Учет лекарственных средств

Большое количество периферийного оборудования, поддерживаемого системой, приобретает особую актуальность для межрегиональных аптечных сетей. Сегодня нельзя забывать также и об эквайринговых системах: обеспечение работы с кредитными картами стало уже распространенной практикой, а уход от отдельного EFT-терминала к встроенному снижает время обслуживания клиента и, главное, устраняет ошибки, вызванные дополнительным ручным вводом информации.

Важен для сетевых аптек и такой критерий, как стоимость доработки ПО по индивидуальным заказам: как правило, крупные аптечные сети со временем вырабатывают собственное ноу-хау, следуя маркетинговым тенденциям в своих регионах, и предоставляют запросы на доработку ПО с учетом местной специфики.

Иными словами, необходимо обратить внимание на следующее: клиент в конечном итоге покупает не программу, а технологию, в которой существенны не только функционал ИС, но и время внедрения, стоимость проекта и совокупная стоимость владения продуктом (TCO, включающая в том числе и стоимость адаптации и сопровождения).

 

 

1.3 Тенденции и перспективы

 

 

Как уже упоминалось, одной из наиболее серьезных тенденций сегодня является интенсивное развитие аптечных сетей и уменьшение количества независимых аптек. Понятно, что не только полноценное развитие, но и само существование торговой сети ныне невозможно без использования соответствующих ИТ. Именно поэтому, наиболее востребованными будут решения, позволяющие централизованно, но в то же время гибко управлять ассортиментом, маркетинговыми программами, ценовой политикой в рамках аптечной сети. При этом должны соблюдаться высокие требования к надежности работы ПО в аптеках с тем, чтобы не росли издержки, связанные с его эксплуатацией. Преимущество получат компании, предлагающие решения не для аптеки как таковой, а для сети аптек и использующие в качестве платформы высоконадежные СУБД.

Одно из новых направлений на этом рынке, создание компаний, берущих на аутсорсинг управление товарными запасами аптеки, ценовой политикой, маркетинговыми программами. Аптеки при этом сохраняют юридическую и финансовую независимость и получают имеющиеся у аптечных сетей преимущества в отношении уровня цен (при закупках товара у поставщиков) и использования труда высококвалифицированных (и, следовательно, высокооплачиваемых) менеджеров.

Интересной тенденцией на фармацевтическом рынке является и рождение новых торговых форматов: так, сегодня актуальны уже не просто аптеки, где продаются только лекарственные препараты, но так называемые “магазины здоровья”, где можно купить препараты по уходу за внешностью, получить консультацию офтальмолога, который может работать здесь же, и т. п. Для обеспечения работы таких комплексных торговых центров, нужны ИС с расширенным спектром возможностей.

Однако и независимые аптеки не желают сдавать позиции, стремясь к оптимизации работы, к прозрачности учета товародвижения и финансовых средств с помощью ИТ. Ведь небольшим аптекам зачастую достаточно автоматизации приходования товара, печати накладных и ценников и ведения необходимой первичной документации. Для самостоятельных аптек (впрочем, и для многих сетей) важными критериями являются удобство системы в эксплуатации, простота в обучении персонала работе с ПО, а также стоимость и качество обслуживания.

Сегодняшнее состояние автоматизации аптечной розницы во многом напоминает ситуацию с внедрением ИТ в торговых сетях несколько лет назад, когда комплексный подход к автоматизации здесь еще только зарождался, не все виды ИС были востребованы, не было особых требований к интеграции систем. Кстати, и тот факт, что в беседах с экспертами нам не удалось получить оценки общего объема этого сегмента рынка, говорит о начальной стадии его развития. “На данном этапе автоматизации аптечных учреждений комплексный подход в основном заключается во внедрении бухгалтерской и учетной системы. Одно лишь сокращение дублирования ввода высвобождает до 50% времени персонала, как правило, имеющего высокую квалификацию и получающего за свой труд немалое вознаграждение. Кроме того, предоставление доступа к данным за всю историю работы аптечного предприятия дает возможность использования специализированных систем прогнозирования спроса.

Сегодня в секторе традиционного (не фармацевтического) ритейла аналитические системы и пакеты для планирования и прогнозирования уже используются наиболее продвинутыми участниками рынка, и недалек тот день, когда они станут неотъемлемой принадлежностью каждой уважающей себя торговой сети. Поэтому тот факт, что о подобных системах уже задумываются участники фармацевтического рынка, ясно говорит о том, что он активно набирает обороты. И вполне возможно, что темпы его развития будут выше, чем в свое время у обычного (не фармацевтического) ритейла; опираясь на опыт последнего (в сочетании с пришедшими сюда уже заметными капиталами), сегмент аптечной розницы может сделать в ближайшее время очень существенный рывок.

 

2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

2.1 Характеристика объекта  автоматизации

 

 

 Объектом исследования является  ТОО «Аптека «Солнечная» по  продаже по продаже лекарственных  средств.

ТОО «Аптека «Солнечная» создана в 2001 году. В 2005 году было открыто 2 аптеки, в 2007 еще 2, на данный момент ТОО «Аптека «Солнечная» насчитывает 9 филиалов.

В нашей стране, как и во многих других странах, в аптечном бизнесе на первое место стали выходить именно сети аптек. Это можно объяснить следующими факторами.

Во-первых, сетевые аптеки закупают намного большие партии препаратов, чем отдельные аптеки, соответственно они получают гораздо большие скидки на закупочные цены, им может быть предоставлена отсрочка платежа, или они даже могут себе позволить осуществлять закупки непосредственно у самого производителя.

