу. Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали... 2. Еще один тип формализованного текста – таблица. Это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме, заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Форма текстов документов зависит от информации, содержащейся в ней.

Формализованные типы текстов (трафареты, анкеты, таблицы) являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.

Унификация удобна с технической точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование ЭВМ.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов.