Порядок обліку руху готівкових грошових коштів

      Журнал  реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (Типова форма  № КО-3) застосовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.

      Журнал  відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи.

      Журнал  реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (Типова форма  № КО-3а). Форма № КО-3а ведеться за розсудом керівництва підприємсива замість журналу за формою № КО-3.

      Касова  книга на 20__ р. (Типова форма № КО-4) застосовується для обліку руху грошей у касі. Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша. Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.

      Записи  касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини  аркуша (після рядка “Залишок на початок дня"). Спочатку аркуш  згинають по лінії відрізу, підкладаючи  відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для  ведення записів після “Перенос” відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша. Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається. По рядку “У тому числі на оплату праці” показується сума по платіжних відомостях на оплату праці, не списана на видаток каси. В кінці кожного робочого дня касир подає звіт під розписку до бухгалтерії з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

      Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей (Типова форма № КО-5) застосовується для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі (роздавачу), яка виплачує заробітну плату, та повернення наявних грошей та сплачених документів. Книгу веде касир. Видача та повернення грошей сплачених документів оформлюється підписами.

      Облік операцій з коштами, розрахунками та іншими активами установи здійснюється у грошовій одиниці України. Перерахунок  активів, що отримані в іноземній  валюті, в грошову одиницю України для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється за Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 № 126 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06.08.2001 за № 670/5861.

      При прийманні готівки до каси необхідно  керуватись Правилами визначення платіжності  та обміну банкнот і монет Національного  банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку  України від 17.11.2004 № 547 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 06.12.2004 за № 1549/10148.

      Під час перевірок касових документів береться до уваги, що у разі наявності  у підприємства податкового боргу  виплати готівкою здійснюються з  урахуванням вимог Закону України "Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами". 
 

      2.2. Облік касових операцій в іноземній  валюті 

     Для узагальнення інформації про наявність  та рух готівкових грошових коштів у іноземній валюті в касі підприємства призначений субрахунок 302 «Каса в іноземній валюті».

     За  дебетом цього субрахунка відображається надходження іноземної валюти у  касу підприємства, за кредитом – її видача (виплата) із каси підприємства.

     Якщо  підприємство використовує одночасно  декілька іноземних валют (наприклад, американський долар, євро, російський рубль), для зручності їх обліку можна вибрати один із варіантів:

• до субрахунку 302 відкрити нові субрахунки (рахунки другого порядку), наприклад: 3021 «Каса в доларах США», 3022 «Каса в євро», 3023 «Каса в російських рублях», тощо;
• якщо облік ведеться у бухгалтерській програмі, то замість субрахунків створити аналітичні ознаки (субконто) до субрахунка 302.

     Перший  варіант більш зручний у застосуванні, проте на практиці дуже часто використовується і другий варіант.

     При виборі будь-якого із запропонованих варіантів обов'язково слід пересвідчитися, що це не суперечить обліковій політиці підприємства. Якщо в наказі про  облікову політику про це взагалі  нічого не сказано, варто внести відповідні зміни.

     Крім  цього, головним бухгалтерам підприємств, облік на яких автоматизований, у  будь-якому разі варто порадитися із програмістом, який обслуговує бухгалтерську  програму. Це необхідно для того, щоб рішення бухгалтера про вибір  того чи іншого варіанта не створював суттєвих проблем під час автоматизації, адже відомо, що бухгалтерські програми мають власну специфіку, і те, що просто зробити в одній, є дуже складною задачею в іншій.

     Проблема, з якою насамперед стикаються бухгалтери, коли на підприємстві з'являється готівкова іноземна валюта, – це визначення порядку її первинного обліку (а саме: необхідність ведення касової книги, оформлення видаткових та прибуткових касових ордерів тощо), оскільки норми Положення № 637 стосуються лише ведення обліку національної валюти.

     У чинному законодавстві немає  нормативного документа, аналогічного Положенню № 637, в якому детально був би описаний порядок ведення  операцій в іноземній валюті. У  зв'язку з цим звернемося до аналізу  положень інших нормативних документів.

     Вимоги до порядку оформлення первинних документів, крім ст. 9 Закону про бухоблік, містяться також у Положенні № 88.

     Згідно  з п. 2.7 даного Положення первинні документи складаються на бланках  типових форм, затверджених Міністерством  статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

     Типові  форми з обліку касових операцій затверджено наказом № 51:

1. КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;
2. КО-2 «Видатковий касовий ордер»;
3. КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
4. КО-3а «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
5. КО-4 «Касова книга»;
6. КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».

     Згідно  з наказом № 51 перелічені касові документи використовуються для  обліку руху грошей у касі. Проте, формою усіх цих документів передбачено зазначення суми операції у гривнях. Тобто, незважаючи на те що у наказі йдеться про гроші взагалі, у типових формах за одиницю виміру грошей прийнято лише національну валюту. З іншого боку, жодним іншим наказом Мінстату не затверджено типові форми для обліку касових операцій в іноземній валюті.

     Враховуючи  норми другого речення п. 2.7 Положення  № 88, підприємство може самостійно виготовити бланки, які повинні обов'язково містити реквізити типових форм. Тобто підприємство у типових  формах КО-1–КО-5 замість позначення «грн.» може вказувати позначення будь-якої іншої іноземної валюти. Такий підхід цілком відповідає вимогам Положення № 88 та ст. 9 Закону про бухоблік.

     Розібравшись  із формою первинних документів, необхідно  розглянути питання, яке не є складним, проте його найчастіше задають бухгалтери: касову книгу необхідно вести одну на всі іноземні валюти чи по кожній іноземній валюті окремо?

     Згідно  з п. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського  обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них.

     Тобто ведення касових документів (не тільки касової книги, а й журналу  реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, касових ордерів) окремо щодо кожного виду іноземної валюти відповідає вимогам Закону про бухоблік, тому немає будь-яких обмежень для його використання підприємством.

     Всі бухгалтери звикли до такого поняття, як ліміт залишку готівки у  касі, що застосовується до національної валюти. А чи необхідно встановлювати такий ліміт щодо іноземних валют?

     Згідно  з п. 4.10 Правил № 119 «якщо залишки  іноземної валюти зостаються в неробочі часи доби у касах тих суб'єктів  підприємницької діяльності, яким дозволяється використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу або як заставу, то уповноважений банк встановлює ліміт зазначених залишків іноземної валюти в касі (до розрахунку ліміту каси не включаються кошти, які направляються на виплату заробітної плати, та кошти на відрядження). Понадлімітні залишки готівкової іноземної валюти підлягають повній інкасації в установах уповноважених банків та зарахуванню на розподільчий рахунок в іноземній валюті юридичної особи – резидента. Якщо суб'єкти підприємницької діяльності працюють цілодобово, то закінченням робочого дня вважається початок операційного дня банку, в якому вони обслуговуються.

     Якщо  юридичні особи – резиденти працюють у вихідні та святкові дні, то вони можуть перевищувати встановлені ліміти залишку іноземної валюти в касі з обов'язковою інкасацією понадлімітних залишків до установи уповноваженого банку не пізніше наступного робочого дня банку».

     Таким чином, ліміт каси в іноземній  валюті встановлюється лише для тих  суб'єктів підприємницької діяльності, яким дозволяється використовувати  готівкову іноземну валюту як засіб платежу або як заставу.

     Підтвердження цьому також можна знайти у  листі НБУ від 01.12.99 р. № 11-110/1711-9474 «Щодо залишку готівкової іноземної  валюти».

     Вичерпний перелік випадків використання на території  України готівкової іноземної валюти як засобу платежу або як застави наведено у ст. 2 Правил № 119. У всіх інших випадках ліміт каси не встановлюється.

     Відповідно  до п. 4.12 Правил № 119 готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами  – резидентами та/або представництвами юридичних осіб – нерезидентів в уповноваженому банку, використовується виключно на цілі, на які вона отримана. На власників рахунків згідно з чинним законодавством України покладається відповідальність за цільове використання цих коштів.

     Щодо  іноземної валюти відповідальність за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах, передбачена ст. 1 Указу № 436/95, не застосовується. Про це йдеться також у відповіді на запитання про те, чи можуть податкові органи застосувати штрафні санкції при виявленні факту залишку іноземної валюти понад установлений ліміт готівки в касі підприємства, підготовленій заст. начальника відділу по роботі з платниками податків у Ватутінському районі м. Києва О. Вінцевич («Вестник бухгалтера и аудитора Украины», січень 2000 р., № 1 (69), с. 21). 

     За  нецільове використання іноземної  готівки підприємством відповідальність на сьогодні також не передбачена.  

       3. Порядок оформлення та обліку  безготівкових розрахунків

      3.1. Порядок відкриття та закриття  рахунків у банках, оформлення розрахункових документів 

      Відповідно  до Інструкції № 3 "Про відкриття  банками рахунків у національній та іноземній валюті", затвердженої постановою правління Національного  банку України № 121 від 27.05.96 р. (із змінами і доповненнями, внесеними  постановами правління Національного банку України), банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні й субрахунки.

      Банки відкривають рахунки юридичним  і фізичним особам за місцем реєстрації підприємства або в іншому банку України за погодженням сторін. 
Якщо банк, в якому відкрито рахунки підприємства у національній валюті, не має ліцензії Національного банку на здійснення валютних операцій, то рахунки в іноземній валюті можуть відкриватися в іншому банку, який має таку ліцензію. Відповідно до Закону України, що набрав чинності 15.01.98 р., "Про внесення до деяких законів України змін щодо відкриття банківських рахунків" № 725/97-ВР від 16.12.97 р. до 01.01.99 р. юридичним і фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності дозволено відкривати поточні рахунки не' більше ніж у двох банках. Поточні рахунки в національній валюті відкриваються підприємствам, що здійснюють науково-дослідну, виробничу й іншу комерційну діяльність з метою одержання прибутку, що володіють основними і оборотними засобами і мають самостійний Баланс. 
Інші рахунки відкриваються організаціям І установам, Що не мають вищезазначених ознак, установам і організаціям, Що перебувають на державному бюджеті; постійним уповноваженням різних громадських фондів; підприємствам, які прибули на гастролі, та ін. 
Субрахунки можуть бути відкриті підприємствам, що мають філії, представництва, відділи та інші відособлені підрозділи, які перебувають на окремому балансі і є самостійними платниками податку, а також структурним підрозділам, які відокремлюються у процесі приватизації за клопотанням власника основного рахунка і за погодженням установи банку, в якому відкривається субрахунок. Субрахунки відкриваються для проведення розрахунків за місцем знаходження цих підрозділів.