Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Глава 3. Состояние расчетов с поставщиками и подрядчиками в ОАО  «Нальчикский хлебозавод»

     3.1. Документальное оформление  расчетов с поставщиками  и подрядчиками  

      Любая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом, который служит основанием для отражения ее в бухгалтерском учете (ст. 9 Закона №129-ФЗ). Первичные учетные документы с 01.01.99 принимают к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином и Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

     Формы документов, которые не предусмотрены  в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, организации  разрабатывают самостоятельно и  утверждают в рамках приказа об учетной политике (ст.5 ПБУ 1/98, утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 №60н). Такие документы должны содержать обязательные реквизиты (ст.9 Закона №129-ФЗ).

     Основным  документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура (форма № 868). Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата и др. В нем указывают наименование отгруженных ценностей по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. В документе делают ссылку на договор, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям.

     Счета-фактуры  поставщиков тщательно проверяют  с точки зрения правильности заполнений всех реквизитов, применяемых цен, таксировки, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученных ценностей с данными счета-фактуры составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику.

     Все расчеты с заготовительными организациями  строятся на основании заключаемых с ними договоров - контрактов, где указаны сроки и условия поставки продукции, порядок оплаты и т. д.

      Счет-фактура  занимает особое место в системе  документации организации. С одной  стороны, он является дополнительным инструментом контроля за правильностью и своевременностью расчетов бюджетом по налогу на добавочную стоимость. С другой стороны, порядок составления и регистрации счетов-фактур соответствует требованиям, предъявляемым при составлении первичных документов.

      Применительно к первичным учетным и расчетным документам действует порядок, при котором документ, составленный с нарушением требований по его оформлению, не имеет юридической силы (п. 2.5 приказа Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

      Аналогичный порядок распространяется и на счета-фактуры по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ № 914. Допускаемое изменение внешней формы счета-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утвержденных этим постановлением: «Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом» (п. 8 постановления). Таким образом, на специфический налоговый документ распространяются требования, предъявляемые к документам, подтверждающим факт деятельности предприятия. Последствия несоблюдения этих требований также уравниваются. Оформление счета-фактуры с нарушением требований расцениваются как отсутствие НДС, оплаченного поставщику (подрядчику).

      Из  данного положения следует, что  счет-фактура выходит за рамки  документа, служащего дополнительным элементом контроля за правильностью  расчетов с бюджетом по НДС, и поднимается  до уровня документа, являющегося основанием для возмещения (принятия к зачет) сумм НДС, указанных в нем.

      Таким образом, появляется дополнительное условие  для предъявления бюджету НДС, уплаченного  поставщикам и подрядчикам, к  уже определенным инструкцией Госналогслужбы от 11.10.95 № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость». В соответствии с п.16, 18 и 19 этой инструкции предъявить бюджету НДС можно при четырех условиях:

• материальные ценности (работы, услуги) получены от поставщиков и подрядчиков;
• материальные ценности (работы, услуги) приобретены для производственных целей;
• погашена кредиторская задолженность перед поставщиками за приобретенные материальные ценности (работы, услуги);
• НДС выделен отдельной строкой в платежных и первичных документах.

      Пятое условие - наличие счета-фактуры - дублирует обязанность налогоплательщика выделять сумму НДС отдельной строкой и первичных документах.

      Счет-фактура  имеет существенное значение только при предъявлении бюджетных сумм НДС, уплаченных поставщикам (подрядчикам). При начислении бюджету НДС счета-фактуры перестают играть кардинальную роль.

      Допускаются некоторые отступления от общего порядка их составления, позволяющие  искусственно увязать суммы начисленного НДС в соответствии с Законом  РФ от 06.12.91 № 1992-1 «О налоге на добавленную стоимость» и суммы НДС, подлежащие начислению в соответствии с выставленными счетами-фактурами.

      Так, получение денежных средств в  виде предоплаты в счет предстоящих  поставок товаров оформляется поставщиком  составлением счетов-фактур и записями в книге продаж (п. 11 постановления Правительства РФ № 914). При отгрузке товаров счет-фактура выставляется повторно.

      Использование показателей книги продаж с целью  подтверждения правильности начисления в бюджет не представляется возможным  без дополнительного контроля:

• полноты отражения счетов-фактур в книге продаж;
• обоснованности невключения счетов-фактур в книгу продаж данного отчетного периода;
• соответствия сумм НДС в книге продаж и сумм НДС в налоговой декларации по расчетам с бюджетом.

      Основной  целью формирования обобщающей информации по счетам-фактурам, выставленным поставщиками и подрядчиками, являются определение суммы НДС, подлежащей предъявлению бюджету. Для достижения поставленной цели в соответствии с положениями инструкции ГНС РФ от 11.10.95 № 39 об основных условиях предъявления бюджету НДС, уплаченного поставщикам и подрядчикам, постановление Правительства № 914 предусмотрен такой порядок ведения книги покупок:

• счета-фактуры, предъявляемые поставщиком, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и поступления приобретаемых товаров, т.е. на последнюю из дат оплаты или поступления (п. 17 постановления);
• в случае использования в непроизводственной сфере товара, по которому произведен зачет суммы НДС, в книге покупок делается запись, корректирующая эту сумму налога, с соответствующим уменьшением итоговой суммы налога, принимаемой к зачету в текущем отчетном периоде (п. 18 постановления).

