Учёт удержаний из заработной платы

Чаще  всего возмещение с виновного  лица причиненного ущерба производится путем удержаний с начисленной  в его пользу заработной платы  или иных доходов. Такие удержания могут производиться в размере не свыше 20 процентов заработка, причитающегося к выплате работнику.

При взыскании  с виновного работника суммы  причиненного ущерба, в бухгалтерском  учете организации в соответствии с Планом счетов отражаются следующие записи:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Прочие доходы»  кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма ущерба, причиненного в результате порчи, утраты и (или) недостачи ценностей отнесена за счет виновных лиц;

Дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет  «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» - отражена разница при взыскании ущерба по цене выше балансовой стоимости;

Дебет счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» кредит счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержаны суммы в возмещение материального ущерба, причиненного работником; работником самостоятельно погашены суммы ущерба путем внесение средств в кассу организации или на расчетный счет;

Одновременно Дебет счета 98, субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» - по мере взыскания (уплаты) с виновного лица суммы ущерба, учтенные на балансовом счете 98 разницы относятся к внереализационным доходам организации.

При выявлении  в текущем году недостач, относящихся  к прошлым периодам, признанным материально  ответственными лицами, или недостач, на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, в бухгалтерском учете оформляются  следующие записи:

Дебет счета 94 кредит счета 98 - на сумму недостачи  ценностей, выявленной в текущем  году, но относящейся к прошлым  периодам;

Дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 - сумма недостачи отнесена за счет виновных лиц;

Дебет счетов 50, 51, 70 кредит счета 73 субсчет  «Расчеты по возмещению материального  ущерба» - погашение суммы недостачи  виновными лицами путем производства удержаний из заработной платы или  самостоятельного погашения суммы  ущерба путем внесения сумм в кассу организации или на расчетный счет;

Дебет счета 98 кредит счета 91 субсчет «Прочие  доходы» - по мере погашения суммы  причиненного ущерба виновными лицами, они относятся на финансовые результаты деятельности организации.

Удержания за неотработанные дни  отпуска

Администрации предоставляется право производить  удержания из заработной платы за неотработанные дни отпуска в  случаях, когда работник увольняется  до окончания того рабочего года, в  счет которого он получил очередной  и дополнительный отпуск. Однако это право не является универсальным и имеет существенные ограничения. Трудовой кодекс не допускает удержаний по этому основанию в случаях:

• призыва или поступления работника на военную службу;
• перевода работника с его согласия на другую работу или перехода на выборную должность;
• отказа работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, учреждением, организацией;
• ликвидации предприятия, сокращения штата или численности работников;
• обнаружившегося несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы, и др.

Число неотработанных до конца года дней предоставленного авансом отпуска  указывается в подготовленном кадровыми  органами приказе (распоряжении) об увольнении работника.

Удержания за неотработанные дни отпуска производятся с учетом законодательно предусмотренных  статьей 138 ТК РФ ограничений.

Если  при увольнении работнику причитаются  суммы меньшие, чем исчисленный  размер удержания за неотработанные дни отпуска, то удержание может быть произведено частично. Дальнейшие удержания остатка невозмещенной суммы может не производиться, на что указанно в пункте 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.

В бухгалтерском  учете удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска  относятся на уменьшение ранее произведенных  расходов на выплату среднего заработка  за счет соответствующих источников - дебет счета 70 Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу» и др.

Удержание сумм аванса, выданного в счет причитающейся заработной платы.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ на работодателей  возлагаются обязанности по своевременному производству расчетов с работниками  по оплате труда. Заработная плата должна выплачиваться ежемесячно и не менее двух раз в месяц.

Требования 136 статьи в полной мере распространяются и на бюджетные учреждения, получающие финансирование 1 раз в месяц. В  связи с этим для производства своевременных расчетов бюджетные  учреждения должны располагать временным остатком средств на лицевом счете по учету бюджетных средств, открытых в органах федерального казначейства.

В целях  реализации требований трудового законодательства о производстве расчетов не реже двух раз в месяц, организации вправе прибегнуть к авансовой или безавансовой форме расчетов.

При авансовой  форме расчетов за первую половину месяца выдается аванс в счет причитающейся  заработной платы за отработанный месяц, и никакие удержания и начисления на социальное страхование при этом не производятся.

