Учет расчетов с подотчетными лицами

Д–  т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», К– т 51 – 10 000 руб.

Д–  т 20 К– т 60 – 7000 руб. – на сумму стоимости оказанной услуги;

Д–  т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К– т 60 – 1260 руб. – на сумму НДС по стоимости оказанной услуги;

Д–  т 60 К– т 60, субсчет «Авансы выданные», – 8260 руб. – на сумму зачтенного аванса;

Д–  т 50 К– т 60 – 1740 руб. – на сумму остатка неиспользованного аванса, внесенного в кассу организации;

Д–  т 68 К– т 19 – 1260 руб. – на сумму НДС, предъявленную к зачету или возмещению.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В некоторых  случаях для целей финансового  или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, – в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

– на оплату труда;

– на оплату услуг  связи;

– на оплату транспортных услуг;

– на оплату коммунальных услуг;

– на оплату аренды за пользование имуществом;

– на приобретение основных средств;

– на приобретение материалов;

– на командировочные  расходы (с возможной дифференциацией  по видам расходов);

– на расчеты с поставщиками товаров и т.д.

Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется  дополнительной бухгалтерской записью  по дебету счета учета расчетов с  подотчетными лицами и кредиту счета  учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место в случае, если сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса.

Необходимость организации и ведения обособленного  налогового учета при списании подотчетных  сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов.

1.7 Материальная ответственность подотчетных лиц

С подотчетными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности, что  предполагает возможность полного  взыскания нанесенного ущерба с  подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом.

Судебная практика по делам, посвященным материальной ответственности, обобщена в постановлении  Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего  материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю».

В части, относящейся  к отношениям, возникающим по суммам материального ущерба, нанесенного  подотчетными лицами, по нашему мнению, заслуживают следующие разъяснения.

Судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотиву пропуска работодателем годичного срока, исчисляемого со дня обнаружения причиненного ущерба (часть вторая ст. 392 ТК РФ). Если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения заявлено ответчиком и истцом не будут представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления (часть третья ст. 392 ТК РФ). К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствующие подаче искового заявления.

Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Применительно к денежными средствам, по нашему мнению, речь может идти о несоблюдении требований Порядка ведения кассовых операций по обеспечению сохранности денежных средств, например при их выдаче подотчетному лицу существенно ранее того срока, когда они должны быть израсходованы.

К нормальному  хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие  современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла  быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

Неисполнение  работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это стало причиной возникновения ущерба.

В силу ст. 240 ТК РФ работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. При этом читателям следует иметь в виду, что собственник имущества организации может ограничить право работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации (ст. 240 ТК РФ). В отношении подотчетных сумм законодательные и нормативные акты, допускающие возможность отказа от возмещения ущерба, нам неизвестны, так же как и акты, позволяющие уменьшать сумму ущерба от утраты наличных денежных средств.

При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, суду необходимо иметь в  виду, что в соответствии с частью первой ст. 246 ТК РФ при утрате и порче  имущества он определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения. Если на время рассмотрения дела в суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой или порчей имущества, в связи с ростом или снижением рыночных цен изменится, суд не вправе удовлетворить требование работодателя о возмещении работником ущерба в большем размере либо требование работника о возмещении ущерба в меньшем размере, чем он был определен на день его причинения (обнаружения), поскольку ТК РФ такой возможности не предусматривает.

Данное разъяснение  может быть весьма существенным в  случае, если ущерб нанесен лицом, получившим под отчет валютные средства (например, при зарубежных командировках). 

2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами по суммам, выданным на командировочные расходы 
 

    Несмотря  на  то,  что  тема  расчетов  предприятий   с   сотрудниками,

выезжающими в служебные командировки, как  по России, так и в другие  страны,

достаточно  хорошо изучена и освещена в специальных  изданиях,  у бухгалтеров

довольно  часто  возникают  вопросы  по  поводу  правильного   отражения   и

налогообложения командировочных расходов.

    Для того чтобы найти правильное  решение  при  возникновении   сложных  и

неоднозначных  ситуаций,  бухгалтеру   необходимо,   прежде   всего,   четко

представлять, какими отраслями законодательства  регулируются  те  или  иные

аспекты   правоотношений,   возникающих   при   направлении   работников   в

командировку.

    Так, все  отношения,  возникающие   между  работодателем  и  работником,

направляемым  в  служебную  командировку,  регулируются  нормами   трудового

законодательства  и находятся в ведении Правительства  РФ, Министерства  труда

РФ,  Министерства  социальной  защиты  населения  РФ,   Федеральной   службы

занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав  администраций  и  органов

местного  самоуправления.

    В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства РФ  от 26.02.92г.

№ 122 «О нормах возмещения командировочных  расходов»  Министерству  финансов

РФ,  по  согласованию  с  Министерством  труда  и  занятости  населения  РФ,

предоставлено   лишь   право   вносить   изменения   в   нормы    возмещения

командировочных расходов с учетом изменения индекса  цен.

    В  настоящее  время  при   расчетах   с   работниками,   выезжающими   в

командировки, следует руководствоваться  Инструкцией  министерства  финансов

СССР,  Госкомтруда  СССР  и  ВЦСПС  от  07.04.88г.   №   62   «О   служебных

командировках в пределах СССР»  и  Постановлением  Госкомтруда  СССР  от  25

декабря 1974г. № 365 «Об утверждении  правил  об  условиях  труда  советских

работников  за границей».

    Указанные документы в соответствии  с пунктом 3.3.  письма  Министерства

юстиции России от 3 июня 1993г.  №  08-09/307  не  подлежат  государственной

регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти  нормативные

акты  не были  отменены  в  порядке,  предусмотренном  пунктом  6  указанного

письма.

    Служебной командировкой в соответствии  с пунктом 1  Инструкции  Минфина

СССР, Госкомтруда  СССР и  ВЦСПС  от  7  апреля  1988г.  №  62  «О  служебных

командировках в пределах СССР» признается поездка  работника по  распоряжению

руководителя  предприятия  на  определенный  срок  в  другую  местность  для

выполнения  служебного поручения вне места  его постоянной работы.

    Из этого определения можно  сделать вывод, что в командировку  могут быть

направлены  только работники, состоящие  с  данным  предприятием  в  трудовых

соглашениях на основании главы III «Трудовой  договор  (контракт)»  КЗоТ  РФ,

то есть  те, для которых данное предприятие является  либо  основным  местом

работы, либо  местом  работы  по  совместительству,  так  как  только  такие

работники  должны  подчиняться  распоряжениям  руководителя  и   внутреннему

трудовому распорядку в целом (статья 15 КЗоТ РФ).

    Если работник принят на работу  по трудовому  соглашению  и   в  трудовом

соглашении  определено, что он имеет свободный  график работы и не  содержится

определенный, конкретный перечень работ, которые  он  должен  выполнить,  то

такой договор можно признать трудовым договором в соответствии  со  статьёй

15 КЗоТ  РФ. Свободный график работы, в   данном  случае,  является  одним   из

возможных вариантов внутреннего трудового  распорядка.  Следовательно,  такой

работник  может быть направлен в служебную командировку.

    Если же работник будет принят  для выполнения конкретного   объема  работ