Учет лекарственных средств

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Данный курсовой проект посвящен теме разработки информационной системы в учете лекарственных средств.

Объектом разработки является информационная система для накопления, доступа, обработки и администрирования информации, хранящейся в базе данных сети аптек.

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим некоторые сети аптек используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы предприятия, нельзя не отметить, что их эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

При организации учета в сети аптек важную роль играют программные и технические средства автоматизации как мобильные, так и стационарные: сканеры штрих кодов, принтеры этикеток, терминалы сбора данных. Все это, наряду с программным обеспечением, позволяет вести учет товара в тот момент, когда он перемещается или продается. Темп современного бизнеса не позволяет откладывать процесс регистрации движения товаров.

В этой связи тема настоящего курсового проекта является на сегодняшний день актуальной значимой для эффективного функционирования сети аптек

Цель курсового проекта – разработать информационную систему учета лекарственных средств, которая обеспечит корректное ведение базы данных, содержащих данные о товарном ассортименте, клиентах и поставщиках, приходе и расходе товара, счетах, счетах-фактурах, накладных, чеках, а также дополнить ее средствами точного и частичного поиска информации, обеспечения ссылочной целостности базы данных, формирования различных отчетов т.д.

Объектом исследования является сеть аптек «Солнечная»

Разрабатываемая система предназначена для автоматизации торгово-закупочной деятельности предприятия с учетом всех требований, выдвигаемых к программному обеспечению специфичному в рамках данной предметной области.

Основной задачей данного проекта является создание диалоговой автоматизированной системы управления торговой деятельностью, позволяющей устранить недостатки настоящих торговых процессов.

Важной задачей создания системы является сокращение времени на проведение основных операций персоналом организации, что, безусловно, должно повлечь за собой качественные улучшения в деятельности организации.

Формирование достоверной информации в виде различных отчетов и диаграмм, для объективной оценки текущего состояния дел на предприятии.

Система должна обеспечивать выполнение функций, связанных с ведением учета закупок и продаж продукции, а именно программа должна обеспечивать:

1. Корректное ведение базы данных (добавление, удаление, редактирование записей);
2. Вести учет прихода/расхода товаров;
3. Данные должны иметь возможность выгрузки в MS Excel. Также должна быть возможность графического отображения выходных данных.
4. Общим требованием системы является создание дружественного интерфейса, с помощью которого пользователь мог бы легко и быстро занести информацию в базу данных, по вышеперечисленным требованиям.

В дополнение к основным функциям для  практического использования должен быть разработан пользовательский интерфейс (сделан компактнее и систематизирован).

Программа должна:

-  обладать развитым графическим  интерфейсом. С данной программой смогут работать пользователи различной квалификации.

- позволять заносить и хранить  информацию в базе данных, редактировать  её, формировать отчёты.

- значительно уменьшить затраты  времени на составление текущей  документации и итоговых отчетов, исключает возможность ошибок в расчетах, может использоваться в различных масштабах, т.е. может работать с огромным количеством данных, не требует перепрограммирования при смене моделей оборудования, характеристиках, ценах и т.п.

Программа должна быть создана в инструментальной среде разработки приложений Borland Delphi 7.0, реализующей современные подходы к программированию: объектно-ориентированный подход и визуальные средства быстрой разработки приложений.

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

1.1 Необходимость автоматизации.

 

 

Аптека — это в первую очередь точка, где осуществляются продажи, поэтому многие бизнес-процессы здесь те же, что и в обычном магазине. Перечень задач, подлежащих автоматизации в отдельной (самостоятельной) аптеке, включает в себя:

1. бухгалтерский учет;

2. заказ товара у поставщиков (широкий ассортимент и наличие большого числа поставщиков диктуют необходимость реализации электронного заказа с применением специальных возможностей для сравнения цен разных поставщиков);

3. анализ товародвижения и формирование аналитических отчетов по разным группам товаров;
4. регистрация и учет продаж.

Для аптечной сети список таких задач будет более длинным, в него входят, например, ведение классификаторов товаров, централизованный финансовый и планово-экономический учет, логистика (переброска товара со склада в розничные точки), управление персоналом. Помимо этого в зависимости от принятых схем работы заказ товара у поставщиков может осуществляться либо централизованно, либо самими точками продаж (т. е. децентрализовано). То же относится и к ценообразованию: расценка фарм-препаратов может осуществляться как непосредственно в аптеках, так и в центральном офисе.

