Учет денежных средств и расчетных операций

justify">- №  КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

- №  КО-3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов»;

- №  КО-4 «Кассовая книга»;

- №  КО-5 «Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств».

Приходный кассовый ордер применяется для  оформления поступления наличных денег  в кассу организации как в  условиях методов ручной обработки  данных, так и при обработке  информации с применением средств  вычислительной техники. Приходный  кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира  и регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный  кассовый ордер остается в кассе.

В приходном  кассовом ордере и квитанции к  нему:

- по  строке «Основание» указывается  содержание хозяйственной операции;

- по  строке «В том числе» указывается  сумма НДС, которая записывается  цифрами, а в случае если  продукция, работы, услуги не облагаются  налогом, делается запись «без  налога (НДС)».

В приходном  кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные  и другие документы с указанием  их номеров и дат составления. В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код  структурного подразделения, на которое  приходуются денежные средства.

Расходный кассовый ордер применяется для  оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки  данных, так и при обработке  информации с применением средств  вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером или  лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов применяется для  регистрации бухгалтерией приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений  на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные  кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к  ней платежей, регистрируются после  их выдачи.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для  учета денег, выданных кассиром из кассы  организации другим кассирам или  доверенному лицу (раздатчику), а  также учета возврата наличных денег  и кассовых документов по произведенным  операциям.

Если  деньги выдаются по расчетной (расчетно-платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе  запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении  денег. При этом должны соблюдаться  требования, предусмотренные п. 15 Порядка  ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого  документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

При получении  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие  и подлинность на документах подписи  главного бухгалтера, а на расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие  перечисленных в документах приложений.

Если  средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии  не были получены работниками в течение  трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока  кассир обязан:

а) в  платежной (расчетно-платежной) ведомости  против фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить  реестр депонированных сумм;

в) в  конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно  делается надпись: «Деньги по ведомости  выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости  запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную  сумму и поставить на ведомости  штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм.

Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер. 

Следует отметить, что нормы п. 18 Порядка  ведения кассовых операций не требуют  обязательного составления РКО  на сумму фактически выплаченной  по ведомости суммы заработной платы (на ведомости достаточно поставить  штамп «Расходный кассовый ордер  № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению форм №  Т-49 и № Т-53, утвержденные Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны  отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в  деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег  и кассовые документы по произведенным  операциям (главному) старшему кассиру  под расписку в книге учета  принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и  выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной  ведомости, для их выплаты. До истечения  этого срока кассиры обязаны  ежедневно сдавать в кассу  остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами  сумках, пакетах и других упаковках  главному (старшему) кассиру под  расписку, с указанием объявленной  суммы.

Бухгалтер организации отразит следующие операции в учете:

Дт 50 Кт 51 получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину месяца.

Дт 70 Кт 50 выдана заработная плата за первую половину месяца.

Дт 44 Кт 70 начислена заработная плата за весь месяц.

Дт 70 Кт 68 удержан НДФЛ с заработной платы за месяц.

Дт 68 Кт 51 перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за месяц.

Дт 50 Кт 51 получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину месяца.

Дт 70 Кт 50 выдана заработная плата за вторую половину месяца.

Дт 70 Кт 76/4 депонированы денежные суммы

Дт 51 Кт 50 депонированные денежные суммы сданы в банк

В последующем  депонированная зарплата выдается сотрудникам  по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать  в книге депонентов. Если получателей  несколько, то возможно оформить отдельную  платежную ведомость.

При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:

Дт 50 Кт 51 получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы

Дт 76/4 Кт 50 депонированная заработная плата выплачена сотрудникам.

7. Ревизия кассы.

     В сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с  полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяется  с данными учета по кассовой книге.

     Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается  комиссия, которая составляет акт. При  обнаружении ревизией недостачи  или излишка ценностей в кассе  в акте указывается их сумма и  обстоятельства возникновения.

     В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

     Результаты  такой инвентаризации отражаются в  описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации»:

     - ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных  денежных средств»;

     - ИНВ-16 «Инвентаризационная опись  ценных бумаг и бланков документов  строгой отчетности».

     Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для  отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе  организации.

     Результаты  инвентаризации оформляются актом  в двух экземплярах и подписываются  всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

     При смене материально ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально  ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.

     Во  время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей  и документов не производятся.

     Не  допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и  помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и  подписываются членами комиссии и материально ответственным  лицом.

     Инвентаризационная  опись ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности (форма  № ИНВ-16) применяется для отражения  результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности и  выявления количественных расхождений  их с учетными данными.

     Опись составляется в двух экземплярах, подписывается  ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи  передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально  ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное  хранение.

     При наличии бланков документов строгой  отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием  количества документов в нем.

     До  начала инвентаризации от каждого материально  ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг  и бланков документов строгой  отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

     При смене материально ответственных  лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр  – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр  – бухгалтерии.

     На  последней странице формы перед  подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в  случае движения ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности во время  инвентаризации.