Задачи бухгалтерской службы, ее взаимоотношения с другими подразделениями организации

Типы структурной организации бухгалтерской службы. В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерии: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

Сущность линейной структуры организации бухгалтерии заключается в том, что все ее работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии характерна для небольших организаций с численностью аппарата 7–10 человек.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, бюро, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Вертикальная структура бухгалтерской службы применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

При применении комбинированного типа организации структуры бухгалтерии в ней выделяются структурные подразделения (например, по производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который осуществляет руководство бухгалтерией. 

Для большинства учетных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учетной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати..

Организация документооборота включает составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

- при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что очень часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Так, например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.

Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) собственно документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющих: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых в организации;

- список работников, имеющих право подписывать данные документы и нести ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок их представления конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать исчисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет. улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы. 

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Технология обработки получаемой информации базируется на анализе количества и качества первичных учетных документов, выявлении стандартных фактов хозяйственной деятельности, подлежащих отражению на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, а также на многих других факторах.

Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формируются учетной политикой организации. Исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов главный бухгалтер выбирает одну из следующих форм бухгалтерского учета:

- мемориально-ордерную форму (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);

- журнально-ордерную форму (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);

- упрощенную форму учета;

- компьютеризированное ведение учета с использованием компьютерной обработки.

Таким образом, различают ручную и автоматическую обработку получаемой информации.

Бесспорным лидером среди разработчиков автоматизированного учета является фирма 1С. Оболочка программы «1С: Предприятие» может наполняться различными данными. Для коммерческих организаций предназначены следующие программы фирмы 1С:

- 1С: Бухгалтерия;

- 1С: Зарплата и кадры (автоматизация расчета зарплаты и кадрового учета);

- 1С: Налогоплательщик (программа подготовки данных на магнитных носителях для передачи в Инспекцию МС России);

- 1С: Платежные документы (программа формирования, учета и вывода на печать первичных документов: платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, счетов-фактур и т.п.).

Организации могут выбрать и другие пакеты прикладных программ для обработки учетных данных.

2. ВЗАИМОСВЯЗЬ БУХГАЛТЕРИИ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Возможны два варианта организации учетного процесса:

- централизованный;

- децентрализованный.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетического учета, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

В структуре могут быть выделены филиалы, обособленные подразделения, представительства.

Содержанием ст. 55 ГК РФ определено, что филиалы или представительства являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Основное различие между ними заключается в том, что филиалы полностью или частично выполняют функции создавшего его юридического лица, в том числе функции представительства, которое представляет интересы головной организации и осуществляет их защиту.

Общим в положениях о филиалах и представительствах являются следующие позиции:

- они являются юридическими лицами;

- действуют на основании доверенности;

- наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом (собственником).

Согласно ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения (филиалы и представительства) должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Налоговым кодексом РФ предусмотрено, что обособленными подразделениями организации являются любые территориально обособленные от нее подразделения, по месту нахождения которых оборудованы стационарные рабочие места. Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок не менее одного месяца.

Признание обособленного подразделения производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных документах. От признания или непризнания наличия обособленного подразделения зависит порядок исчисления и уплаты налогов в бюджет как головной организацией, так и отдельными обособленными подразделениями, выделенными

на самостоятельный баланс.

В соответствии с п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. № 43н, бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений, включая выделенные на отдельный баланс.

Подразделения могут быть выделены как на отдельный баланс, так и остаться в составе головной организации.

В практической деятельности организаций возможны следующие схемы организации бухгалтерского учета в структурных подразделениях.

1. Структурное подразделение не  выделено на отдельный баланс, учетный процесс осуществляет  головная организация.

2. Структурное подразделение выделено  на отдельный баланс, но не  имеет расчетных (текущих) счетов.

3. Структурное подразделение выделено  на отдельный баланс, имеет текущий  счет, но не осуществляет самостоятельно  продажу товаров, продукции, работ, услуг (по существу является затратным  подразделением – представительством  головной организации в регионе).

4. Структурное подразделение выделено  на отдельный баланс, имеет расчетные  счета, самостоятельно осуществляет  продажу товаров, продукции, работ, услуг

Для выполнения функций и реализации прав бухгалтерия взаимодействует: 
С планово-экономическим отделом - планов производства продукции на месяц, квартал год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям; проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги); отчетов о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом; - данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа; баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета; расчетов заработной платы; предварительных расчетов амортизационных отчислений; данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств; 
С производственными и техническими подразделениями (цехами, отделами главного технолога, главного механика, пр.) отчетов о выполнении планов; отчетов о движении основных материалов; актов на передачу оборудования в эксплуатацию; расчетов о расходе материалов на единицу продукции; приказов, распоряжений, актов и других документов, необходимых для бухгалтерского учета; договоров; смет;