Учет расчетов с поставщиками и покупателями в условиях рыночных отношений

Аналитический учет по субсчету 76-2 «Расчеты по претензиям» ведется по каждому дебитору и отдельным претензиям.

3.4 Инвентаризация расчетов с поставщиками, подрядчиками и                                  покупателями

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Так как перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно, у большей части организаций возникают вопросы относительно порядка оформления документов по результатам инвентаризации, в частности по результатам инвентаризации кредиторской и дебиторской задолженности, которые подлежат обязательной проверке

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами все организации должны заполнять акт инвентаризации по форме № ИНВ-17. Эта унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр  передается в бухгалтерию, другой – остается у инвентаризационной комиссии.

При инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами следует тщательно проверять остатки и обоснованность сумм, числящихся на счетах расчетов. В результате инвентаризации на конец года по всем расчетным счетам должны оставаться согласованные суммы задолженности. Разногласия между сторонами по поводу реальной суммы дебиторской или кредиторской задолженности решаются при взаимной сверке задолженности путем выверки расчетов. Если согласие не будет достигнуто, то заинтересованная сторона (кредитор) для разрешения спора может передать документы в суд.

При отсутствии акта инвентаризации расчетов бухгалтерская  отчетность организации не может  быть признана достоверной.

Кроме того, акт могут потребовать налоговые органы при проведении документальных проверок. Если акт не составлен, это может быть истолковано как неисполнение требований нормативных документов по бухгалтерскому учету об обязательном проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности.

Для выявления  фактического наличия имущества  и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета руководитель налогового органа (или его заместитель) может назначить инвентаризацию имущества налогоплательщика. В перечень имущества, подлежащего инвентаризации, могут быть включены любое имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. При ненадлежащем ведении бухгалтерского учета в организации руководитель налогового органа вправе принять решение о наложении на эту организацию финансовых санкций.

Акт составляет постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работы может специально создаваться рабочая инвентаризационная комиссия.

Комиссия путем  документальной проверки устанавливает  тождественность расчетов с банками и бюджетом, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, а также структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, и данных бухгалтерского учета. Оставление на балансе организации неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается и рассматривается как неправильное составление баланса.

Члены комиссии устанавливают правильность и обоснованность числящейся на балансе суммы задолженности по недостачам и хищениям и определяют меры по взысканию этой задолженности.

Главный бухгалтер  предъявляет комиссии акты выверки  взаимной задолженности между сторонами. Комиссия на основании этих актов устанавливает сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности, ее реальность к получению и лиц, по вине которых пропущены сроки исковой давности.

В акте инвентаризации расчетов комиссия перечисляет наименование проверенных счетов и указывает  суммы выявленной согласованной и несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, а также задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов комиссия прилагает справку (приложение к форме № ИНВ-17), в которой приводятся наименования и адреса дебиторов или кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени она возникла и на основании каких документов. Справка составляется по синтетическим счетам бухгалтерского учета.

По окончании  инвентаризации комиссия подсчитывает итоги по строкам, страницам и  в целом по акту инвентаризации расчетов, после чего акт заверяется подписями председателя и членов комиссии.

Один экземпляр  заполненного и подписанного акта передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления документа: наличие всех подписей; наличие необходимых реквизитов; отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими подписями; правильность подсчета сумм по всем строкам и графам.

Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактических сумм задолженности и данных бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Обязательства с истекшим сроком исковой давности подлежат списанию по приказу руководителя организации с отнесением соответствующих сумм на внереализационные доходы (кредиторская задолженность) или внереализационные потери (дебиторская задолженность).

Акт инвентаризации расчетов после составления годовой отчетности передается в архив и хранится не менее пяти лет. В случае возникновения разногласий, следственных и судебных дел акт должен храниться до вынесения окончательного решения.

3.5 Автоматизация расчетов с поставщиками, подрядчиками и                       покупателями

В наши дни компьютер  нашел достаточно широкое применение в бухгалтерии. По некоторым данным в России закупается около 100 тыс. компьютеров в месяц. Примерно одна пятая (20 тысяч) из этого количества используется для решения бухгалтерских задач.

Почти всем финансовым работникам известны различные прикладные счетные  программы такие как «Турбо–бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «1С-бухгалтерия», «Лука М», «Abacus Professional» и другие. Можно сказать, что этот рынок достаточно заполнен возможности бухгалтерских счетных программ хорошо известны.

Конечно, в среде пользователей  бухгалтерских программ пока еще  трудно говорить о проявлении сколько-нибудь осознанной потребности по таким говорить о проявлении сколько-нибудь осознанной потребности по таким отдельным вопросам использования экспертных систем, но, по всей видимости, повседневное общение с компьютером вызывает у некоторой части преимущественно искушенных пользователей интуитивное ощущение того, что компьютер может дать им нечто большее, нежели формирование учетных записей и отчетных форм.

