Организация системы учета и контроля затрат

Классификация расходов по сферам деятельности страховой организации.

 

Страховая          деятельность	Инвестиционная   деятельность	Финансовая      деятельность
Расходы
- страховые  выплаты;       - страховые премии,        переданные в               перестрахование;           - расходы на ведение       дела;                      - выплата комиссионного   вознаграждения;            - оплата задолженности;    - выплата процентов по     полученным кредитам и      займам;                    - прочие расходы	- расходы,         связанные          с приобретением    активов;           - расходы,         связанные          с размещением      активов;           - оплата           задолженности;     - выдача ссуд по   страхованию        жизни;             - прочие расходы	- погашение          полученных кредитов  и займов;            - расходы,           связанные с          дополнительной       эмиссией акций, и    выплата дивидендов;  - оплата             задолженности;      - прочие расходы

 

Назначение  данной классификации состоит в  отражении сфер получения и расходования денежных средств страховой организации, определении чистого потока денежных средств по каждой сфере и их вклада в результат деятельности страховой  организации в целом.

Организация и  ведение страхового бизнеса сопровождаются соответствующими расходами, которые  называют расходами на ведение дела. Эта группа расходов по удельному  весу в общей сумме расходов страховой  организации занимает одно из лидирующих мест.

Расходы на ведение  дела являются многоэлементными, включающими  в том числе комплексные статьи:

- расходы по  ведению страховой деятельности (расходы по заключению, ведению  и исполнению договоров страхования,  сострахования и перестрахования);

- административно-управленческие и общехозяйственные расходы;

- прочие расходы.

Расходы по ведению страховых  операций	Административно-управленческие и общехозяйственные расходы	Прочие расходы
1	2	3
- вознаграждения за  услуги брокера - расходы по договорам  страхования, сострахования, перестрахования - расходы по заработной  плате и ЕСН работников страхования - оплата услуг по  изготовлению документов страхования  (полисы, свидетельства и т.д.) - амортизация, прочие	- расходы по заработной  плате и ЕСН административно-управленческого персонала - расходы на подготовку кадров - обеспечение условий  труда - расходы на содержание  зданий - прочие	- курсовые разницы - дивиденды - расходы на рекламу -прочие

 

Расходы по ведению страховых  операций, состав которых приведен в графе 1 , относят к прямым затратам и в течение отчетного периода (месяца) на основании первичных документов учитывают по конкретным видам страхования и договорам страхования.

Административно-управленческие, общехозяйственные и прочие расходы  обычно определяются на основе предварительно составленной общей сметы. В целях контроля данных расходов по статьям общей сметы могут быть предусмотрены отдельные аналитические счета к счету 26 "Общехозяйственные расходы" для отражения фактических расходов по каждой сметной статье.

Административно-управленческие, общехозяйственные и прочие расходы  относят к косвенным расходам и расчетным способом распределяют на конкретные виды страхования и  договоры страхования. В этом случае косвенные расходы сначала собираются на отдельном субсчете к счету 26, а затем производится их распределение. В качестве базового показателя распределения косвенных расходов могут использоваться прямые затраты, суммы собранных страховых брутто-премий и др. Способ распределения косвенных расходов закреплен в учетной политике организации.

В конце отчетного  периода сумма фактических расходов на ведение дела относится на финансовый результат, что отражается по кредиту  счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции с дебетом  счета 99 "Прибыли и убытки".

Таким образом в системе  управленческого учета затрат задействованы  и бухгалтерские синтетические  счета. Компания разрабатывает свой план счетов для эффективного управленческого  учета, чтобы получать необходимую  информацию о том какие именно производились затраты на тот или иной вид оказываемых страховых услуг, по какой именно дирекции и т.д.

Сегодня для ведения  бухгалтерского управленческого учета  предназначены: счет 260 «Расходы на ведение дела», на котором отражаются все расходы компании, не связанные со страховой деятельностью, счет 22 «Страховые выплаты», к которому в финансовом учете открыто множество субсчетов для разделения затрат в аналитике страховых выплат, счет 99 «Прибыли и убытки» для отражения финансового результата компании.

 

2.3 Система контроля затрат страховой компании.

 

Система контроля, как  установление обратной связи, должна обеспечивать, с одной стороны, планирование затрат, взаимосвязанное с реальной деятельностью, прошлыми и будущими событиями в  организации. с другой стороны, система контроля обеспечивает четкое отслеживание исполнения планов, учет отклонений фактических показателей от запланированных ранее, а также анализ данных отклонений.

Бюджет компании представляет собой финансовый план действий по достижению уровня прибыльности. Поэтому основой системы контроля должен быть контроль затрат. Для его реализации используется расчет отклонений, в ходе которого:

- выявляют отклонения на основе данных управленческого учета (если обеспечена однородность плановых и фактических данных);

- оценивают отклонения с точки зрения влияния на запланированный результат;

- определяют характер отклонений и их причины;

- подготавливают возможные управленческие решения и рекомендации на основе анализа отклонений.

