Специфика бухгалтерского учета и аудита в компьютерной среде

Все  виды массивов    составляют информационный    фонд    компьютерной    системы, представляющий  собой  динамичную  совокупность  взаимосвязанных   элементов информации.  Для  поиска  файлов  на  магнитном  диске  создаются  каталоги. Каталоги  представляют  собой  оглавление  диска,  в  который   записываются краткие сведения о диске.

База  данных  –  это  специальным   образом   организованное   хранение информационных  ресурсов  в  виде   интегрированной   совокупности   файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к  данным.

Банк  данных  –  автоматизированная   система,   составляющая   совокупность информационных, программных технических средств и персонала,  обеспечивающих хранение,  накопление,  обновление,  поиск   и   выдачу   данных.   Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт,  называемый системой управления базой данных.

Главными  показателями  баз   и   банков   данных   являются   конечные пользователи, т.е. специалисты, ведущие различные  участки  учетной  работы. Их  состав  неоднороден,   они   различаются   по   классификации,   степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный  бухгалтер, бухгалтер  и  т.д.  Удовлетворение  их  информационных  потребностей  –  это решение   большого   числа    проблем    в    организации    внутримашинного информационного обеспечения.

Специальную группу пользователей банком  данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль  посредников  между базой  данных  и  конечными  пользователями,   так   как   создают   удобные пользовательские программы  на  языках  системы  управления  базами  данных. Централизованный  характер   управления   данными   вызывает   необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных. Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты  и издержки на его создание, поскольку:

-  повышается  производительность  работы  пользователей,   достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей;

-   централизованное   управление   данными   освобождает    прикладных программистов от организации данных, обеспечивает  независимость  прикладных программ от данных;

- развитая  организация базы данных  позволяет   выполнять  разнообразные нерегламентированные запросы, новые предложения;

- снижаются  затраты не только на создание  и хранение данных, но и на  их поддержание в актуальном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки  данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточность и дублирование.

Как  банк,  так  и  база  данных  могут  быть  сосредоточены  на  одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того,  чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти  компьютеры должны  быть  соединены  в   единую   вычислительную   систему   с   помощью вычислительных сетей. Состав  информационной  многоуровневой  распределенной базы   данных   определяется   в   ходе   составления    рабочего    проекта компьютеризированной   информационной   системы   предприятия.   В   типовых проектах, как правило, предусматривается  состав  базы  данных,  единых  для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат  и  удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые  проводки  и т.д.). Пользователь по своему  усмотрению  может  вносить  изменения  в  эти массивы,  создавая  другие  базовые  массивы,  состав  которых  определяется отдельным   пользователем   и   заполняется   им   вручную   (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К  информационному  обеспечению  бухгалтерского  учета  относятся   ряд типовых отечественных  информационно-справочных  систем  (ИСС)  «Консультант Плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.

В настоящее  время на  рынке  информационно-справочных  систем  работает довольно много компаний-создателей  ИСС  и  очень  большое  число  сервисных форм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание  компьютерных  правовых баз. Наиболее известны  в  России  следующие  продукты  и  разработавшие  их компании:  «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»);«КонсультантПлюс» (компания «КонсультантПлюс»); «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

Степень  распространенности  продуктов  той  или   иной   компании   на российском рынке весьма различна, и в настоящее время точно  оценить  ее  не представляется возможным, а данные, иногда  публикуемые  самими  компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее среди  частных  компьютерных фирм, которые разрабатывают и  предлагают  на  рынке  правовые  базы,  можно выделить  несколько  наиболее  популярных  компаний:   «КонсультантПлюс»   и «Гарант».

4. Характеристика  бухгалтерского программного обеспечения.

Важным  элементом реализации технологии обработки  учетных задач является его программное обеспечение. Российский  рынок  бухгалтерского  программного обеспечения стремительно развивается. Достаточно  большое  количество  фирм, занимается созданием бухгалтерских  программ  и  техническим  сопровождением своих продуктов.

Можно выделить три этапа в развитие отечественного рынка  бухгалтерских программ.

Первый  этап  относится  к  первой  половине  80-х  гг.,  когда   поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда  программ с больших ЭВМ и созданием «программ-самоделок».

Второй  этап  связан  с  рождением  в  начале   90-х   большого   числа коммерческих структур, что привело  к  необходимости  создания  программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. Спрос  рынка  был  удовлетворен рядом фирм,  сумевших  быстро  и  достаточно  успешно  откликнуться  на  его потребности. Наибольшее  признание  получили  бухгалтерские  программы  фирм «1С»  («1С:Бухгалтерия»),,  «Хакерс-Дизайн»  («Финансы  без  проблем»),  ДИЦ («Турбо Бухгалтер»). Многие группы программистов разрабатывают в это время различные программы «под заказ». В  дальнейшем  наиболее  успешные  из  этих разработок появились  на  рынке,  в  том  числе  программные  продукты  фирм «Инфософт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Атлант Информ» и др.

