1. Внешние - документы, составляющиеся  в других организациях и поступающие  со стороны. 

     Пример: счёт-фактура 

     2. Внутренние - документы составляются  самой организацией для оформления  внутренних, хозяйственных операций.

     Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный  кассовый ордер.

       Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и  кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные  по товарному и коммерческому  кредиту.

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     Правильно оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют  и используют для записей в  регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте  и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

     1. Устанавливается законность хозяйственной  операции.

     2. В соответствии с оформлением  документов установленным требованиям,  проверяется полнота и правильность  заполнения всех реквизитов, наличие  подписей ответственных лиц, своевременность  составления и предоставления  в бухгалтерию. 

     3. Правильность арифметических подсчётов. 

     Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются  для выяснения обстоятельств.

     Проверенные и принятые документы обрабатываются:

     · группировка по однородным операциям 

     · таксировка, т.е. денежное измерение 

     · контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

     В установленные сроки документы  сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

       Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

       Классификация учётных регистров:

     1. По видам бухгалтерских записей  регистры делят на:

     А) хронологические - данные первичных  документов регистрируют в

     порядке их поступления в бухгалтерию

     Пример: кассовые книги, регистрационные журналы 

     Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

     2. По объёму и содержанию регистры  делятся на:

     А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

     денежном  измерении в обобщённом виде.

     Пример: Оборотная ведомость 

     Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе  и в натуральном измерении.

     В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и

     аналитический учёт.

     Пример: журнал-ордер №6

     3. По форме построения:

     А) односторонние - все записи на одной  стороне листа 

     Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

     В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

     4. По внешнему виду 

     А) бухгалтерские книги - скреплённые  и сшитые в брошюру листы.

     Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

     В) свободные листы - таблицы со специальным  графлением для

     синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

     Г) машинные носители информации - машинограммы.

     В последнем случае организация обязана  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях для  других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

       При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

     Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в  случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

     Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и  государственную тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную  законодательством Российской Федерации.

     Обработанные  документы систематизируются по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится нумерация  документов. На обложке указывается  количество документов. После этого  папка поступает на хранение. Оно  производится в архивах, которые  бывают текущими и постоянными. В  текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

     Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

     Решением  Госналогслужбы Российской Федерации  от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным  законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных  учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

     При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие  мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии  понятых лиц и оформляется  протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются  и описываются в протоколе  либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

     При использовании автоматизации в  бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

     Вывод: Информация, которая находит отражение  в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими  затратами труда и времени.

 

     

2. Техника и учетные  регистры бухгалтерского  учета.

 

     Регистры  бухгалтерского учета предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных  документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской  отчетности.

     Регистры  бухгалтерского учета могут вестись  в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (магнитных, лазерных дисках, дискетах и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

     Формы регистров бухгалтерского учета  разрабатываются и рекомендуются  Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования  бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями  при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

     Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности. Контроль за правильностью отражения операций в регистрах бухгалтерского учета осуществляют лица непосредственно участвующие в составлении и визировании документов.

     Учетные регистры классифицируются по нескольким основным признакам: по внешнему виду, по структуре, по детализации информации, по методике отражения операций, по способу ведения. Обобщенная классификация  учетных регистров представлена на рис.1.

 

2.1 Классификация учетных  регистров

 

     Рис.1. Учетная регистрация - это запись хозяйственных операций в учетных  регистрах. 

     В зависимости от расположения реквизитов в оформляемых документах можно  определить форму регистра, которая  должна раскрывать особенности учитываемых  объектов и оптимизировать способы  учетной регистрации.

2.2. Искажения, возникающие в учетных регистрах и методы их исправления

 

     Искажение финансовой (бухгалтерской) отчетности может явиться следствием ошибок и недобросовестных действий.

     Ошибка - непреднамеренное искажение в финансовой (бухгалтерской) отчетности, в том  числе неотражение какого-либо числового показателя или нераскрытие какой-либо информации.

     Примерами ошибок являются:

     ошибочные действия, допущенные при сборе и  обработке данных, на основании которых  составлялась финансовая (бухгалтерская) отчетность;

     неправильные  оценочные значения, возникающие  в результате неверного учета  или неверной интерпретации фактов;

     ошибки  в применении принципов учета, относящихся  к точному измерению, классификации, представлению или раскрытию.