Учет товарно-материальных запасов

      Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».

      Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии ТОО «Элитстройцентр» с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. 

      После приемки ценностей акты с приложением  документов поступают в бухгалтерию  ТОО «Элитстройцентр» для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

      Лимитно-заборная карта форма № М-8 применяется на ТОО «Элитстройцентр» при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а так же для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

      По  лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве. При этом никаких дополнительных документов не составляется.

      Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних  видов материалов другими допускается  только по разрешению руководителя ТОО «Элитстройцентр», главного инженера или лиц, на это уполномоченных.

      Изменение лимита производится теми же лицами, которыми предоставлено право его установления.

      Отпуск  материальных ценностей производится с тех складов ТОО «Элитстройцентр», которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

      Бланк лимитно-заборной карты на ТОО «Элитстройцентр» оформляется вручную. Требование-накладная форма № М-11 применяется для учета движения материальных ценностей внутри ТОО «Элитстройцентр» между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

      Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения  ТОО «Элитстройцентр», сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему склад основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

      Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных  материалов, если они были получены по требованию, а также сдача отходов  от брака.

      Накладную подписывает материально-ответственные лица соответственно сдатчика и получателя, и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

      Накладная на отпуск материалов на сторону форма  № М-15 применяется на ТОО «Элитстройцентр» для учета отпуска материальных ценностей цехам своей организации, или сторонними организациям на основании договоров и других документов.

      Накладную выписывает работник структурного подразделения  ТОО «Элитстройцентр» в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявления получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

      Первый  экземпляр передают складу ТОО «Элитстройцентр» как основание для отпуска материалов, второй-получателю материалов.

      Карточка  учета материалов форма № М-17 применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

      Форма № 1-т «Товарно-транспортная накладная» которая предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей на ТОО «Элитстройцентр» и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом

      Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: 1)товарного, определяющего взаимоотношения  грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей  и оприходовании их у грузополучателей;

2) транспортного,  определяющего взаимоотношения  грузоотправителей-заказчиков автотранспорта  с организациями- владельцами  автотранспорта, выполнившим перевозку  грузов, и служащего для учета  транспортной работы    и    расчетов        грузоотправителей    или    грузополучателей    с организациями- владельцами автотранспорта за оказанные   им услуги по перевозке грузов.

      Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным  транспортом составляется ТОО «Элитстройцентр» для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

      Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех  экземплярах: первый,  остается   у  ТОО «Элитстройцентр» и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

      второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) и подписью водителя, вручается водителю;

      второй- сдается водителем грузополучателю  и предназначается для оприходования  товарно-материальных ценностей у  получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику- заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. 

     2.3. Учет ТМЗ в ТОО «Элитстройцентр»

      Материалы на склад поступают от поставщиков  на основании договоров.

      Работа  без постоев на предприятии напрямую зависит от  отдела материального  снабжения, который отвечает  и  участвует в:

• приобретении   только необходимых товаров и услуг, принимая во внимание время их доставки, качество и доступность сырья;
• отражении системой учета кредиторской  задолженности общей величины кредиторской задолженности организации;
• таком характере управления системой учета кредиторской задолженности, при котором организация получила бы наибольшую прибыль.

      Заказы  на приобретение делаются только после того, как одобрен 
выбор поставщика (в отделе снабжения имеется перечень утвержденных 
поставщиков). Ведение таких перечней сокращает время, расходуемое на 
поиск необходимой информации, что при повторе заказа существенно 
снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно 
пополняться новой информацией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками.

      Прежде  чем сделать заказ, его необходимо утвердить. Первый уровень утверждения  находится в отделе, сделавшем заказ (утверждение производится начальником отдела или другим уполномоченным на это работником). Может сложиться ситуация, при которой полномочий этого уровня станет недостаточно и  утверждение заказа должно  будет происходить на уровне более высоком. Работник, утвердивший заказ, должен либо сделать соответствующую пометку, либо проставить именной код в бланке заказа.

