Правила и принципы формирования годовой бухгалтерской отчётности

     Конкретный  день представления организацией бухгалтерской  отчетности по принадлежности в соответствии с п. 88 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате ее фактической передачи.

     В соответствии с действующим законодательством  представляемая бухгалтерская отчетность в обязательном порядке должна прилагаться  к сопроводительному письму организации, оформленному в установленном порядке и содержащему информацию о составе представляемой бухгалтерской отчетности.

     В представляемых отчетных формах не допускаются  подчистки и помарки. В случае исправления ошибок, необходимо сделать соответствующие оговорки, которые подтверждаются подписью лиц, подписавших бухгалтерский баланс и иные формы, с указанием даты исправления.

     В соответствии с п. 84 Положения по ведению бухгалтерского учета и  отчетности организации представляют годовую бухгалтерскую отчетность в соответствии с учредительными документами учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества, а также территориальным органам государственной статистики.

     При этом в территориальные органы государственной  статистики отчеты представляются по месту регистрации предприятий и учета в Едином Государственном Регистре Предприятий и Организаций (ЕГРПО) (п. 4 Порядка сбора и обработки годовой бухгалтерской отчетности организаций и представления сводной информации органам государственной власти и местного самоуправления, а также другим заинтересованным пользователям, утвержденного постановлением Госкомстата России от 27.09.1995г. № 157).

     Обязанность организаций представлять бухгалтерскую  отчетность в налоговые органы установлена, в частности, подпунктом 4 п. 1 ст. 23 НКРФ. При этом следует учитывать, что  статьей 23 НКРФ определено, что в  налоговый орган по месту регистрации организация должна представлять бухгалтерскую отчетность в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Каких-либо иных требований к составу бухгалтерской отчетности, срокам и порядку ее представления в установленные адреса, включая налоговые органы, в сравнении с действующим законодательством не определено (см. письмо Минфина России от 29 сентября 2003 г. № 16-00-17/31). Действующее законодательство также не содержит указаний на права налоговых органов разъяснять порядок составления бухгалтерской отчетности организации, формирования показателей отчетности, порядок представления отчетной информации в формах бухгалтерской отчетности или пояснительной записке[17].

     Незаконны также требования налоговых органов  о том, чтобы на бланках представляемой в налоговые органы бухгалтерской отчетности имелись штампы органов статистики о принятии указанной отчетности (письмо Минфина России от 18 февраля 2004 г. № 16-00-10/3).

     Представление бухгалтерской отчетности может  по решению организации (пункт 6 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете) осуществляться на бумажном носителе или в электронном виде. Право же пользователей (включая налоговые органы) бухгалтерской отчетности требовать от организации ее представления исключительно в электронном виде федеральным законом не определено.

     Организация вправе также самостоятельно определять технический способ заполнения форм бухгалтерской отчетности — заполнение от руки или с помощью печатающих средств, составление электронной  версии форм бухгалтерской отчетности. Единственное требование законодательства в этой части — бухгалтерская отчетность представляется в сброшюрованном виде или в отдельной папке.

     При формировании и представлении отчетности организациям необходимо учитывать, что согласно письму Минфина России от 18 февраля 2003 г. № 16-00-13/01 «О составе представляемой годовой бухгалтерской отчетности», представляемая во все установленные действующим законодательством адреса бухгалтерская отчетность должна быть идентичной.

     Организации обязаны представлять бухгалтерскую  отчетность в установленные адреса по одному экземпляру бесплатно.

     Отчетность  подписывается руководителем и  главным бухгалтером организации и утверждается в порядке, установленном учредительными документами организации.

     В организациях, где бухгалтерский  учет ведется на договорных началах  специализированной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается  руководителем организации, руководителем специализированной организации (централизованной бухгалтерии) либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.

     Следует также учитывать, что согласно новой  редакции п. 6 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерская отчетность может составляться, храниться и представляться соответствующим пользователям в установленной форме на бумажных носителях, а при наличии технических возможностей и с согласия пользователей – может представляться в электронном виде.

     Исходя  из этого, отчетность может быть представлена в установленные адреса непосредственно  или передана через ее представителя, направлена в виде почтового отправления  с описью вложения или же передана по телекоммуникационным каналам связи.

     При этом пользователь бухгалтерской отчетности не вправе отказать в принятии бухгалтерской  отчетности и обязан по просьбе организации  проставить отметку на копии бухгалтерской отчетности о принятии и дату ее представления по принадлежности. При получении отчетности по телекоммуникационным каналам связи получатель обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде.

     Исходя  из вышеизложенного, конкретным днем представления  организацией бухгалтерской отчетности по принадлежности, по которой определяется исполнение требований действующего законодательства, следует считать дату отправки почтового отправления с описью вложения, дату ее отправки по телекоммуникационным каналам связи или же дату фактической передачи отчетности по принадлежности.

     В случаях, предусмотренных законодательством  РФ, организации не позднее 1 июня года, следующего за отчетным, должны публиковать свою бухгалтерскую отчетность и итоговую часть аудиторского заключения[18].

     За  непредставление или несвоевременное  представление отчетности организации, а также за искажение информации, отражаемой в отчетности, законодательством РФ предусмотрена система штрафных санкций (Налоговый кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях).

     Способы представления бухгалтерской отчётности предусмотрены п. 5 статьи 15 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ. Отчётные формы можно сдать лично инспектору, отправить по почте или через Интернет.

     Индивидуальный  подход. Представить отчётность  непосредственно в инспекцию фирма может либо лично, либо через своего представителя.

