Учет денежных средств

     Основными функциями бухгалтерского аппарата по учету денежных средств являются обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, эффективностью использования собственных и заемных денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

     Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

     • контроль правильности документального  оформления, законности и целесообразности операций с наличными и безналичными денежными средствами, полное и своевременное отражение их в учете;

• обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе, регулярное проведение инвентаризаций, выявление их результатов и организация своевременного взыскания с виновников недостач;
• обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по всем видам платежей и поступлений, взыскание дебиторской и погашения кредиторской задолженностей;
• выявление возможностей более рационального использования и вложения свободных денежных средств [1, с 390-340].

     Для ведения кассовых операций в штате  организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Кассир не может передавать другому лицу выполнение своих обязанностей У субъектов малого предпринимательства с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский учет. Кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. 

     3. Учет кассовых операций.

     3.1. учет денежных  средств в кассе  и денежных документов.

     Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей [4].

     В соответствии с п.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ для хранения денег и осуществления кассовых операций руководители организации обязаны оборудовать кассу. Касса должна располагаться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Для обеспечения сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

• быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
• иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
• оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;
• иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены;
• располагать исправным огнетушителем.

      Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

      Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Такое ограничение называют лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы [7, с. 290].

      В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в РФ и Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ все организации независимо от организационно правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка на соответствующих счетах на договорных условиях. Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации.

      В кассе могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых  обслуживающими банками по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

     В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.  
В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом, который затем утверждается руководителем. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

     Д-т 50 «Касса»

     К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет  «Прочие доходы» Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью.

     Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т 50 «Касса».

     И одновременно относятся на виновника  недостачи:

     Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на расходы организации:

     Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет  «Прочие расходы» К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Наличные  деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

     Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление  денежных средств в кассу, а в  кредит - выбытие денежных средств  из кассы.

    К счету 50 "Касса" могут быт открыты субсчета: 

     50-1 "Касса организации";  

     50-2 "Операционная касса"; 

     50-3 "Денежные документы" 

     На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На  субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

     На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе  организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

     Учет  денежных документов. Находящиеся в  кассе организации почтовые и  вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины  и другие денежные документы учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение.  
    Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально-ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально-ответственного лица — по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам документов и местам хранения.

      3.2. учет денежных  средств с использованием  ККТ.

     При осуществлении наличных расчетов, связанных  с продажей товаров (выполнением  работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным использованием контрольно-кассовой техники (далее - ККТ).

     Сфера применения ККТ, требования к ней  и обязанности организаций, применяющих  контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом от 22.05.2003 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [12]. В соответствии с которым, организации в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты без применения ККТ при осуществлении видов деятельности указанных в статье 3 ФЗ.

     Организации, находящиеся в отдаленных или  труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ.

     Организации, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

• осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
• применять при осуществлении наличных денежных расчетов исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
• выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки (в момент оплаты);
• обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;
• производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

     При расчетах с поставщиками и покупателями организации должны соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке.

     Согласно  указаниям Центрального Банка РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [13] предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями по одной сделке установлен в сумме 100 тыс. руб.

     При этом под одной сделкой понимаются все наличные расчеты в рамках одного договора. Данный лимит не распространяется на расчеты организации с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми наличные расчеты можно проводить без ограничений.

     Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей  организаций, главных бухгалтеров  и кассиров.

     К организациям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами РФ.