      Таким образом, этим постановлением предусмотрена  всего одна корректировочная запись в книге покупок. Практика показала, что данной корректировки недостаточно для увязки сумм НДС, отраженных в книге покупок, с суммами НДС, фактически подлежащим предъявлению в бюджет.

      Таким образом, контроль за достоверностью показателей  книги покупок предполагает следующие дополнительные процедуры: документальный анализ обоснованности включения счетов-фактур в книгу покупок; взаимный контроль первичных документов и регистров бухгалтерского учета с записями в книге покупок по исключению сумм НДС по материальным ценностям, не использованным на производственные цели; арифметическая проверка восстановленных сумм НДС по материальным ценностям, на использованным на производственные цели; документальная и арифметическая проверка сумм НДС, предъявляемых по первичным документам и специальным расчетам по нормируемым расходам, затратам на командировки и приобретение материальных ценностей (например, ГСМ) за наличный расчет.

    Затраты по ремонту основных средств отражаются соответствующими первичными документами  по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные ими работы по капитальному и другим видам ремонта и других расходов.

    Затраты по законченному ремонту основных средств  подрядным способом отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета расходов по содержанию и эксплуатации оборудования и других основных средств в корреспонденции с кредитом счетов учета расчетов с подрядчиками. Затраты по законченному ремонту основных средств хозяйственным способом отражаются по дебету счетов по учету издержек производства (обращения) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

    Материалы должны передаваться подрядчику по приемо-сдаточному акту или накладной, которые подписываются специально уполномоченным представителем подрядчика, имеющим специальную доверенность.

    Документами, служащими основанием для отражения  в учете рассматриваемых операций, будут служить:

    - приемо-сдаточный акт (накладная)  на передачу материалов организации  - подрядчику;

    - акт на выполненные организацией - подрядчиком ремонтные работы, подтверждающий сам факт проведения  ремонта;

    - счет - фактура, выписанный организацией - подрядчиком на выполненные  работы, подтверждающий сумму НДС  и являющийся основанием для  его отнесения на счет 19;

    - платежное поручение (расходный  кассовый ордер, авансовый отчет), подтверждающее факт оплаты услуг  привлеченной организации и являющееся  основанием для принятия к  вычету уплаченного НДС. 
 

     3.2. Синтетический и  аналитический учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками  

      Порядок расчетов между предприятием и поставщиками и подрядчиками по внутрироссийским поставкам определяется в соответствии с правилами безналичных расчетов в РФ^*; по импортным поставкам - в соответствии с правилами международных расчетов.

      Условия внутрироссийских поставок формируются  в стране условиями (франко-завод; франко-станция  отправления; франко-вагон и др.), определяющими права и обязанности  продавцов и покупателей по отношению  к товару.

      Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» можно вести разными способами: на карточках суммового учета, по наименованию поставщиков. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60. Учет можно вести также по поставщикам, у которых остались незаконченные расчеты (сальдо).

     Аналитический учет расчетов должен обеспечить оперативный  контроль расчетов не только с каждым поставщиком, но и по каждой поставке. Поэтому учет расчетов организуют по поставщикам (подрядчикам) и по счетам-фактурам. Для этого используют журнал- ордер по кредиту счета 60 (форм № 6АПК) и реестр операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками (приложение к журналу-ордеру № 6АПК). В зависимости от объема расчетного оборота и интенсивности расчетных операций журнал-ордер может быть заведен на год, полугодие, квартал и месяц. Записи в реестре осуществляются линейно-позиционным способом. В конце месяца итоги записей (оборот) по каждому поставщику (подрядчику) из реестра переносят в журнал-ордер. Оборот в журнале-ордере показывают по контрагентам и в целом по корреспондирующим счетам (05-12, 20-35), что позволяет итоги журнала-ордера сверить с регистрами учета товарно-материальных ценностей и учета затрат.

     Аналитический учет по счету 60 ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей - по каждому  поставщику и подрядчику, в программе 1С предполагается к тому же аналитический учет по субконто.

     При этом построение аналитического учета  должно обеспечить возможность получения  необходимых данных по: поставщикам  по акцептованным и другим расчетным  документам; срок оплаты которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставщикам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой Расчеты предприятия за поступившие ТМЦ, принятые выполненные работы и потребленные услуги учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      Расчеты с поставщиками производятся независимо от того, поступили ТМЦ на склад  покупателя или находятся в пути. Если материальные ценности поступили  на склад покупателя, но поставщик  счет для оплаты не выставил (неотфактурованные поставки), то их приходуют по прейскурантным ценам или по ценам за аналогичные материальные ценности. При получении счета-фактуры ранее отраженная сумма сторнируется и проводится новая - предъявленная поставщиком.