Учет расчетов с подотчетными лицами

· осуществлением работ капитального характера, расходы  по которым учитываются в составе  прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта  строительства;

· подготовкой  и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются  в составе сметы на общехозяйственные  расходы;

· участия  в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация  имеет акции, расходы по которой  относятся к служебным командировкам  и учитываются в составе сметы  на общехозяйственные нужды;

· другими  аналогичными нуждами.

      Порядок и размеры возмещения  расходов, связанных со служебными  командировками, определяются коллективными  договорами или локально-нормативными  актами организации. При этом  размеры возмещения расходов  связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ  для организаций, финансируемых  из федерального бюджета. 

      Командировки, целью которых является  деятельность, не связанная с  производством, являются непроизводственными.  Расходы по данным командировкам  списываются за счет целевых  источников, относятся на финансовые  результаты. К таким командировкам  относятся поездки работников, связанные  с лечением, обслуживанием, передачей  объектов непроизводственного назначения  и т.п.

      Порядок оформления командировки  и расчетов с работником определяется  в Инструкции 62, согласно которой:

· фактическое  время нахождения работника в  командировке отмечается в командировочном  удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

· днем выезда считается день отправления  соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта;

· перед  командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в  пределах сумм, причитающихся ему  для выполнения установленного задания;

· организации  разрешается рассчитываться с командированным  работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее  известны. В этом случае работник в  составе авансового отчета не предоставляет  документы, подтверждающие его расходы  по командировке;

· по возвращении  из командировки работник обязан в  течение 3 дней предоставить руководителю организации для утверждения  авансовый отчет с приложением  командировочного удостоверения и  документов, подтверждающих достоверность  производственных расходов. По утверждении  отчета руководителем, он предается  в бухгалтерию для отражения  в бухгалтерском учете использованной суммы.

     На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов на бухгалтерские счета:

Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

         В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.   

    При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается следующая запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 
 
 

1.4 Невозвращение денежных средств, выданных под отчет 

     Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя) израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Отметим, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации.

     Суммы, подлежащие взысканию с  виновных лиц, оформляются следующей  записью:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

    При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм.

     Полученную в банке валюту  отражают:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 52 «Валютные счета» 

     Движение валютных средств отражается  в бухгалтерском учете в валюте  платежа и в рублевом эквиваленте,  рассчитанном по курсу ЦБ РФ  на день выдачи.

     После возвращения из командировки  и сдаче авансового отчета (в  течении 10 календарных дней с  даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц  отражается по курсу ЦБ РФ  на день отчета:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Для обоснования  правильности расчета суточных (или  если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к  авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

     Отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Дебет 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Учет расчетов с подотчетными лицами 

     В соответствии с Приказом Минфина РФ от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». В бухгалтерском учете организации, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные  расходы, а также на служебные  командировки предназначен  71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». Круг  подотчётных  лиц  на  предприятии должен быть  ограничен  разумными  пределами  и  утверждён  распорядительным документом по предприятию.

     Итак, счет 71- активно-пассивный, дебетовое   сальдо   отражает   сумму

задолженности подотчётных лиц  предприятию,  а  кредитовое  сальдо  –  сумму  не возмещённого перерасхода. По дебету этого счета отражается получение  авансов или возмещение расходов авансовому отчету, а по кредиту -  расход аванса и возврат неиспользованных  подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым. 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     В процессе своей финансово-хозяйственной  деятельности предприятия и организации  часто производят расчеты наличными  деньгами (не связанные с выплатой  заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих  целей, как правило, выдаются  под отчет. Поэтому практически  каждый бухгалтер сталкивается  с проблемой учета расчетов  с подотчетными лицами. Правильно  организованный бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами  на предприятии обеспечит контроль  за использованием денежных средств  и не создаст проблем с налогообложением  и аудиторской проверкой.

     Данный счет не имеет субсчетов,  однако он необходим для учета  операций финансово – хозяйственной  деятельности фирме. Подробный  учет этой деятельности ведется  с помощью актов, которые были  указаны в работе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов /Ю.А. Бабаев, И.П.Комиссарова - М.: ЮНИТИ-ДАНА,2005.
2. Командировки по России: спорные моменты /Земсков В.В. Главбух.-2006
3. Приказ Минфина РФ от 18.09.06 №11 5н (www.consultant.ru)
4. Налоговый кодекс (www.base.garant.ru)
5. Трудовой кодекс (www.rg.ru)
6. Порядок ведения кассовых операций (www.businesspravo.ru)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложения

Приложение 1

 

Приложение 2

 

Приложение 3