Отчет по производственной практике в ОАО «Концерн «Созвездие»

     в поле «Поставщик» товарной накладной  указывается полное или сокращенное  наименование, место нахождения, банковские реквизиты и прочая контактная информация поставщика. Грузоотправитель и поставщик могут быть одной организацией;

     в поле «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование, место  нахождения, банковские реквизиты и  прочая контактная информация плательщика. Грузополучатель и плательщик могут быть одной организацией;

     в поле «Основание» товарной накладной  указывается договор, доп. соглашение или прочий документ, являющийся основанием для отгрузки товаров. В полях  «Номер» и «Дата» указываются  соответственно номер и дата документа основания;

     если  доставка товара сопровождается товарно-транспортной накладной, ее номер и дата указываются  в соответствующих полях «Номер»  и «Дата» поля «Транспортная накладная» товарной накладной;

     в табличной части товарной накладной  указывается перечень номенклатуры отгружаемых товарно-материальных ценностей с указание единицы измерения, количества, массы, цены за единицу, суммы реализации с НДС и без НДС, суммы НДС.

     Счет-фактура (приложение Т) является документом, служащим основанием для принятия к вычету или возмещению суммы НДС, предъявленной покупателю.

     Для этого счета-фактуры должны быть составлены и выставлены в соответствии с установленным порядком с указанием необходимых реквизитов, приведенных ниже, и при наличии подписей уполномоченных лиц (руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных на то приказом), либо индивидуального предпринимателя. В противном случае они не могут являться основанием для принятия к вычету или возмещению сумм налога.

     Счета-фактуры  выставляются при совершении операций реализации товаров (работ, услуг, имущественных  прав), кроме операций по реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг) и в случае осуществления операций, не подлежащим налогообложению, банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами.

     Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации.

     Приходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии, как  правило, кассиром, подписывается главным  бухгалтером или лицом, на это  уполномоченным.

     Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.

     Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в приходном кассовом ордере не допускаются. Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

     Ниже  приводится правила заполнения полей  приходного кассового ордера и квитанции:

     Организация – указывается наименование организации.

     Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован приходный кассовый ордер.

     Номер документа – содержит порядковый номер приходного кассового ордера. При формировании приходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.

     Дата  составления – указывается дата формирования приходного кассового ордера.

     Дебет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».

     Код структурного подразделения – указывается код подразделения, на которое приходуются денежные средства.

     Корреспондирующий счет, субсчет – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.

     Код аналитического учета – указывается объект аналитики корреспондирующего счета.

     Сумма, руб. коп. – указывается сумма приходуемых в кассу денег цифрами.

     Принято от – указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства.

     Основание – указывается содержание хозяйственной операции.

     Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.

     В том числе – указывается сумма НДС, записанная цифрами (в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)").

     Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

     Расходный кассовый ордер используется для  оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

     Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в расходном кассовом ордере не допускаются. Выдача денег по расходному кассовому  ордеру может производиться только в день его составления.

     Ниже  приведены правила заполнения полей  расходного кассового ордера:

     Организация – указывается наименование организации.

     Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.

     Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.

     Дата  составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.

     Код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.

     Корреспондирующий счет, субсчет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.

     Код аналитического учета – указывается объект аналитического учета корреспондирующего счета.

     Кредит – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».

     Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.

     Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.

     Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).

     Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.

     Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

     Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.

     По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

     Пример  заполненных форм № КО-1 и КО-2 представлены в приложении У.

     При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся  документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. 
 

     4 Организация документооборота ОАО «Концерн «Созвездие» 

     Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия,  хранение документов и их использование влекущей деятельности организации. Документооборот предприятия - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства ОАО «Концерн «Созвездие»  так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота на ОАО «Концерн «Созвездие»  являются:

     оперативное прохождение документа, с наименьшими  затратами времени; 
          максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

     порядок прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны быть единообразными.

       Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
          Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО «Концерн «Созвездие», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

     Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

     регистрация и учет поступающих в организацию  документов

     подготовка  и регистрация отправляемых документов

     прохождение внутренних документов

     учет  объема документооборота

     контроль  за исполнением документов

     Доставка  документов в ОАО «Концерн «Созвездие»  осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным  каналам.

     С помощью почтовой связи в ОАО  «Концерн «Созвездие» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

     Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

     Исходя  из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

     Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.