Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета

Содержание

Введение

I  Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета

1. Выдача денежных средств  под отчет
2. Авансовый отчет
3. Возврат денежных средств выданных  под отчет
4. Невозвращение денежных средств выданных под отчет
5. Основные проводки связанные с выдачей денежных средств  под отчет

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I  Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета 

 

    Любая организация во время осуществелния  своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от от 31.10.00 №94н  «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и инструкции по его применению» (в в последней  редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете  организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

    Также в своей работе бухгалтеру необходимо руководствоваться порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 №40 (далее  — порядок ведения кассовых операций).

    Согласно  п. 11 порядка ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных  подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих  на самостоятельном балансе и  находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

    Следовательно, список сотрудников, имеющих право  получать денежные средства под отчет, размер денежных средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом руководителя организации.

    Сотрудников организации, получающих наличные деньги с последующей сдачей отчета об их использовании, принято называть подотчетными лицами.

1. Выдача денежных средств  под отчет

    Наличные  денежные средства выдаются под отчет, как правило, на:

     - хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);

    - командировочные расходы (покупка билетов, оплата проживания); представительские расходы.

    Согласно  п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет  производится из касс предприятий, при  временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или  лицам, их заменяющим, чеки на получение  наличных денег непосредственно  из кассы банка.

    Выдача  денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Образец заполнения расчетно-кассового ордера представлен в приложении 1. 
 
 
 
 
 

    Стоит отметить, что передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается.

    В пункте 11 порядка проведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

    При направлении сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие  документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1:

    - приказ (распоряжение) о направлении  работника(ов) в командировку (унифицированная  форма №Т-9(9а)).Он применяется  для оформления и учета направления  работника(ов) в командировку(и). Заполняется  работником кадровой службы на  основании служебного задания,  подписывается руководителем организации  или уполномоченным им на это  лицом; 

    - командировочное удостоверение  (унифицированная форма №Т-10). Она  является документом, удостоверяющим  время пребывания в служебной  командировке (время прибытия в  пункт назначения и время убытия  из него)и выписывается в одном  экземпляре работником кадровой  службы на основании приказа  (распоряжения) о направлении в  командировку;

    - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (унифицированная  форма №Т- 10а), он применяется  для оформления и учета служебного  задания для направления в  командировку, а также отчета  о его выполнении и утверждается  руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

    Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой  проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая  обоснованность произведенных командировочных  расходов.

    Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

    Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

1. Надо отметить, что выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.Иногда на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются по причине отсутствия таковых. 
      2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, оформления командировочных документов не требуют.

 

    Итак, при направлении работника в  служебную командировку ему гарантируются (от. 167ТК РФ):

    • сохранение места работы (должности) и среднего заработка; 
   • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. 
  

    Расчет  среднего заработка производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной  системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают  должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая  среднего заработка.

Срок  командировки

    Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749   
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

     Но, будет более логично, выписывать командировку, к примеру, по 30 (или 31) декабря текущего года. Ведь дешевле оплатить работнику преприятия дорогу в оба конца, чем выплачивать ему суточные за новогодние праздники, а также решать проблемы с исчислением среднего заработка за этот же период. В соответствии с п. 4 Положения днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного - именно от места работы, а не от места жительства. 
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда работника в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда работника до пункта отправления. РАНЬШЕ :Срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути (за исключением командировки для выполнения строительных и пуско-наладочных работ, в этом случае командировки могут быть продолжительностью до 1 года). В случае необходимости, например при длительной командировке, заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. Количество командировок не ограничено. 
У работников-иностранцев расчет сроков пребывания в командировках иной. 
Общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу (разрешено временное проживание), в случае его направления в служебную командировку, а также если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, зависит от правового положения иностранца. Так, для временно пребывающего в России иностранца период командировки не может превышать 10 календарных ней в течение периода действия разрешения на работу, а для временно проживающего - 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев. 
Общая продолжительность трудовой деятельности иностранца вне пределов соответствующего субъекта РФ, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не может превышать:

 
    • для временно пребывающего  в России - 60 календарных дней  в течение периода действия  разрешения на работу; 
    • для временно проживающего в России - 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

Возмещение  расходов, связанных  со служебной командировкой

    В случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику (ст .168 ТК РФ):

 
    • расходы по проезду; 
    • расходы по найму жилого помещения; 
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); 
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. 
   

      Работникам организаций, финансируемых из регионального или местного бюджетов, возмещение расходов, связанных с командировкой, производится по правилам, устанавливаемым нормативными правовыми актами субъекта РФ или органа местного самоуправления. Для организаций, не получающих бюджетного финансирования, возмещение работникам расходов, связанных с командировкой, осуществляется по усмотрению работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов в этом случае устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре. В частности, в соответствующем Положении должны быть определены порядок оформления командировки, нормы суточных, категории транспорта для следования в командировку, предельные суммы расходов на проживание, вопросы учета рабочего времени в командировке.

Ограничения на направление в  служебные командировки

Запрещается направление в служебные командировки:

 
    • беременных женщин (ст. 259 ТКРФ); 
    • работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки: 
    • женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,  
    • работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, 
    • работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением. 

    Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без  матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные  категории работников должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку. В приказе о направлении  в командировку для этих категорий  работников должна присутствовать специальная  строка и место для дополнительной росписи. В комплект документов для оформления служебной командировки входят: