Ревизия товарно-материальных ценностей

      2 Теоретические основы ревизии товарно-материальных ценностей 

     2.1 Ревизия как форма экономического контроля 
 

     Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемым объектом, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами возложена ответственность.

     Очень часто, на практике, нередки случаи, когда документальную ревизию смешивают с судебно-бухгалтерской экспертизой или аудиторской проверкой, а акты ревизии или аудиторские заключения принимают за заключение эксперта. Происходит это потому, что не уясняются цель и предмет экспертизы.

     Вопрос  о разграничении понятий судебно-бухгалтерской экспертизы, аудита и ревизии приобретает большое практическое значение, т.к. встречающиеся попытки подменить ревизию судебно-бухгалтерской экспертизой или аудитом не смотря на то, что судебно-бухгалтерская экспертиза, аудит и ревизия являются формами контроля, способствуют выявлению фактов незаконной деятельности организаций, предупреждают случаи повторного нарушения законодательства, они имеют существенные различия и среди отличительных признаков ревизии можно выделить следующие:

     - Целевой признак: ревизия может проводиться собственником, вышестоящей организацией, контрольно-ревизионными органами с целью контроля над финансово-хозяйственной деятельностью и оценки состояния организации, обеспечения сохранности активов. В исключительных случаях ревизия может проводиться по инициативе правоохранительных органов. Цель ревизии заключается в выявлении фактов нарушения законодательства, установлении ответственных лиц и привлечении виновных лиц к ответственности.

     - Информационный признак: во время проведения ревизии комплексно исследуется финансово-хозяйственная деятельность организации с целью устранения имеющихся недостатков и улучшения состояния учета. Ревизия, как правило, сопровождается инвентаризацией имущества и обязательств организации. Ревизор вправе потребовать все документы для проверки, а руководство организации обязано предоставить эти документы.

     - Организационный признак: ревизия проводится на основании приказа руководителя ревизионного органа. Ревизия носит плановый и внеплановый характер. Плановые ревизии приводятся в текущих планах ревизионных органов, которые составляются на предшествующий календарный год. В плане приводятся следующие показатели:  наименование и место нахождения ревизуемой организации;  период проведения предыдущей ревизии; ревизуемый период; вид ревизии; срок проведения ревизии; продолжительность ревизии в днях; исполнители.

     Основными задачами ревизии являются: проверка сохранности имущества и эффективности  его использования в хозяйственной  деятельности организации; выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений; проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации; исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.

     Среди основных правил проведения ревизии  можно выделить:

     1. Внезапность. Ревизор должен применять  неожиданные для контролируемых  лиц средства и способы проверки  их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала.

     2. Активность. Ревизор должен проявлять  инициативу в поиске приемов  и средств проверки, высокую оперативность  в работе, соблюдать сроки проверки. Медлительность в ревизии в ряде случаев позволяет скрыть нарушения (оформить недостающие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное и т.п.).

     3. Непрерывность. Ревизоры не могут  уйти из проверяемой организации  на несколько дней. Начатые ревизионные действия должны вестись активно и непрерывно до полного объяснения обнаруженных фактов, возмещения выявленного ущерба, привлечения виновных к ответственности, т.е. до выполнения намеченных в программе ревизии заданий.

     4. Обоснованность. Вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документально обоснованы, что предполагает дополнительную проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание. Нельзя говорить об обоснованности ревизии, если игнорируются просьбы заинтересованных лиц о выполнении каких-либо ревизионных действий, в результате которых могут быть установлены важные обстоятельства, в частности, данные, оправдывающие заинтересованных лиц. Необъективность и связанная с ней односторонность ревизии приводят к тому, что отдельные нарушения так и остаются до конца не выясненными.

     5. Гласность. О проведении ревизии  следует широко оповещать. Ревизоры  с момента начала ревизии устанавливают  контакт с работниками всех  структурных подразделений организации,  объявляют о месте и времени приема лиц, желающих переговорить по вопросам, относящимся к ревизии. Первоначально результаты ревизии обсуждаются с руководством обревизованной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации). Правило гласности ревизии способствует устранению любой ошибки, допущенной ревизующими, и ориентирует их на объективную оценку материалов.

     Процесс организации ревизионной работы можно подразделить на следующие  взаимосвязанные этапы:

1. планирование ревизии;
2. подготовка к ревизии;
3. составление задания (программы) проведения ревизии;
4. предварительное изучение объекта ревизии;
5. документальная и фактическая проверка;
6. систематизация материалов ревизии и составление акта, выводов и предложений;
7. согласование и обсуждение материалов ревизии на предприятии;
8. обсуждение и утверждение акта ревизии и предложений по нему;
9. организация контроля за выполнением этих предложений.

     Ревизия, как правило, охватывает период с  момента окончания прошлой ревизии до 1-го числа текущего месяца или до начала инвентаризации по денежным и материальным средствам. Учет ревизий ведется в журнале регистрации актов ревизий.

     Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных  документов ревизору приходится использовать разные методы. В конкретной ревизионной ситуации для решения поставленной задачи он должен выбрать самые эффективные из них. Документальный контроль основан на нескольких методах. Наиболее распространенные из этих методов следующие:

     - Экономический анализ работы организации - метод позволяет выявить положительные и отрицательные стороны деятельности организации в целом и ее структурных подразделений. Во многих случаях анализом финансово-хозяйственной деятельности начинают заниматься в процессе подготовки к ревизии. Результаты такого анализа позволяют ревизорам целенаправленно составлять план ревизии и проводить проверки, предварительно определив необходимые методы контроля. В процессе ревизии данные экономического анализа подкрепляются результатами проверок первичных документов, регистров бухгалтерского учета и другой экономической информацией.

     - Технико-экономические расчеты – такие расчеты составляются в период ревизии. Они позволяют определить обоснованность норм расходования сырья и материалов, целесообразность трудовых затрат. В результате составления технико-экономических расчетов при ревизиях вскрываются факты применения устаревших норм материальных и трудовых затрат и как следствие — наличие неучтенных сырья, материалов и готовой продукции. Путем расчетов ревизор устанавливает искажения данных, отражающих себестоимость продукции, в связи с неправильным распределением косвенных расходов между объектами учета.

     - Нормативная проверка – метод применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных.

     - Логическая проверка - проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.

     - Арифметическая проверка - метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. При арифметической проверке регистров бухгалтерского учета иногда обнаруживаются подлоги в журналах-ордерах и ведомостях.

     - Встречная проверка - эта проверка представляет собой сличение разных документов или сравнение нескольких экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемой организации или в других организациях.

     - Взаимный контроль – этот вид контроля необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции.

     - Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков ТМЦ и денежных средств - метод характерен тем, что в результате хронологического анализа хозяйственных операций представляется возможность выявить отклонения от нормального оборота материальных ценностей или денежных средств и как следствие — установить искажения данных об остатках, образующихся после совершения каждой операции.

     - Восстановление количественно-суммового учета - метод применяется при ревизии баз, предприятий общественного питания, складов некоторых организаций, где количественный учет не ведется, хотя каждая операция поступления и расходования материальных ценностей оформляется первичными документами.

     - Проверка правильности корреспонденции счетов – проверка нужна, чтобы установить факты ошибочного или умышленного искажения данных взаимосвязи синтетических счетов бухгалтерского учета, чем создаются условия для хищения денежных средств и материальных ценностей, хотя все первичные документы могут быть составлены безукоризненно.

     - Проверка регистров бухгалтерского учета - метод заключается в сопоставлении данных регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие подложных записей, сделанных в целях сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.

     Из  числа методов фактического контроля можно выделить следующие:

1. Проверка ревизуемых операций в натуре. Цель такой проверки — удостовериться в совершении операций по приобретению материальных ценностей, правдивости составленных актов на ввод объектов в эксплуатацию после окончания их строительства или капитального ремонта, наличии товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение.
2. Проверка фактов по конечной (заключительной) операции. Подобную проверку рекомендуется применять в тех случаях, когда для экономии времени можно не проверять документы и бухгалтерские записи (например, когда нет необходимости проверять выполнение операций по всему технологическому циклу, а достаточно проверить фактическое наличие деталей, за которые начислена заработная плата по конечной операции).
3. Лабораторные анализы - метод применяется по требованию ревизора в случаях, когда иными методами невозможно определить качественные признаки сырья, материалов, готовых изделий, выполненных строительно-монтажных и ремонтных работ.
4. Экспертная оценка - метод заключается в исследовании хозяйственных операций специалистами различных отраслей знаний по поручению ревизора.
5. Контрольный запуск сырья и материалов в производство - метод используют в целях определения достоверности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции или объемов строительно-монтажных работ.
6. Контрольная приемка продукции по количеству и качеству. Подобная приемка необходима для определения достоверности данных отдела технического контроля о количестве и качестве выпускаемой продукции, проверки сигналов о хищениях сырья, материалов, деталей, полуфабрикатов, готовой продукции, правильности начисления заработной платы рабочим, соблюдения условий хранения материальных ценностей на производственных участках и складах и т.д.
7. Обследование на месте проверяемых операций.
8. Проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени персоналом.