Состояние и совершенствование учета расхода сырья и материалов в различных отраслях производства

   Кроме реорганизации системы складов  необходимо ввести корректировку во внутреннее содержание помещений. На данный момент условиям хранения соответствуют только помещения центрального склада. Поэтому мы предлагаем склады подразделений оформить по его образцу. Т.е. отвести специальное помещение со стеллажами, на которых в установленном порядке расставлены ящики (коробки, мешки) с материально-производственными запасами. Также на каждом ящике (коробке и т.д.) предлагаем нанести инвентарный номер объекта краской и такой же дублирующий на бумажном носителе маркирующим карандашом, который привязывается (навешивается) к ящику. Это делается для того, чтобы в случае, например, использования какого-либо инструмента (молоток, дрель, лопата) в течение рабочего дня (смены) кладовщик мог знать, кто, когда и зачем взял данный объект. Пример такого талона представлен на рисунке.

Рисунок 5 – Талон учета материально-производственных запасов.

   Также необходимо создать централизованную картотеку материально-производственных запасов для того, чтобы ускорить и упростить работу по снабжению предприятия.

   Следующим важным звеном реорганизации складского управления является компьютеризация  учета запасов. Для более полного  охвата учета материально-производственных запасов необходимо установить и использовать программу по управлению складским хозяйством, например такую, как 1С: Склад.

   Последним важным шагом является система непрерывной  инвентаризации и пополнения запасов. Она состоит в том, что материально-ответственное  лицо (кладовщик) постоянно (раз в  день, раз в неделю, месяц) проверяет  наличие закрепленных за ним ценностей, сверяя с данными картотеки и регистрами компьютерного учета. Этим достигается детальная и надежная проверка фактического наличия запасов, экономится время и расходы на проведение инвентаризаций. Расхождения между учетными и фактическими данными легко локализуются, что позволяет предотвратить их появление в будущем.

   Следующим вопросом, требующим рассмотрения, является надлежащее документальное оформление операций на складах. Регистры, применяемые  на предприятии для учета материалов, не вполне соответствуют требованиям, предъявляемым к учету материально-производственных запасов. Поэтому мы предлагаем использовать стандартный пакет унифицированных форм по учету материалов, определенный постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. N 71а [5], адаптированный под потребности ОАО «НУМ».

    На  предприятии уже используются такие  формы, как М-4 "Приходный ордер" и М-11 "Требование-накладная". В  дополнение к ним необходимо ввести следующие формы:

• М-7 "Акт о приемке материалов",
• М-8 "Лимитно-заборная карта",
• М-17 "Карточка учета материалов",
• М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений";

   Форма М-17 "Карточка учета материалов" необходима на складе для составления  картотеки, "Акт о приемке материалов" (форма М-7) – для предоставления первичных учетных данных в бухгалтерию. Лимитно-заборную карту надлежит использовать на ряду с требованием-накладной, при этом необходимо преобразовать Лимитно-заборную книгу так, чтобы в ней производился учет как требований-накладных, так и лимитно-заборных карт. Предлагаем следующий вид лимитно-заборной книги.

Таблица 2 – Новая форма лимитно-заборной книги.

   Она должна составляться в виде файла  формата .xls для программы Microsoft Excel, т.к. компьютерный учет гораздо быстрее и эффективнее, чем ручной. При необходимости данная форма может быть распечатана на бумажном носителе. Столбцы могут быть добавлены (удалены) в зависимости от потребностей организации. Также мы советуем на каждый субсчет счета 10 «Материалы» завести отдельную Лимитно-заборную книгу на складе, т.к. это обеспечит аналитический учет материалов в большей степени. В электронной форме лимитно-заборной книги это легко достигается, т.к. файл формата .xls по сути и есть книга, состоящая из множества листов, каждый из которых в отдельности может быть использован для конкретного субсчета.

   Первые  два шага помогут обеспечить стройный учет материалов в организации, но дают мало аналитической информации для  принятия решений. В связи с этим необходимо расширить аналитический  инструментарий для того, чтобы не просто приобретать и использовать материалы для нужд организации, а управлять процессом снабжения.

   Для этих целей может использоваться несколько программ. Остановимся  на двух из них. Это широко известная  программа 1С: Предприятие, и ее специализированная версия 1С: Склад.

   Программа 1С: Предприятие дает обширный набор  инструментов для анализа движения материалов в организации. Одним  из них является анализ счета по субконто, т.е. по какому-либо классификационному признаку. Например, можно сформировать карточку счета, но не по всем материалам, а только по топливу. Тогда мы увидим, какова сумма затрат на топливо была в течение данного отчетного периода и сможем сравнить ее с предыдущими. Таким же образом можно узнать, например, кому из поставщиков мы платим за материалы больше всего, если в поле «субконто» выберем «поставщики».

   Кроме того, в данной программе существует огромное множество отчетов, как  оперативных так и специализированных, используя которые можно быть в курсе всего, что происходит с материально-производственными запасами в организации. Вот только некоторые  виды отчетов, которые можно составить, используя 1С: Предприятие:

• Анализ счета
• Анализ счета по субконто
• Анализ счета по датам
• Карточка счета
• Анализ субконто
• Карточка субконто
• Обороты между субконто

   Для анализа материально-производственных запасов особый интерес представляет последний вид, т.к. он позволяет определить, например, сколько материалов разного вида пошло на изготовление конкретного вида номенклатуры.

   Версия 1С: Склад разработана специально для складов и используется на них с большим успехом. В ней присутствуют лишь те инструменты, которые необходимы для наиболее полного учета материалов на предприятии, причем количество этих инструментов увеличено по сравнению базовой программой.

   Так, на ней более детализирован учет перемещений материалов по складам, есть возможность формирования отчетов  по каждому складу или месту хранения. Отчеты адаптированы для лучшего  анализа движения и списания в  производство сырья и материалов.

   И, наконец, для управленческого учета на предприятии необходимо рассчитать показатели расхода материалов и бюджет расхода средств на материальные запасы для успешной деятельности.

   Необходимость запасов материалов и их поддержание  на заданном уровне порождают два  типа расходов: затраты на содержание запасов (складское хранение) и расходы на пополнение запасов. Если затраты на содержание единицы запаса обозначить r, то общие расходы на содержание запасов будут:

    ,      (3)

   где Q – требуемое количество запасов.

   Расходы на их пополнение при годовом объеме заказа D и затратах на единицу заказа R будут

          (4)

   А их сумма

      +      (5)

и есть общие затраты, связанные с запасами. Тогда оптимальное количество величины заказа будет:

          (6)

   Количество  запасов, при котором необходимо сделать новый заказ на поставку, определяется по формуле: 

    ,     (7)

   где М – количество товарно-материальных ценностей, используемое ежедневно; Тз – время между моментом заказа и поставкой; Тс – время при расчете страхового запаса.

   Рассчитаем, к примеру, оптимальное количество запасов бензина марки АИ-80 и  его количество, при котором необходимо сделать новый заказ.

   В ОАО «НУМ» за год поступает  около 100 заявок на использование автотранспорта, использующего бензин марки АИ-80, т.е. годовой объем заказа в литрах будет равен произведению количества заявок на километраж за одну заявку и  на расход топлива на один километр пути ( литров). Затраты на складское содержание составляют 15% от стоимости запаса. Закупочная цена одного литра бензина составляет 14,6 рубля. Затраты на единицу запаса составляют 26,14 рубля (сумма ТЗР, зарплаты, стоимости материалов, амортизации автотранспорта). Отсюда получаем, что оптимальная величина заказа равна:

   А количество бензина, при котором необходимо сделать новый заказ на поставку, будет равно