Учет и аудит деятельности малого предприятия

 
 

Руководитель  аудиторской организации      ________       _________________

                                                                            Подпись           Расшифровка

                                                                                                          Подписи 
 

Руководитель  аудиторской группы              ________     __________________

                                                                           Подпись    Расшифровка подписи 
 
 

3.4 Аудит кассовых  операций

  Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении подозрений в возможных хищениях средств из кассы, других злоупотреблениях аудитору следует рекомендовать руководству провести инвентаризацию кассовой наличности. По предварительной договоренности с руководством предприятия внезапная проверка кассы может быть проведена с участием аудитора и сразу же после начала аудиторской проверки.

  На начальном этапе аудита следует оценить состояние системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля кассовых операций с помощью процедуры тестирования, которая может быть представлена в форме тестов, вопросника (Приложение 14) или анкет.

  Результаты тестирования могут свидетельствовать о наличии или отсутствии замечаний в организации документального оформления и учета кассовых операций, осуществлении внутреннего контроля, которые требуют детального изучения со стороны аудитора.

Итоги тестирования организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля кассовых операций определяют критерии формирования программы проверки и установления основных направлений аудита.

Направления проведения аудита кассовых операций, характер проверки и объем используемых аудиторских процедур представлен в рекомендуемой форме программы аудита (Приложение 15).

   Приступая к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления (полнота заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательная регистрация приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.).

Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью и вестись в одном экземпляре. Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами.

Так как  на предприятии учет кассовых операций компьютеризирован, то кассовая книга ведется в электронном виде, листы которой распечатываются на принтере в двух экземплярах (первые экземпляры периодически сброшюровываются в виде книги, второй экземпляр служит

отчетом кассира). В этом случае аудитор должен убедиться самостоятельно или с привлечением эксперта в защищенности программы от несанкционированного доступа кассира и других лиц с целью изменения нумерации документов (программа должна генерировать следующий номер приходных и расходных документов автоматически при их подготовке и распечатке бланка).

  В выборку, как правило, включаются кассовые документы за один или два квартала или за один месяц в каждом квартале отчетного периода. Если количество ошибок и неправильно оформленных документов превысит запланированное аудитором допустимое количество ошибок, целесообразно проверить и остальные кассовые документы.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других доходов). Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на заработную плату, на выплату различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы, на выдачу ссуд сотрудникам и т. д.), соблюдение лимита кассы.

Выясняется соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами.

 Нарушение  порядка работы с денежной  наличностью и порядка ведения  кассовых операций, выразившееся  в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, -

влечет наложение  административного штрафа на должностных  лиц в размере от четырех тысяч  до пяти тысяч рублей; на юридических  лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. (ст.151 ГК РФ)

Устанавливаются факты оплаты сотрудникам произведенных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др.

В заключение исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов, наличных средств и их остатков. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравниваемыми показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.

  Типичные ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:

отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов; несоблюдение лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами;

проведение расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;

некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета. 

В ходе аудиторской проверки денежных документов, находящихся в кассе, аудитору необходимо проверить наличие путевок в санатории и дома отдыха, почтовых марок, проездных билетов, марок госпошлины, вексельных марок, приобретенных авиабилетов и прочих документов. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению денежные документы учитываются по счету 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение.

Проверка денежных документов осуществляется по следующим направлениям:

устанавливается правильность учета денежных документов. Их учет должен производиться, в книге по движению денежных документов. Поступление и списание денежных документов должны быть оформлены кассовыми приходными и расходными документами. Таким же образом, как и по денежным средствам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру. Аналитический учет ведется по видам денежных документов;

определяется правильность составления бухгалтерских проводок, а также соответствие записей в книге по учету и движению денежных документов.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины осуществляются следующие процедуры:

по кассовой книге анализируют остатки денежных средств и сравнивают их с установленным лимитом кассы. При этом следует помнить, что превышение лимита остатка кассы допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы сотрудникам организации, премий и пособий по временной нетрудоспособности;

на основании квитанции к приходным кассовым ордерам, кассовых чеков и договоров с поставщиками аудитор выясняет порядок расчета наличными денежными средствами с контрагентами организации, с тем чтобы размер выплат по одной сделке не превышал установленный предел - 100 000руб.

Результаты аудита оформляются в рабочем документе (Приложение 16). Итоги сравнения сумм в договорах, кассовых документах с установленным лимитом позволяют установить нарушения кассовой дисциплины и уведомить клиента о возможных административных санкциях при проведении налоговой проверки;

при оценке целевого использования денежных средств, полученных в банке по чеку, необходимо помнить, что организация самостоятельно определяет направления использования, но обслуживающий банк при необходимости может предъявлять к расходованию денежных средств соответствующие требования.

Проверка документального оформления кассовых операций предполагает осуществление следующих действий:

исследование кассовых документов (журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, приходных и расходных кассовых ордеров) по форме и по существу отраженных операций;

контроль правильности ведения кассовой книги организации;

изучение отчетов кассира, своевременности и правильности их составления и представления в бухгалтерию для проверки.

При исследовании кассовых документов обращается внимание на заполнение реквизитов в соответствии с требованиями Постановления Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88:

дата и номер документа,

сумма (числом и прописью),

основание совершения хозяйственной операции,

приложения к документу, данные организации или физического лица и подписи уполномоченных лиц.

  При этом контролируются своевременность и полнота поступления и расходования денег, законность и экономическая целесообразность хозяйственной операции.

Для проверки правильности оформления приходных кассовых ордеров  создаются рабочие документы аудитора (Приложение 17). Этот документ создается на основе отчета кассира и приложенным к ним документам (Приложение 18)

Выводы аудитора оформляются в рабочем документе (Приложение 19).

  При проверке  правильности оформления приходных  кассовых ордеров нарушений выявлено  не было. Аудит кассовых операций  производится в соответствии  с разработанной программой. Приступая  к проверке кассовых операций, аудитор выясняет правильность их документального оформления. Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. 
 
 

3.5 Методика операций  по расчетному счету организации

   Каждая организация вправе открыть в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

По дебету счета 51 «Расчетный счет» отражается поступление  денежных средств. По кредиту счета 51 «Расчетный счет» отражается списание денежных средств. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском  учете на основании выписок кредитной  организации и приложенных к  ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется  по каждому расчетному счету.