При использовании  данной формы конкретные дни выплаты  заработной платы за первую половину месяца (аванса) и за вторую половину месяца определяются соглашением между  администрацией организации и представительным органом работников и фиксируются  в правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном или трудовом договоре.

В части  организации бухгалтерского учета  расчетов с работником, при выдаче аванса за первую половину месяца отражается запись по дебету счета 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

При расчете  же заработной платы за вторую половину месяца определяются суммы оплаты труда  за весь месяц, производится отнесение  их за счет соответствующих источников, а сумма, причитающаяся к выдаче, определяется уже за минусом суммы аванса, выданного за первую половину месяца.

При этом в бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией по применению плана  счетов оформляются следующие записи:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства и хозяйства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 97 «Расходы будущих периодов» и др. кредит счета 70 - сумма начисленной заработной платы за вторую половину месяца;

Дебет счета 70 кредит счетов 68 «Расчеты по налогам  и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на доходы», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» и др. - произведены удержания  из начисленных сумм оплаты труда.

Во всех случаях суммы выплаченного аванса за первую половину месяца подлежат удержанию  без ограничения какими-либо размерами.

При безавансовой форме расчетов как за первую, так  и за вторую половины месяца производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за фактически отработанное рабочее время, выполненный объем работ, с расчетом установленных удержаний, в ном числе налога на доходы физических лиц. Начисление сумм единого социального налога может производиться в общеустановленном порядке, до 15-го числа следующего месяца. Применение безавансовой формы требует дополнительных затрат времени работников бухгалтерий и отделов труда, в связи с чем, своего применения на практике она не нашла.

Удержание неизрасходованных  и своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, денежные средства могут быть выданы под отчет на административно-хозяйственные и  операционные расходы определенному  кругу лиц, установленному приказом руководителя организации, а также работникам, убывающим в командировки.

При этом не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который средства были выданы, или в трехдневный  срок по возвращении из командировки, подотчетные лица обязаны предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет, организация в праве произвести удержания таких сумм, о чем издается приказ администрации организации.

При этом в соответствии со ст. 137 ТК РФ администрация  организации вправе издать приказ об удержании невозвращенных сумм не позднее  одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, но только в случае, если работник не оспаривает основания и размер удержания. В таком приказе об удержании оговариваются размеры удержаний и указываются нарушенные положения действующего в организации порядка использования подотчетных средств.

В случае, если работник оспаривает основание  или размер удержания, спор подлежит рассмотрению в комиссии по трудовым спорам или в судебных органах.

В бухгалтерском  учете расчеты по удержанию невозвращенных подотчетных сумм в соответствии с Планом счетов оформляются следующими записями:

Дебет счета 94 кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на невозвращенные в установленные  сроки подотчетные средства;

Дебет счета 70 кредит счета 94 - на суммы удержаний из заработной платы в счет возмещения невозвращенных сумм авансов;

Дебет счета 50 кредит счета 94 - невозвращенные суммы авансов возмещены самим  работником в кассу организации;

Дебет счета 73 кредит счета 94 - расчеты по невозвращенным суммам авансов в случае, если средства не могут быть возмещены из заработной платы должника.

Удержание излишне выплаченной  заработной платы.

Заработная  плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законодательства), в соответствии со статьей 137 ТК РФ не может быть с него взыскана, за исключением следующих случаев:

• счетной ошибки;
• при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• причиной излишней выплаты явились неправомерные действия работника, установленные судом.

В остальных  случаях излишне начисленные  в результате неправильного применения законодательства и выплаченные  суммы могут быть возмещены только самим работником путем внесения денежных средств в кассу или на расчетный счет.

О взыскании  излишне выплаченной заработной платы администрация вправе издать соответствующий приказ не позднее  одного месяца со дня неправильно  исчисленной выплаты. При несоблюдении данных сроков удержание возможно только с согласия работника.

В бухгалтерском  учете суммы удержанной, излишне  начисленной и выплаченной по причине счетной ошибки заработной платы в соответствии с Инструкцией  по применению Плана счетов относятся  на уменьшение источника, за счет которого они были начислены - дебет счета 70 кредит счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44.

При удержании  излишне выплаченной в результате счетных ошибок заработной платы  необходимо соблюдать установленные  законодательством ограничения  удерживаемых сумм.