Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

    - в конце платежной или расчетно-платежной  ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их  с общим итогом по ведомости и расписаться;

    - записать в кассовую книгу,  фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп:  «Расходный кассовый ордер №  ______». 

    Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные  кассиром в платежных или расчетно-платежных  ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

    На  предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или  расчетно-платежным ведомостям может  производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками. На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

      1.4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

    В настоящее время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

    Данная  книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий  и различного рода компенсационных  выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут  полную материальную ответственность за них. Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы).

    Предприятия могут получать выручку наличными  денежными средствами не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц. Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой. Пример: Дебет 50 субсчет «Касса организации» Кредит 62 - получены денежные средства от покупателей Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами. С 21 ноября 2001г. лимит составил 60 000 рублей по одной сделке.

    Документами, подтверждающими осуществление  расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности. За несоблюдение норм Указа Президента РФ № 1212 на предприятие налоговым органом или федеральным органом налоговой полиции налагается штраф Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные документы (доверенность, накладная) расчетные документы (счет-фактура) являются основанием для расчета. На основании этих документов производится прием наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому ордеру.

      1.5 Порядок ведения кассовой книги

      Для учета поступления и выдачи  наличных денежных средств в  кассе организации применяются  кассовую книгу. Каждое предприятие  ведет только одну кассовую  книгу, которая должна быть  пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

    Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

    Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому кассовому  ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы. Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира.

    Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты. В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

    Кассовые  операции проверяются по кассовой книге. В ней фиксируются все факты  поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе. Так как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под копирку, то при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.

    На  конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «касса», являющееся разницей сумму оборотов поступления  с остатком на начало отчетного периода  и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса». Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с главной книгой, журналом-ордером с ведомостью по счету 50 «Касса» и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей.

    Для подтверждения полноты и своевременности  оприходования денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется  метод взаимного контроля, при  котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса» а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Обе суммы должны совпадать. Предприятия за неоприходование или неполное оприходования денежной наличности подвергаются штрафу в трехкратном размере не оприходованной суммы.

    1.6 Учет операций с наличной иностранной валютой

      Валютные операции - это операции, связанные с переходом права собственности и иных прав на валютные ценности. В том числе это операции, связанные с использованием в качестве средства платежа иностранной валюты и платежных документов, выраженных в ней.

    В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным приказом Минфина России от 10 января 2000г. № 2н, стоимость имущества и обязательств организации, в том числе и денежных знаков, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и отчетности пересчитывается в рубли. Пересчет стоимости иностранной валюты в рубли обязательно производится по курсу, соответствующему дате совершения операции в иностранной валюте и дате составления бухгалтерской отчетности. При этом используется курс Центрального банка РФ на дату совершения операции.

    Пересчет  иностранных денежных знаков может производиться и по мере изменения курса иностранной валюты. Датами совершения кассовых операций являются даты оприходования и выбытия иностранной валюты из кассы. Наличная иностранная валюта используется, прежде всего, на оплату расходов по загранкомандировкам. Иностранная валюта выдается банком на ранее чем за 10 рабочих дней до даты отъезда сотрудников.

    Вернувшись  из командировки, сотрудник должен в течение 10 календарных дней сдать неиспользованную валюту в кассу предприятия и представить авансовый отчет в бухгалтерию. Неизрасходованные подотчетные суммы в течение 10 дней с момента возврата подотчетным лицом должны быть внесены в банк.

    При оформлении первичных кассовых документов, а также в регистрах бухгалтерского учета проставляется две суммы – в иностранной валюте и в рублях. В кассовых ордерах сумма в иностранной валюте указывается в графе «Сумма», а по строке «Сумма прописью» ставится сумма в рублях по курсу Центрального Банка РФ (на дату совершения операции). Кассовые операции в российской и иностранной валюте учитываются в единой кассовой книге. На основании суммы, указанной в кассовых ордерах в рублях, кассир делает соответствующую запись в российской валюте в соответствующей графе кассовой книги. Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются также в едином журнале. Во время нахождения иностранной валюты в кассе предприятия может измениться ее курс по отношению к рублю. В этом случае возникает курсовая разница по счету 50 «Касса». Курсовая разница по счету 50 «Касса» - это разница между рублевой оценкой иностранной валюты, исчисленной по курсу Центробанка на дату поступления валюты со счета в кассу, и рублевой оценкой, исчисленной на дату выдачи денежных знаков из кассы, дату составления бухгалтерской отчетности или дату изменения курса иностранной валюты. Для того чтобы остаток по кассовой книге в результате движения денежных средств соответствовал реальному остатку денежных средств в рублевом эквиваленте, в кассовой книге следует отразить возникшую курсовую разницу на конец отчетного периода. Появление курсовой разницы не является реальным поступлением или расходованием денежных средств (валюты). Это лишь рост (уменьшение) рублевого эквивалента с ростом (падением) курса доллара по отношению к рублю. На сумму образовавшейся курсовой разницы заполняется мемориальный ордер, на основании которого кассир делает запись в кассовой книге. В случае роста курса иностранной валюты по отношению к рублю на сумму курсовой разницы делается запись в графе «Приход», в случае его падения – в графе «Расход».

1.7 Ревизия кассы

    Кассир  несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

    После издания приказа о назначении кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. После этого с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

    В сроки, установленные письменным распоряжением  руководителя предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия в кассе денег, разных ценностей и документов путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

    При обнаружении недостачи или излишка  ценностей в кассе в акте указывается сумма и обстоятельства возникновения. Наличные, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись. Дебет 50 «Касса организации» Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» - отражен в составе внереализованных доходов излишек денежных средств в кассе. При обнаружении недостачи производится запись по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Дебет 94 Кредит 50 субсчет «Касса организации» – учтена недостача денег в кассе. Потом в бухгалтерском учете эти суммы списываются на материально ответственное лицо. Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 - отнесена сумма недостачи за счет виновного лица.

      Выполнение предприятиями всех  требований Порядка ведения кассовых  операций контролируют банки,  в которых обслуживаются предприятия. Соблюдение условий работы с наличностью физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, контролируется налоговыми органами.