Кроме того, сегодня в рознице для активизации продаж применяют целый спектр инструментов для повышения лояльности потребителей. “Один из них — дисконтные программы разного типа. Они включают в себя проведение ограниченных по времени действия рекламных акций; кроме того, востребовано ведение автоматизированной работы с врачами и возможность бронирования товара по телефону. Интегрированный в систему справочник “Видаль” позволяет непосредственно из терминала программы осуществлять выбор препарата по болезням, АТХ и фармгруппам, предоставляя доступ к аннотациям препаратов, информации об аналогах и их наличии в аптеке”.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

Во-первых, аптечные сети работают с огромным ассортиментом и практически все товары в аптеке имеют сроки годности. “Это предъявляет специфические требования к информационной системе, которая должна располагать функционалом для учета сроков годности нескольких тысяч позиций. Еще одной особенностью товарного ассортимента в аптеке является наличие нескольких видов одного и того же препарата: это может быть один медикамент в различных формах выпуска — спрей, гель, мазь и т. д., в различных дозировках, препараты для детей, взрослых и т. д. ИС должна позволять просматривать и выбирать товарные позиции, перемещаясь по каталогу товаров, создавая подгруппы в рамках одной группы товара, и помогать осуществлять оперативный поиск препарата в процессе работы с клиентом”.

Во-вторых, в аптеках ведется строгий партионный учет (иногда учет по серийным номерам) в соответствии с требованиями GMP, особенно если есть собственное производство (приготовление лекарств на заказ). “В последнем случае данный стандарт (GMP) предусматривает обеспечение определенного документооборота, правил хранения, а также учет по составу вещества в сырье. Здесь имеется своя специфика: все поступающие партии субстанций, препаратов проходят в аптеках обязательный входной контроль. Все действия, связанные с получением, производством, распределением, в том числе и с контролем, описываются стандартными процедурами. Контроль выполняется в соответствии с фармакопеей, сборником стандартов и положений, регламентирующих качество лекарственных средств (ЛС). Уникальный номер присваивается каждой партии для того, чтобы можно было на готовый препарат собрать досье серии, где указываются место и дата приобретения всех компонентов (субстанций, вспомогательных веществ), которые входят в готовый препарат согласно спецификации, а также приводятся результаты испытаний этих компонентов, условия производства и ход технологического процесса (сколько, при какой температуре выдерживалась смесь, какие происходили реакции и т. д.). Кроме того, существует такое понятие, как спецификация. Это перечень веществ, входящих в готовый препарат. Обычно здесь указывается, какую влажность и/или какую концентрацию активного вещества в субстанции должны иметь компоненты, из которых готовится ЛС, а следовательно, и информационная система должна иметь функционал для работы с учетом массы, влажности, содержания активного вещества”.

В отношении готовых препаратов важность партионного учета также не вызывает сомнения, так как могут возникнуть ситуации, когда необходимо изъять целую партию бракованного товара. Производителю надо знать, куда она разошлась — по каким торговым точкам, через каких дистрибьюторов. ИС должна давать возможность отследить путь движения бракованного товара практически до покупательского чека.

Эксперты называют еще ряд функций, обязательных для аптечной информационной системы: расценка товара в соответствии с правилами регулируемого ценообразования на отдельные группы ЛС, по серийный учет ЛС и отслеживание забракованных серий, наличие функции отпуска по льготным и бесплатным рецептам и персонифицированный учет отпуска данного вида ЛС больным, имеющим право на льготы; отслеживание фальсификатов, контроль за обязательным ассортиментом, специальный учет ряда групп ЛС — сильнодействующие ЛС, группы А и Б и пр. Организация справочной службы с функцией предоставления информации о наличии товара в любом подразделении аптечной сети в режиме реального времени, взаимодействие автоматизированной системы управления аптекой с внешними справочными системами, работа с банковскими картами; возможность использования подарочных сертификатов, промо акций, торговли “по образцам”.

Для обеспечения всех этих запросов необходимы ИС, обладающие соответствующим функционалом.