      Полномочия  работников при утверждении заказов  ограничены. При превышении установленного лимита требуется утверждение на более высоком уровне: полномочия на санкционирование капитальных затрат почти всегда ограничиваются, при этом важные проекты утверждаются высшей администрацией — обычно на уровне Правления.

      Деятельность  отдела снабжения, насколько это  возможно, централизована, чтобы достичь максимальной экономии и эффективности при заказах. Для приемки МПЗ отводится специальное место, так как это минимизирует затраты как на саму приемку, так и на хранение товара и предотвращает возможность потерь. Многоэтапная доставка и наличие нескольких мест хранения материала повышают степень риска его потерь ввиду хищений, увеличивают затраты на хранение, приемку и транспортировку, а также могут привести к внутреннему беспорядку и задержкам при получении необходимых документов и материалов.

      Полученные  материалы принимаются только при наличии на них утвержденного заказа. Копия каждого утвержденного заказа отправляется на склад-получатель заказанных товаров. Заказы, подлежащие получению, постоянно контролируются на предмет выявления возможных задержек сроков поставок. Отдел снабжения производит с поставщиками сверку по невыполненным заказам.

      Перед оприходованием МПЗ должны пройти процесс  приемки. Приемка включает в себя процесс проверки товара, как по количеству, так и по качеству, при этом она может проводиться на основе выборочного исследования (в случае больших партий) и включать специальный анализ (например, на степень химической очистки). В приходном ордере должны указываться дата приемки, ее результаты и фамилии лиц, принявших товар.

      Возврат товаров поставщикам должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (не соответствующие заказу) или дефектные товары, выявленные в процессе приемки, хранятся и учитываются отдельно. Отказ от акцепта на месте приемки оформляется Актом приемки материалов (форма № Н-7), который отсылается поставщику вместе с документацией, поясняющей причины отказа.

      Записи  обо всех поступивших и возвращенных МПЗ постоянно отслеживаются и контролируются на предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Очень важно, чтобы в записях не была отражена кредиторская задолженность за МПЗ — либо не полученные, либо те, по которым был сделан отказ от акцепта. Так, счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае, если они соответствуют приходному ордеру и заказу.

      Приходные ордера, по которым соответствующие  счета-фактуры еще не поступили, указывают на кредиторскую задолженность, которая пока еще не отражена в  учете, а возможные отказы от акцепта, претензии по которым еще не предъявлены (например, если брак будет выявлен не на этапе приемки, а на более поздних этапах производственного цикла), могут привести к завышению кредиторской задолженности.

      Записи  о запасах МПЗ должны постоянно  корректироваться и дополняться  с учетом всех операций по поступлению  и возврату товаров. 
Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения: копии 
приходных ордеров и перечни товаров, по которым были сделаны отказы от акцепта, должны в целях контроля подшиваться в отдельные папки. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную 
обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль за итогами осуществленных операций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обеспечения 
точности: основным средством контроля является инвентаризация.

      Обработанные  к оплате счета-фактуры и счета  регистрируются: обычно полученные счета-фактуры  и счета сразу проштамповывают  и нумеруют, а затем в ручной системе учета ежедневно фиксируют  в журнале поставщиков.

       Все счета-фактуры проверяются и утверждаются на основе записей о поступлении товаров или другой соответствующей документации. Кредиторская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражаться вплоть до того момента, как будут получены доказательства действительного получения и приемки товаров по количеству и качеству. Функция  утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения.

      Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) проверяются и утверждаются на основе сопроводительных документов. Отдел снабжения, в котором хранятся копии заказов и который устанавливает условия договора, должен проверять правильность расчетов в счетах-фактурах, сравнивая суммы с копией первоначального заказа.

      Санкционированные (и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим  образом из журнала поставщиков  на соответствующие аналитические  счета поставщиков и на счета  Главной книги. Отдел, совершивший заказ, указывает в бланке заказа код затрат. Сотрудники отдела снабжения проставляют в журнале код поставщика. Правильность этого кодирования может быть проверена двумя способами: путем независимой сверки документов поставщиков и посредством сравнения плановых и фактических затрат по каждому коду затрат.