Во-вторых, сети аптек имеют централизованный аппарат управления, что значительно сокращает издержки на маркетинговые исследования, издержки по учету и финансированию, сокращает складские затраты.

В-третьих, сеть аптек может позволить себе сделать качественную рекламу для привлечения клиентов. Может проводить различные акции, предоставлять скидки определенным слоям населения, выдавать дисконтные и накопительные карты.

Кроме этого, как правило, в подобных аптеках мы можем найти очень большой ассортимент не только лекарственных препаратов, но и различных сопутствующих товаров – это косметические лечебные средства, предметы личной гигиены, детское питание и различные товары для детей, их мам и беременных женщин. Это настоящая семейная аптека, где можно приобрести продукцию для здоровья всех членов семьи. Все это позволяет привлечь в аптеку широкие слои населения, так как практически любой человек, зайдя туда, сможет купить все необходимое для всей семьи.

Важный пункт – это наличие в аптеке квалифицированного персонала, а особенно врача, у которого можно получить консультацию по поводу того или иного заболевания. Естественно, что лучше всего обращаться к врачу в поликлинике, но бывают случаи, когда такой возможности просто нет, и тогда врач-консультант в аптеке, именно врач, а не просто провизор – просто находка! В таких же экстренных случаях незаменимы аптеки круглосуточные. В любой сети аптек есть круглосуточные аптеки, причем располагаться они должны в разных частях города, одна из которых обязательно должна быть в центре.

Это самые главные факторы, по которым в наших городах практически перевелись одиночные аптеки, зато есть много аптек, аптечных киосков или круглосуточных аптек, принадлежащих одной компании.

Во внешней системе ТОО «Аптека «Солнечная» выполняет роль посредника между производителями товаров и клиентами на эту продукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 1.

 

 

Рисунок 1. Схема внешней среды фирмы

 

ТОО «Аптека «Солнечная» ведет оптовую и розничную торговлю. Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятие оптовой торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые товары.

Продукция поступает от оптовых фирм и реализуется непосредственно потребителям, нуждающимся в данном виде товаров.

Приемка товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с инструкциями, принятыми в организации.

Приемка товаров по количеству - это сверка массы, числа мест, единиц фактически поступивших товаров с показателями сопроводительных документов.

Приемка товаров по качеству - это выявление качества и комплектности товара, соответствия тары, упаковки, маркировки установленным требованиям, а также сопроводительным документам.

После приемки товара необходимое его количество поступает в торговый зал, а остальная часть перемещается в складские помещения. При организации хранения товаров основное внимание должно быть уделено борьбе с товарными потерями. Рациональная организация хранения предполагает создание условий хранения товаров в соответствии с их физико-химическими свойствами, оптимальное размещение товаров в местах хранения с учетом времени их поступления и очередности продажи, частоты спроса, эффективного использования площади кладовых.

Опишем организационную структуру управления предприятием.

Во главе фирмы стоит директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков. Директор назначается Учредителем Финансовый директор анализирует, прогнозирует и соответственно разрабатывает стратегию развития фирмы в области финансов. Он возглавляет финансовый отдел: несет ответственность в соответствии с должностной инструкцией. Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок покупателей и остатков на складах.

Отдел бухгалтерии включает в себя три подотдела: это главный бухгалтер, выписка, платежи и касса.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

В процессе исследования существующей системы обработки экономической информации на предприятии ТОО «Аптека «Солнечная» были выявлены недостатки.

Рассмотрим организационные недостатки:

1. В организации минимально используется персональный компьютер.

2. Нерациональное использование средств информационных технологий.

3. Недостаточная квалификация сотрудников.

Среди технических недостатков следует отметить отсутствие единой информационной системы, обеспечивающей централизованное хранение данных, сквозной учет реализации товара и автоматизированную подготовку всех необходимых печатных документов.

Важным требованием к программному обеспечению для аптеки является возможность быстрого освоения всего учетного комплекса, как хозяином аптеки, так и персоналом. Большинство аптек использует упрощенную схему и работает на едином налоге. При этом предприниматель нередко принимает активное участие в ведении учета. Как правило, у него нет времени на освоение основ бухгалтерии. Программа должна «общаться» на языке, понятном предпринимателю. Это значительно упрощает освоение системы и её последующую эксплуатацию.

 

 

 

 

 

 

 

3..ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

 

3.1 Постановка задачи

 

 

Создать программное приложение «Учет лекарственных средств», организующее операции с лекарствами (регистрация, продажа, учет и т.д.), прибыль за месяц.

Приложение должно предоставлять отчеты, включающие расчеты самых популярных лекарств и самых популярных показаний за месяц.

Опишем основы функционирования рассматриваемого объекта, то есть «Справочник фармацевта», с помощью программы BP Win.

На нулевом уровне входными данными служат: информация о лекарствах, информация о поставщиках, заказ.

Косвенно на данное предприятие влияют законы, устав предприятия и спрос. Сотрудники и оборудование также имеют очень важное значение на работу предприятия, поэтому они также косвенно влияют на него.

Выходными данными являются: доход, отчеты и ответ на заказ.

 

 

Рисунок 2 - Функциональная диаграмма 0 уровень

 

В результате, можно разработать логическую структуру БД, используя программу  ERWin.

 

 

 

Структура Базы данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

рис. 3. Логическая структура БД

 

 

Таблица 2 - Физическая структура базы данных

Склад
Ключ	счетчик
Код	числовой
Дата поставки	дата
Срок хранения	текстовый
Количество на складе	числовой
Код поставщика	числовой

 

 

Лекарства
Ключ	счётчик
Название	текстовый
Тип лекарства	текстовый
Дата выпуска	дата
Цена	денежный