 

 

1.2 Какие ИС нужны аптеке.

 

 

Базовый комплект ПО для аптеки должен обеспечивать электронное взаимодействие с поставщиками (от заказа до приходования накладных), ведение партионного учета, контроль сроков годности и забракованных серий медицинских препаратов, возможность возврата товара поставщику (например, в случаях когда у лекарства, лежащего в аптеке, заканчивается срок годности или обнаруживаются какие-то дефекты) и возврата товара от потребителя (если, скажем, обнаруживается, что данная партия – фальсификат) переоценку товара, межаптечную переброску товара для сетей и аптек с удаленными киосками, розничную реализацию (кассовый модуль), инвентаризацию, выгрузку данных в систему бухгалтерского учета и предоставление оперативной отчетности.

Средняя аптека сегодня включает следующее оборудование: два-три автоматизированных торговых места на базе фискального регистратора (компьютер, собственно фискальный регистратор, сканер штрих кодов, дисплей покупателя, денежный ящик), один компьютер материально-ответственного лица, один компьютер в качестве сервера БД.

В аптеках с открытой выкладкой могут также применяться системы безопасности (в частности, антикражные устройства) и видеонаблюдения. В крупных торговых сетях уже существует практика интеграции таких систем с ИС (например, с кассовыми системами — для предотвращения или пресечения злоупотреблений персонала и покупателей), но в аптечном деле, даже в крупных сетях это пока мало востребовано в связи со вторичностью такой задачи по отношению к автоматизации основных бизнес-процессов.

Система контроля доступа (СКД) может применяться для учета посещений склада с медикаментами. “Связано это с тем, что аптеки работают с наркотическими препаратами, и для предотвращения злоупотреблений с этими продуктами СКД очень эффективны. Их интеграция с бэк-офисом позволяет создать единое информационное пространство и в режиме реального времени контролировать посещаемость склада. В случае каких-либо нарушений система помогает легко выявить виновного. Кроме того, это дает возможность жестко ограничить и доступ к хранящейся здесь информации. Таким способом топ-менеджер компании получает полное представление о системе безопасности во всей сети и может вовремя отслеживать возникновение нештатных ситуаций и принимать меры для их разрешения”.

Ключевыми критериями при выборе ИС являются:

• стоимость базового комплекта и услуг технической поддержки (что особенно критично для не сетевых аптек);
• возможность своевременных доработок системы под новые требования рынка и пожелания заказчика (пользователя);
• невысокие требования к оборудованию (сервер, рабочее место директора, рабочее место кассира) — это позволяет избежать дополнительных затрат на закупку нового оборудования и использовать уже имеющиеся в наличии компьютеры;
• поддержка системой большого спектра периферии (фискальные регистраторы, сканеры штрих кода, дисплеи покупателя, термопринтеры печати штрих кода и т. п.);
• наличие и доступная цена дополнительных модулей для увеличения функционала базового комплекта (особенно важно для динамично развивающихся аптечных учреждений);
• для используемой СУБД важны стоимость самой СУБД и дополнительных лицензий на рабочее место, квалификация ИТ-персонала для администрирования;
• способность взаимодействовать с наиболее распространенными программами бухгалтерского учета.

Для аптечных сетей, особенно крупных и динамично развивающихся, иерархия ключевых критериев будет несколько другой, чем для отдельных аптек. Так, здесь на первое место выйдут высокие требования к СУБД, используемой в офисе для консолидации данных, а также к аппаратной части офиса (сервер, рабочее место менеджера). Для крупных аптечных сетей рекомендуется оборудование, гарантирующее отказоустойчивость и бесперебойность в работе, так как сбои в офисном оборудовании могут оказывать негативное влияние на всю аптечную сеть.

Очень важно, чтобы в ИС была возможность оперативной консолидации данных, для быстрого обмена информацией о наличии товара в режиме реального времени как между несколькими аптеками одной сети, так и между аптеками сети и центральным офисом. Центральный офис получает от аптек отчеты о реализации товаров и на их основе осуществляет планирование закупок. Чрезвычайно важна также масштабируемость ИС, особенно на современном этапе, когда аптечные сети быстро увеличиваются. Если компания растет более чем на 30% в год, это значит, что система должна легко справляться с увеличением числа пользователей.