Подобное ощущение усиливается  еще и тем, что появившаяся  свобода среди множества учетных  методик, законодательные новшества и их непредсказуемый характер приводит к тому, что бухгалтерам зачастую приходится выступать в роли экспертов в области права, методического и программно-технического обеспечения бухгалтерского учета, а компьютер бессилен помочь им в этом.

Изучение научных публикаций за последние пять лет в области автоматизации учета, анализа и аудита свидетельствует о том, что методы искусственного интеллекта трансформировавшиеся в идеи создания и применения без знаний и экспертных систем, нашли свое приложение в системах экономического анализа и аудита.

Очевидно, поэтому в  существующих проектах интеллектуальных АРМ– аналитико-экономический анализ, берущий начало из плоти и крови  бухгалтерского учета, будучи облаченным в экспертную оболочку, оказывается информационно оторванным от него. Та информация  и то знание, которые бы могли и должны автоматически передаваться от систем автоматизации бухгалтерского учета, вводятся в них в процессе утомительного диалога с оператором или пользователем.

В нынешних условиях развития компьютерной техники и интеллектуальных технологий подобная ситуация неестественна. Нужно по новому взглянуть на систему автоматизации бухгалтерского учета не только как на чисто информационную, но и с позиций представленного в ней экономического знания о хозяйственном объекте, его деятельности.

В этой связи вполне закономерно  желание повысить уровень автоматизации проектных функций за счет включения средств интеллектуальной поддержки процесса проектирования наработанных в области автоматизации организационно-экономических, в том числе и бухгалтерских систем. В теоретическом плане данный вопрос находится в стадии научной разработки. В-третьих, методы искусственного интеллекта активно проникают в системы, непосредственно связанные с бухгалтерским учетом – экономический анализ и аудит.

К настоящему времени  известны проекты интеллектуальных АРМ аналитиков, аудиторов, построенных на основе экспертных систем. Известны также проекты, которые можно использовать для обучения бухгалтерскому учету, например, система «Инте Тьютер».

Таким образом, новое  поколение АСБУ нам представляется в виде комплексных систем, оснащенных развитыми средствами интеллектуальной  поддержки организации учетного процесса, общения с пользователем, информационно и интегрированные с учетными системами более высокого уровня, а также со смежными системами более высокого уровня, а также со смежными системами – экономического анализа, бухгалтерского учета и т.п.

Эффективное применение возрастающего объема экономической  информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществлялись автоматически.

Правильный выбор программного продукта и фирмы разработчика - первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. Для этого пользователь должен хорошо ориентироваться  в классификации бухгалтерских программ. По функциональным возможностям и областям применения их можно условно разделить на несколько типов:

• мини-бухгалтерия;
• интегрированная бухгалтерия;
• комплексный учет;
• сетевая система бухгалтерского учета.

В каждой из выше предложенных программ имеют место отражение  все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, т.к. программы разбиты на отдельные задачи (подсистемы), что позволяет внедрять ее по частям. В программах предусмотрен расчет реализации продукции в зависимости от принятой учетной политики. Это особенно важно при ведении учета реализации по мере оплаты, так как ручной расчет при таком способе учета наиболее трудоемок для бухгалтера. В программах имеется гибкий механизм списания дебиторской и кредиторской задолженности, при автоматическом учете реализации товаров.

В последнее время из-за неплатежей к бухгалтерским программам  стали предъявлять требования проведения взаимозачетов между предприятиями.

При автоматизации бухгалтерского учета реализации товаров должно обеспечиваться отражение:

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей на складах;
• поступление денег на расчетный и другие счета в банке за отгруженную продукцию;
• отгрузка продукции по покупателям;
• задолженность покупателей за полученную продукцию;
• суммы авансовых платежей за продукцию;
• выписка документов на отгрузку продукции;
• суммовое выражение отгруженной продукции;
• сумма реализованной продукции по покупной и продажной стоимости для исчисления налоговых и неналоговых платежей.

Анализ используемых программных средств позволяет  привести их классификацию по основным решаемым функциям:

– программы, реализующие функции финансового (синтетического) учета и формирования финансовой отчетности;

– программы, реализующие функции финансового учета и управленческого учета для малых предприятий;

– программы, реализующие функции отдельных участков учета, преимущественно управленческого (учет основных средств, учет материальных ценностей, учет расчетов по оплате труда и др.) для крупных и средних предприятий.

Первые две группы программ предназначены для малых  предприятий, которые характеризуются небольшими объемами работ по ведению бухгалтерского учета. На этих предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет, а на ведение управленческого учета затрачивается гораздо меньше времени. Это связано с упрощением алгоритмов решаемых задач по управленческому учету. Среди этой группы программ наибольшее  распространение получили такие пакеты прикладных программ как «Финансы без проблем» (Хакерт-дизайн, Мариуполь), «Мини-бухгалтерия» (фирма 1С, Москва), «Бухгалтерия малого предприятия» (фирма Фор, Москва) и др.