Регистры и формы бухгалтерского учета

      Книга (журнал) учета хозяйственных  операций является регистром аналитического  и синтетического учета,  на основании которого  можно  определить  наличие имущества и денежных средств, а также их источников  у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

      Книга (журнал) учета хозяйственных операций является  комбинированным регистром бухгалтерского учета, который   содержит все применяемые малым предприятием  бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания  соответствующих статей бухгалтерского баланса.

      Малое предприятие может вести книгу (журнал) в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя  вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год.

      В книге в хронологической последовательности регистрируют совершенные хозяйственные  операции с указанием даты и номера документа, подтверждающего факт совершения операции (акт, накладной, счет - фактуры и т.п.),   указывают сумму, которая соответствует данной операции, и те бухгалтерские документы, в которые будет внесена эта сумма.

      В разделе ведомости «Кредит (начислено)»  отражают:

• начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоящим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из  принятых на предприятии систем и форм оплаты тркда.
• надбавки,   доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством.

Заработная  плата группируется в ведомости  по категориям  работников и объекта  учета.

      В разделе «Дебет (удержано)»:

• производится расчет всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в соответствии с  действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетными лицами сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных предприятий и лиц и др.);
• определяется  сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

   Ведомость является также платежным документом и предназначена для

оформления  выдачи заработной платы работникам малого предприятия.

     На основании этих документов  в конце отчетного периода  можно получить данные для  начисления налогов, а также  составить выходные отчетные  документы.

       Основанными формами бухгалтерского  учета, получившими наиболее широкое  распространение в практике учета,  является мемориально-ордерная и  журнально-ордерная форма  учета. 

3. Мемориально-ордерная  форма учета. 

 

Мемориально-ордерная   форма учета возникла в 30-е гг. XX

предполагала  расписку на каждый документ отдельной справки с бухгалтерской проводкой. Эти справки получили название мемориальных  ордеров. Со временем однородные операции стали группировать  в специальных накопительных ведомостях, и только итоги этих ведомостей включались в мемориальные ордера.

      Данные  регистрационного журнала служат основанием для заполнения главной книги.

      Главная книга – регистр синтетического учета. В ней каждому счету  отводится развернутый лист для  записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету в развернутом виде, т.е. в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка.

Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью. На счетах главной книги учитывается только текущие обороты за отчетный период.

      Мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых  операций, конкретизирует изменения  в средствах на счетах, расширяет  возможности разделения труда между учетными работниками и автоматизацию учетного процесса. Однако недостатки мемориально-ордерной формы учета (отставание и разрыв по времени синтетического и аналитического учета, многократность одних и тех же записей в различных учетных регистрах, что при ручном учете значительно увеличивает объем работ, недостаточная приспособленность для составления отчетности и др.) привели к замене ее более совершенной журнально-ордерной формой учета. 

4. Журнально-ордерная форма учета.

 

Журнально-ордерная система возникла в 50-е гг. XX в. как наиболее

прогрессивная  в условиях ручного способа ведения  бухгалтерского учета.

      В основу построения  журнально-ордерной формы учета положены следующие  принципы:

• производство записей  в журналах-ордерах в порядке регистрации  операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
• совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
• отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
• применение объединенных журналов-ордеров по счетом,  счетно и экономически связанным друг с другом;
• применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов,  номенклатурой статей аналитического учета,  с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;
• применение месячных журналов-ордеров.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании  принципа

накапливания  данных  первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

      Накопление  и систематизация данных первичных  документов производится в учетных  регистрах, которые дают  возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

      В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вода бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

      В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей  положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов. После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые, в свою очередь,  суммируются «по вертикали» и «по горизонтали».  «вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.

      Для обеспечения  контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах  обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордеры в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия.

      Кредитовый  оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он находится в журнале-ордере.

      Дебетовый оборот на счете главной книги  учитывается развернуто корреспонденции  с конкретными счетами.

      В счете главной книги дебетовый  оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-орденов. При завершении разноски оборотов из журналов-орденов на счета главной книги производится подсчет итогов по дебюту каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

      Таким образом, журнально-ордерная форма  учета обеспечивает ускоренное движение документов и сокращает число  рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.

      Однако  журнально-ордерная форма учета  имеет существенные недостатки, главным  из которых является ориентация  журнально-ордерной  формы на безмашинную  технику учета. Громоздкость  и  сложная структура большинства  журналов-ордеров требует высокой подготовки и определенных усилий по овладению методикой учетной регистрации.

      Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механизация  и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета,  получившим название  автоматизированных. 

5. Автоматизированная  форма учета.

 

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином

взаимосвязанном  технологическом процессе  обработки  документации во всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Современная  вычислительная техника обеспечивает автоматизацию полного  комплекса учетных задач, создает возможность автоматизации процессов сбора,  регистрация первичной информации и передачи ее по каналам связи (или другими способами) в персональный компьютер (ПК). Все это ведет к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтеров,  включающих использование персональных компьютеров и другой периферийной  техники (сканеры, принтеры и др.).

      При автоматизированной форме учета  для организации комплексной  системы обработки информации по всем разделам  и счетам бухгалтерского учета:

• используются персональные компьютеры и другие технические средства;
• используются универсальная документация и машиночитаемые носители информации;
• применяется  система классификаторов;
• сохраняется принцип двойной записи;
• автоматизируются логические операции по ведению учета;
• применяются системы регистров, определенной последовательности их изготовления и способов записи;
• хранение первичной информации и регистров применения с использованием возможностей запросного режима.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные

синтетического  и аналитического учета формируются  в базах данных используемого ППП и ежемесячного выводятся на бумажные носители – выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.п.). учетным  регистром, получаемым с ПК, может быть любой документ, содержащий  систематическую или хронологическую записью. При этом  содержание показателей в  выходных  формах документов должно соответствовать требованиям,  предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду  с выпуском полного комплекта бухгалтерской  и налоговой

отчетности  из важнейших задач  автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных  процедур, решающих возникающие проблемы.

      Автоматизация бухгалтерского  учета – объективная  необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных  технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего,  всю рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения  бухгалтерских задач с учетом   ряда следующих требований:

• ограничение  допуска  к первичной  и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;
• сохранности учетной информации на необходимый срок;
• диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;
• возможности выдачи информации, т.е. в любом сочетании, удобном для пользователя;
• возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.