Учёт денежных средств в кассе и на расчётном счете

   Операции  по движению денежных средств оформляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

   Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическими и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ. [1]

   Расчеты наличными денежными средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими лицами. Денежные средства в кассу организации могут поступать:

• с расчетного счета организации;
• от покупателей и заказчиков;
• при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;
• при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;
• в виде возмещения причиненного материального ущерба;
• при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

   Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Образец приходного кассового ордера представлен в Приложении 4.

   При поступлении денежных средств в  кассу с расчетного счета организации  могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

   Право на получение денежных средств с  расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного чека. Чеки сброшюрованы в чековую книжку, которые организация получает в уполномоченном банке на основе специального заявления.

   При поступлении денежных средств в  кассу организации от покупателей  и заказчиков основанием является счет-фактура  на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

   Поступление денежных средств в кассу организации  в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55). В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу. Образец авансового отчета представлен в Приложении 6.

   Выдача  наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма  № КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Образец расходного кассового ордера представлен в Приложении 5.

   Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

1. сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;
2. оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;
3. выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;
4. выплата заработной платы и депонированных сумм;
5. выплата пособий социального характера;
6. выплата материального поощрения и материальной помощи;
7. выдача ссуд и займов.

   При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

• наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;
• предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;
• любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков, а для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

   Расходный кассовый ордер заполняется в  одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

   Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

   В журнале регистрации приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные – в разделе «Расходный документ». По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

   Основным  документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4). Образец вкладного листа кассовой книги представлен в Приложении 7, образец отчета кассира – в Приложении 8.

   Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении.

   Кассовая  книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано __ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

   Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется  кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

   Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

   Записи  кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

   В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу  организации, а также реквизиты  приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги. [6]

3. Учёт кассовых операций

   Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учёта предусмотрен счет 50 (активный) «Касса».

   Сальдо  счета указывает на наличие свободных  денежных средств в кассе организации  на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

   К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы» и др. [7]

   Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

   Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.

   Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе  организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

   Основные  операции по поступлению денежных средств  в кассу организации, а также  счета, корреспондирующие со счётом 50 «Касса», представлены в Приложении 1.

   Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов. Основные операции по выбытию денежных средств из кассы организации, а также счета, корреспондирующие со счётом 50 «Касса», представлены в Приложении 2.

4. Учёт движения средств по расчетному счёту

   В процессе хозяйственной деятельности между организациями возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой материально-производственных запасов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение кредитов и займов и т.п.). Указанные расчеты в основном осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банков с расчетного счета плательщика на счет получателя.

   Все организации обязаны хранить  свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать в любом отделении банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка:

• заявление с просьбой об открытии расчетного счета,
• копии учредительных документов,
• копию свидетельства о государственной регистрации организации,
• справку о постановке на налоговый учет,
• справку о постановке на учет в государственных внебюджетных фондах,
• карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати организации.

   Открытому счету присваивается номер, который затем указывается на всех документах, отражающих движение средств по расчетному счету.

   Порядок оформления и совершения операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством и правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации.

   Взаимоотношения между организаций и банком строятся на основании договора, в котором фиксируется перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др. Все операции по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца счета.