     От  лица компании отчётность может сдавать  только руководитель фирмы (ст. 53 ГК РФ). Все остальные сотрудники вправе действовать только на основании доверенности. Этот документ должен подписать руководитель организации и заверить печатью (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Если отчётность сдаёт главный бухгалтер, у него также должна быть доверенность от руководителя фирмы (письмо ФНС России от 15.02.2007 18-0-09/0070).

     В случае, когда представитель фирмы  не имеет доверенности, налоговые  инспекторы могут отказать в приёме бухгалтерского отчёта (п. 2.1.2 регламента, утверждённого приказом ФНС России от 09.09.2005 САЭ-3-01/444). Это, пожалуй, единственная ситуация, когда такой отказ можно считать правомерным. В большинстве случаев отказать организации в приёме отчёта инспекторы не вправе.

     При приёме бухгалтерской отчётности налоговый  инспектор по просьбе фирмы обязан поставить на её копии штамп с  указанием даты приёма, регистрационного номера и свою подпись. Если возникает необходимость подтвердить факт подачи отчёта, компании достаточно предъявить  заверенный инспектором экземпляр[14].

     Доставка  почтой. Заменить личный контакт с  инспектором можно путём отправки бухгалтерской отчётности по почте. При использовании этого способа  датой представления форм считается  дата их отправки. Её можно определить по почтовому штемпелю (п.5 ст. 15 Закона от 21.11.96 129-ФЗ)[1].

     Документами, подтверждающими отправку по почте, являются:

- квитанция  почтовой службы о приёме письма

- опись  вложения, заверенная почтовой службой.

        Отметим, что бухгалтерскую отчётность, полученную по почте без описи вложения, налоговые инспекторы могут признать непредставленой. Ведь в этом случае нарушается требования к отправке отчёта почтой, предусмотренные законодательством (п. 5 ст. 15 Закона от 21.11.96 129 ФЗ).

              Ещё одним способом подачи  отчётности является её отправка  по телекоммуникационным каналам связи (по электронной почте). В этом случае , как и с почтовым отправлением, датой её представления считается дата её отправки (п 5 ст. 15 Закона от 21.11.96 129-ФЗ).

     В отличии от налоговой отчётности представление бухгалтерского отчёта через интернет осуществляется исключительно по желанию фирмы. Так, специалисты финансового ведомства в письме от 15.01.2008 03-02-07/1-11 разъяснили, что НК РФ не предусматривает обязанности налогоплательщика сдавать бухгалтерскую отчётность исключительно в электронном виде. Закон от 21.11.96 129-ФЗ предоставляет фирмам право самим выбирать способ ведения и представления отчётности.

     Для того чтобы начать сдавать отчётность в электроном виде, компания должна заключить договор на оказание услуг  со специализированным оператором связи. После этого оператор подключит организацию к системе передачи отчётности по электронной почте.

     Кроме специальной программы оператор связи обеспечит фирму ключами  электронной цифровой подписи (ЭЦП), которые должны быть сертифицированы  ФАПСИ. ЭЦП заменяет собственноручное визирование документов руководителем. Поэтому за сохранность и правомерность использования  ключа ЭЦП отвечает руководитель компании или уполномоченное лицо, на которое зарегистрирован сертификат ключа (п. 6.4 Методических рекомендаций, утверждённых приказом МНС России от 10.12.2002 БГ-3-32/705).

     После того как фирма сформирует файл отчётности, поставит в нём ЭЦП и отправит в налоговую инспекцию, он поступит к оператору связи. Отправив отчётность, фирма в течении суток (не считая выходных и праздничных) должна получить от последнего утверждения с указанием даты и времени отправки каждого из файлов-форм.

     Дата  отправки, указанная в подтверждении  оператора, считается датой представления  отчётности в налоговую инспекцию (п. 3.2 регламента, утверждённого приказом МНС России от 04.02.2004 БГ-3-06/76).

     В свою очередь,  налоговая инспекция, приняв отчётность от оператора, должна расшифровать её и проверить подлинность  ЭЦП. При этом в течении суток (не считая выходных и праздничных) инспекция обязана направить фирме:

- электронную  квитанцию о приёме отчётности;

- протокол  входного контроля по форме,  установленной в приложении 1 к  регламенту, утверждённому приказом МНС России от 04.02.2004 БГ-3-06/76.

         Получив квитанцию, нужно подтвердить  подлинность ЭЦП налоговой инспекции и в течении суток направить обратно заверенный ЭЦП протокол входного контроля. ЭЦП налоговой инспекции является аналогом штампа, который она проставляет на втором экземпляре бумажной отчётности, сданной через представителя фирмы.

        Дублировать электронную отчётность  подачей на бумаге не требуется.  Эти два способа полностью  заменяют друг друга. Однако  иногда фирмам требуются бумажные  экземпляры отчётности, заверенные  налоговой инспекцией (для предъявления в банк, аудиторам и т. д.). В таких случаях налоговая инспекция обязана распечатать полученный электронный вариант и завизировать его (п. 3.3.4 регламента, утверждённого приказом МНС России от 04.02.2004 БГ-3-06/76).

         В ЗАО «Премикс» бухгалтерский отчет сдается в соответствующий орган ИФНС по г. Тимашевску лично налоговому инспектору в распечатанном виде, заверенный руководителем и главным бухгалтером. Использование средств массовой коммуникации, таких как интернет или почтовая связь, осуществляется организацией крайне редко из-за высокой степени риска неполучения налоговыми органами бухгалтерской отчетности в надлежащие сроки, особенно при отправлении документов с помощью сети интернет. Кроме того, отправляя отчеты по почте, организация не имеет возможности сразу получить назад заверенный экземпляр бухгалтерской отчетности, что является возможным при личной передаче отчёта.