Третий  этап программного обеспечения относится  к кону 90-х гг. и связан с  переходом  от  упрощенного  учета  к  профессиональному,  в   том   числе

управленческому  учету.  В  современных   разработках   серьезное   внимание уделяется возможности работы в компьютерных  сетях,  накоплению  статистики, работе  с  несколькими  планами  счетов,   анализу   финансово-хозяйственной деятельности. В настоящее  время  рынок  программных  средств  автоматизации бухгалтерского учета продолжает интенсивно развиваться.

Наиболее  распространенные  в  России  следующие  программные  продукты автоматизации бухгалтерского учета:

Программа «1С:БУХГАЛТЕРИЯ»

«1С:Бухгалтерия»  позволяет  автоматизировать  ведение  всех   разделов

бухгалтерского  учета:

- операции по  банку и кассе;

- основные средства  и нематериальные активы;

- материалы;

- товары и  услуги, выполнение работ;

- учет производства  продукции;

- учет валютных  операций;

- взаиморасчеты  с организациями;

- расчеты с  подотчетными лицами;

- расчеты по  зарплате;

- расчеты с  бюджетом;

- другие разделы  учета.

При реализации программы использовались гибкие возможности  учета:

- использование  нескольких планов счетов одновременно;

- многоуровневые  планы счетов;

- многомерный  аналитический учет;

- многоуровневый  аналитический учет;

- количественный  учет;

- многовалютный  учет по неограниченному числу  валют;

- ведение на  одном компьютере учета для  нескольких предприятий;

- ведение консолидированного  учета;

-  учет  импортных   товаров  в  разрезе  ГТД   (автоматический   подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур).

Программа позволяет  выполнять ввод, хранение и печать  любых  первичных документов.

«1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать подготовку любых  первичных документов:

- платежные поручения;

- счета  на оплату  и счета-фактуры;

- приходные  и расходные кассовые ордера;

- акты, накладные, требования, доверенности;

- другие  документы.

Средства  работы с документами позволяют  организовать  ввод  документов, их произвольное распределение  по  журналам  и  поиск  любого  документа  по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. «1С:Бухгалтерия»  включает  набор  стандартных   отчетов,   позволяющих получить информацию  за  произвольный  период,  в  различных  разрезах  и  с необходимой степенью детализации.

Также «1С:Бухгалтерия» формирует регламентированную отчетность:

- ввод, заполнение и печать бухгалтерской,  налоговой  и  статистической отчетности, а также отчетов в фонды;

- в   «Ручном»  режиме  заполнения  отчетов  бухгалтер  вводит  основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

- в автоматическом  режиме  программа  заполняет   отчеты  на  основании введенных за период хозяйственных операций;

- перед  формированием отчетов  специальный   режим  позволяет  проверить

состояние учета  и  выявить  ошибки  бухгалтера,  не  позволяющие  правильно составить отчетность;

-  режим   расшифровки  позволяет  получить  «обоснование»   заполненных автоматически  показателей  вплоть  до  каждого  документа  и  хозяйственной операции;

- формы  отчетности ежеквартально обновляются  фирмой  «1С»  и  бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект  поставки  программы  кроме  основной  Типовой  конфигурации входит также «Упрощенная конфигурация».

«1С:Бухгалтерия» является готовым решением, позволяющим  вести учет  без дополнительных добавок и настроек.

Основное  назначение средств работы с  распределенными  информационными базами  –  организация   единой   системы   автоматизированного   учета   на предприятиях, имеющих территориально  удаленные  объекты:  филиалы,  склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не  связанные локальной сетью:

-   ведение    неограниченного    количества    автономно    работающих

информационных  баз;

- полная  или выборочная синхронизация  данных;

- настройка  состава синхронизируемых данных;

- произвольный  порядок и способ передачи  изменений.

Использование средств управления распределенными  информационными базами не  ограничивает  действия  пользователей  системы.  Все  изменения   данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с  описанными правилами синхронизации.

«1С:Бухгалтерия» включает разнообразные сервисные  возможности:

- контроль  корректности вводимых проводок;

- табло  счетов (оперативный просмотр итогов  по счетам);

- проверка  возможности удаления «неиспользуемых»  бухгалтерских  счетов, объектов аналитики, документов;

- вызов  компьютерного видеокурса;