Организация учета расчетов с подотчетными лицами

     При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

     При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

• квитанцию к приходному ордеру;
• накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);
• счет-фактуру.
• Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).
• Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;
• штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

     Счет-фактура  должен отвечать требованиям положений ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

     Иные  документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи  и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

     При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие  документы:

• кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);
• товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

     Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для  представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе № БГ-3-08/379 [10]. Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается. Но к авансовому отчету водителя организации прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля без товарного чека. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

     Нарушение при операционно-хозяйственных расходов:

1. выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
2. списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный  через подотчетных лиц у изготовителя, в оптовой торговле.¹²

     Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные  сотрудником на свой риск без учета  установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     На  примере ЗАО ……………. была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета подотчётных сумм. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

     Подотчетные лица – это работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются: в качестве аванса на командировочные расходы; на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.).

     Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в  бухгалтерию авансовый отчет (с  приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх  выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

     Выдача  подотчетных сумм производится для  осуществления затрат в интересах  работодателя. Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

     Денежные  средства, выдаваемые на хозяйственные нужды, разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы.

     Для учета денежных средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  расходы, применяется такая форма  отчетности, как авансовый отчет  (форма N АО-1). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом, проверяется и проводится работником бухгалтерии.

     Заполняя  оборотную сторону формы, подотчетное  лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

     Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

     По  данным учетных регистров путем сопоставления их сумм на начало и на конец года или отчетного периода в целом и по видам был осуществлен анализ расчетов с подотчетными лицами на примере ЗАО ………….. за период с 2008 по 2010 гг.

     Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом руководителя ЗАО ……………….. утверждается перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет.

     Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров и т.п.) ЗАО ………………. в организации розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

     Во  многих случаях в авансовых отчетах  ЗАО …………… отсутствует сведения по строке «Остаток (перерасход) предыдущего аванса» и соответственно дальнейший расчет по выданным и израсходованным с выведением остатка (перерасхода) подотчетных сумм по конкретному авансовому отчету. В связи с этим бланке авансового отчета должно быть обеспечено заполнение всех без исключения граф.

     ЗАО ………… целесообразно издать внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий конкретный порядок расходования средств на представительские мероприятия, их учета и внутреннего контроля.

     По  результатам анализа сформированы рекомендации по совершенствованию  расчетов с подотчетными лицами.

     Для совершенствования системы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами предложена разработка положения о  расчетах с подотчетными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 

1. Гражданский кодекса РФ.
2. Налоговый кодекс РФ.
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон РФ от 23.07.1998 г. № 123-ФЗ.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99): положение: утверждено Приказом Минфина РФ 6 июл.1999 г. по состоянию на 18 сентября 2006
5. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»: постановление № 729 от 02.10.2002
6. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»: постановление № 812 от 26.12.2005
7. Приказ Минфина РФ «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2001 года N92Н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» № 16н от 4 марта 2002г. // Справочная правовая система «Гарант»
8. Приказ Минфина РФ «Об установлении предельных норма возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» № 15н от 2 августа 2004г. // Справочная правовая система «Гарант»
9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. N 34н) // Справочная правовая система «Гарант»
10. Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н) (с изм. от 30 декабря 1999 г. // Справочная правовая система «Гарант»
11. Бухгалтерский учет /Под ред. А.Д. Ларионова. – М.: Проспект. - 2004. – 392 с.
12. Бухгалтерский учет / Под. ред. Г.В. Максимовой - Иркутск: ЦГЭА. - 2004. – 289с.
13. Гизатуллин М.И. Командировочные расходы бухгалтерский учет и налогообложение. – М.: гроссМедиа. - 2005. – 176с.
14. Кузнецова Г.А. Как оформить и списать подотчетные средства. – М.: Приор-издат. - 2005. – 128 с.
15. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета - М.: Финансы и статистика. - 2003. – 371 с.
16. Бурмистрова Л.М. Финансы и бухгалтерский учет предприятия: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 224с.
17. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организации. – 4-е изд., перераб. И доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 752с.
18. Захарьин В.Р. Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение // Налоговый вестник. – 2008. – 310с.
19. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2007.- 592 с.;
20. Осминина Е. 22 положения по бухгалтерскому учету: сб. док.- 3-е изд., испр.-М.: ОМЕГА-Л, 2007. – 325 с.;
21. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
22. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41
23. Гомола А.И. Бухгалтерский учёт: Уч. – М: Академия,2008
24. Савицкая Ю.Нюансы командировки // Главбух. - 2004. - № 7. –С.32-37.
25. Куттер, М.И. Теория и принципы бухгалтерского учета / М.И. Куттер - М.: Финансы и статистика, 2006.
26. Ермолаева, Е.В. Материальная ответственность работника //Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения, 2006. № 19.
27. Ивлева, А.И. Деньги под отчет// Расчет, 2009, № 6.
28. Букач Е.М. Расчеты с подотчетными лицами //Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2009, № 15.
29. Мельникова, М.А. Расчеты с подотчетными лицами // Современный бухучет, 2009, №6.
30. Овчинникова, О.С Деньги под отчет: как потратить и отчитаться// Зарплата, 2010, № 8.
31. Овчинникова, О.С Деньги под отчет - выявляем задолженность /О.С.Овчинникова // Зарплата, 2010, № 9.
32. Панченко, Т.М. О наличных денежных расчетах // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации, 2009 г., № 1.
33. Полякова, Е.В.Расчеты с подотчетными лицами /Е.В.Полякова //Бухгалтер и закон, 2010, № 4.
34. Соколов Я.В., Пятов М.Л. Бухгалтерский учет для руководителя // Справочная правовая система «Гарант»
35. Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. // Справочная правовая система «Гарант»