Учетная политика организации, оценка ее эффективности

   2.1 Организационные элементы учетной политики

     Рассмотрим  содержание условий, совокупность которых составляют организационные элементы учетной политики организации.

     Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета, разрабатывается организацией в зависимости от следующих условий:

- совокупности  счетов синтетического учета,  содержащихся в Плане счетов  бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, представляющем схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете;

- групп  хозяйственных операций, характерных  для организации в зависимости  от отраслевых особенностей, организационно-правовой формы, видов деятельности и др.

     Рабочий план счетов должен содержать полный перечень синтетических счетов (счетов первого порядка), субсчетов (счетов второго порядка) и аналитических счетов. Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в рабочий план счетов бухгалтерского учета дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.

     Номенклатура  субсчетов (счетов второго порядка), предусмотренных в Плане счетов, формируется в составе рабочего плана счетов исходя из потребностей управления, включая экономический анализ хозяйственной деятельности, контроль, требования бухгалтерской отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, вводить дополнительные субсчета.

     Совокупность  счетов аналитического учета в составе  рабочего плана счетов устанавливается самой организацией, исходя из нормативных актов по бухгалтерскому учету и внутренних потребностей организации. [с. 3-4, №17]

     Формы первичных учетных документов для  оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются организацией самостоятельно в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Они должны обладать юридической силой и содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование  документа, отражающее финансово-экономическое  содержание хозяйственной операции. Документ может не иметь кода формы, если он разработан в самой организации и представлен в учетной политике. Однако наличие кода обязательно в том случае, если документ обрабатывается автоматизированным способом;

- дату  составления документа, которая  дает возможность определить  конкретную дату совершения оформленной операции, что необходимо для реализации в бухгалтерском учете требований полноты, непрерывности, приоритета содержания над юридической формой. Датой составления документа является дата его подписания, утверждения, а для акта - дата совершения события;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ. Оно позволяет установить принадлежность первичного учетного документа к той или иной организации;

- содержание  хозяйственной операции, которое  должно точно соответствовать наименованию оформляемого документа;

- измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражениях;

- наименования  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. В соответствии с приказами руководителя организации право подписи документов по движению объектов бухгалтерского учета закрепляется за конкретными должностными лицами. Закрепление необходимо для контроля за правомерностью совершения хозяйственных операций. В связи с этим в документах должны быть расшифровки подписей таких лиц. Когда должностное лицо, имеющее право подписи на первичном документе, отсутствует, его может подписывать лицо, являющееся исполняющим обязанности, или заместитель этого должностного лица. В этом случае обязательным является указание фактической должности лица, подписавшего документ, и его фамилии.

     Отсутствие  в первичном учетном документе  реквизитов, определенных законодательством о бухгалтерском учете, считается нарушением правил бухгалтерского учета. Все формы первичных учетных документов, не являющихся типовыми, унифицированными, описываются в учетной политике организации (назначение, порядок составления, подписания) и прикладываются к ней.

     Формы документов для внутренней бухгалтерской  отчетности закрепляются в учетной политике и необходимы для внутренних пользователей (менеджеров разного уровня) в целях принятия управленческих решений, контроля за хозяйственной деятельностью как организации в целом, так и ее структурных (производственных, хозяйственных и управленческих) подразделений. В связи со спецификой деятельности организаций, разными информационными потребностями пользователей учетной информации отсутствуют методики ее составления, единые формы отчетности.

     Содержание  форм внутренней бухгалтерской отчетности определяется особенностями деятельности организации: формой собственности, масштабом организации, организационной структурой управления, отраслевыми характеристиками деятельности, технологическими особенностями производственного процесса, спецификой снабженческой и сбытовой деятельности и др.

     Виды  форм внутренней бухгалтерской отчетности и их содержание устанавливаются организацией, самостоятельно исходя из общих требований их формирования:

- адресности, представляющей ориентацию содержания  форм и периодичность их составления на конкретные пользователи;

- оперативности,  т.е. составления за короткий  временной период (смену, рабочий  день, неделю, пятидневку и др.);

- соблюдения  соотношения превышения выгод  от использования учетной информации над затратами по составлению отчетности.

     В приказе руководителя об учетной  политике утверждаются состав и формы  внутренней бухгалтерской отчетности, периодичность и сроки ее представления, ответственные за ее составление, потенциальные пользователи отчетности.

     Порядок проведения инвентаризации активов  и обязательств организации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Периодическое проведение инвентаризации объектов бухгалтерского учета обеспечивает достоверность учетной совокупности. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия и состояния имущества и обязательств организации, сопоставление их с данными бухгалтерского учета, а при выявлении расхождений - приведение последних в соответствие с фактическими величинами.

     В учетной политике организации приводится порядок проведения инвентаризации:

- количество  инвентаризаций в отчетном году;

- даты  проведения инвентаризаций;

- перечень  имущества и обязательств, наличие,  состояние и оценка которых  проверяется при каждой инвентаризации;

- порядок  урегулирования выявленных расхождений  и др.

     Кроме этого, в учетной политике фиксируется  порядок обязательных инвентаризаций в соответствии с законодательством:

- при  передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и других подобных  случаях;

- перед  составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

- при  смене материально ответственных  лиц;

- при  выявлении фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества;

- в случае  стихийного бедствия, пожара или  других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при  реорганизации или ликвидации  организации и в других случаях.

     Результаты  инвентаризаций по приказу руководителя об учетной политике должны быть отражены в бухгалтерском учете и отчетности того месяца и года, в котором была закончена инвентаризация.

     Правила документооборота устанавливаются  для упорядочения работы по созданию, контролю и использованию в бухгалтерской деятельности первичных учетных документов, своевременности формирования данных бухгалтерской отчетности. Для этого формируется график документооборота как составной элемент учетной политики организации, который входит в нее и утверждается руководителем. Он представляется в виде схемы и включает перечень работ по составлению, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями соответствующих работ с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения.

     График  документооборота формируется в  соответствии с требованиями, содержащимися в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г.  № 105, и должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, способствовать улучшению всей учетной работы и усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

     Работники организации должны составлять и  представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их оформления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

     Контроль  за соблюдением графика исполнителями  работ ведет главный бухгалтер организации, а ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     Общими  требованиями к документообороту являются:

1) составление  первичного документа в момент  совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями его оформления;

2) передача  документов в бухгалтерию для  контроля за своевременностью  и полнотой сдачи для учетной обработки;

3) проверка  бухгалтерией принятых первичных  документов:

- по  форме в соответствии с требованиями  полноты и правильности оформления, заполнения обязательных реквизитов;

- по  существу в соответствии с  требованиями законности хозяйственных  операций, логической увязки отдельных показателей документов, правильности арифметических подсчетов;

4) обработка  документов в бухгалтерии:

- таксировка (расценка);

- группировка  документов, однородных по экономическому  содержанию;

- контировка, представляющая собой указание  в первичном учетном документе корреспонденции счетов по операциям, вытекающим из содержания документа;

5) сдача  первичных учетных документов  в архив после составления  на их основании учетных регистров.

     Технология  обработки учетной информации в  составе организационно-технологического аспекта учетной политики представляет совокупность средств обработки учетной информации. Состав такого оборудования определяет уровень и степень охвата выполняемых учетных процессов средствами автоматизации, качественную совокупность применяемых программных продуктов, используемые формы бухгалтерского учета.

     Выбор программных продуктов для применения в учетном процессе должен основываться на следующих их возможностях:

- формирования  регистров бухгалтерского учета  типовых и произвольных форм  и воспроизводства их в печатном и визуальном виде;