Учёт расчётов с подотчётными лицами

      - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

      Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

      - приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

      Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

      - приобретены канцелярские принадлежности  подотчетным лицом;

      Дебет 50 "Касса" Кредит 71

      - на суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

      Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

      - отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

      Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

      - на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

      Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

      - если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных периодов;

      Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

      - если командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

      Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

      - если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя возместить.

      Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

      - если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;

      Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

      - приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.

      Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

      Ежемесячно  итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. 
 
 
 
 
 

Заключение: 

На примере  конкретного предприятия ООО  «Росвега» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

 Как  выяснилось, на предприятии деньги  под отчет выдаются достаточно  часто и разным работникам, так  как не всегда есть возможность  приобретения ТМЦ безналичным  путем. 

В ООО «Росвега» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

А именно, отсутствие приказа о порядке  и выдаче денежных средств под  отчет и письменного приказа  об установлении размера (норм) суточных. Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.

Бывает, что к учету принимаются отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или  «канцтовары». Это недопустимо, так  как товарный чек служит для расшифровки  сведений указанных в кассовом чеке.

У предприятия  нет специального разрешения обслуживающего банка на использование наличных денежных средств на свои нужды, поступившие  в кассу от покупателей. Бухгалтерия  предприятия забывает, что существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение ТМЦ, и выдает данные денежные средства сотруднику организации.

Также встречаются случаи, когда предприятие  не соблюдает Указание ЦБ РФ от 20.07.2007 г. об установленном предельном размере  расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами, который установлен в размере 100 000 рублей. За такое нарушение грозит штраф предприятию и его руководителю.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.  
 
 
 

       Список использованной литературы 

1. Абрамова  Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2008.-№4.-с78
2. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2007.520 с
3. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб.- 2007 298с.
4. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008 658 с.
5. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2007.-№5.-с.258
6. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.459
7. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.365
8. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет.- М.: Инфра-М, 2007.-640с.
9. Левкович О.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп./ О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2006. с 784
10. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2007. с367
11. Левкович О.А. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп./ О.А. Левкович, И.Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2005.
12. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: Учебно-методическое пособие / Н.С. Стражева, А.В. Стражев. – 10-е издание, перераб. и доп. – Мн.: Книжный Дом, 2008.с.657