Эти функции выполняют  финансово-экономические службы (планово-экономический отдел либо отдел бюджетного планирования). Чтобы выявить отклонения, специалисты службы постатейно сравнивают фактические и плановые данные. А для того чтобы оценить влияние отклонений на запланированный результат, они используют расчет удельного веса отдельных статей.

Эффективный контроль величины издержек целесообразно вести на основе первичной учетной информации. Подобный контроль может осуществляться в натуральном и денежном выражении  методом сопоставления или так  называемым методом бюджетирования. В основу первого способа положен метод суммирования отклонений от устанавливаемых норм и производственных заданий по местам затрат. Второй способ контроля предусматривает сопоставление издержек с актуализированной (спланированной с учетом изменений) сметой затрат и результатов.

Контроль отклонений по своей природе является контролем  по факту свершившейся операции. Он не способен предотвратить единичного факта финансово-хозяйственной деятельности, который приводит к неблагоприятному изменению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Но он эффективен  на длительных бюджетных периодах, если проводится на регулярной  основе. То есть, контролируя отклонения, возникающие в месячных бюджетах, можно успеть принять управленческое решение и выровнять показатели по году. Например, компания по итогам девяти месяцев получает данные о перерасходе денежных средств по статьям "Расходные материалы" и "Реклама". Следовательно, необходимо внести корректировки в бюджет IV квартала: сократить расходы по соответствующим статьям, установив жесткие лимиты или контроль казначейского исполнения бюджета. В итоге это позволит устранить возникшее превышение.

Пример разработанного бюджета продаж приведен ниже:

Бюджет продаж на январь 2007г.

Продукты	Филиалы	Всего		Минск		Мурманск
	Сальдо	Факт	План	Факт	План	Факт	План
Всего	128850	330558	459080	99168	103200	57920	60000
Страхование юр.лиц	64250	150500	154600	35728	40800	24240	24080
Имущество предприятий	18000	58060	60000	14000	16000	8096	8800
Профессиональная ответственность	16750	35112	35760	7000	9600	6480	5760
Страхование грузов	8800	41600	42720	9940	11200	7144	6720
Финансовые риски	21050	15286	166000	4080	4000	2570	2600

 

Проверить показатели каждой сметы затрат можно, формируя оборотно-сальдовую  ведомость по счету при выборе подразделения и развороте по элементам затрат; калькуляции себестоимости продукции - при выборе вида номенклатуры и развороте оборотно-сальдовой ведомости по статьям затрат.

Таким образом в системе управленческого учета подготавливается информация, на базе которой руководители предприятия принимают решения в первую очередь в области затрат и ожидаемых экономических результатов деятельности предприятия.

Следует отметить что  затраты страховой компании, связанные  непосредственно со страховой деятельностью  контролируются по факту наступления  страхового случая. В данной ситуации сопоставляются размер страховой выплаты по договору и сумма перечисленных взносов страхователем, причем выплата не должна превышать сумму взносов.

Также к особенностям управленческого учета страховых  затрат относится то, что страховые случаи, по которым компания совершает страховые возмещения, т.е. расходы по основному виду деятельности, происходят внезапно и случайно, поэтому уровень такого типа затрат спрогнозировать практически невозможно.

 

 

 

Заключение.

 

Таким образом, можно сделать вывод, что разработка и внедрение системы управления затратами в ЗАО «МАКС» начинаются с построения оптимальной организационной структуры, в которой распределены функции сбора информации о расходах, учета, контроля за осуществлением, анализа и планирования затрат, а также построения эффективной системы сбора, передачи и обработки данных о затратах. Выбор группировок затрат определяется управленческими задачами, однако необходимо иметь в виду то обстоятельство, что построение системы управления затратами должно основываться на принципе экономической эффективности и определения степени детализации затрат.

Управление  затратами эффективно только на основе комплексного и системного подхода  к решению проблемы. Применение различных  группировок в процессе планирования, учета и анализа затрат позволяет решать различные задачи управления затратами, в частности определять наилучшие направления вложения средств, снижать непроизводительные затраты, формировать показатели себестоимости, выявлять возможные резервы снижения затрат, устанавливать минимально необходимый размер производства, уменьшать рыночные цены.

Внедрение системы  управления затратами связано со значительными проблемами, одной  из которых является информационная. Нарушение принципов полноты  и своевременности предоставления данных о затратах становится причиной формирования ошибочных показателей величины затрат и себестоимости, применения экономически не обоснованной классификации затрат, игнорирования факторов, влияющих на размер затрат, что может привести к неверным управленческим решениям.

Таким образом, был рассмотрен вопрос, затрагивающий  тему затраты как один из основных объектов управленческого учета. В  результате выяснено, что управление затратами является неотъемлемой частью управленческого учета на предприятиях различных сфер деятельности.

Система управления затратами позволяет получать точную и своевременную информацию о  затратах с любой необходимой  для управления степенью детализации; создать единый контур управления затратами  компании, ее филиалов и дочерних предприятий, включающий планирование, учет, контроль и анализ затрат; сделать прозрачными затраты каждого структурного подразделения компании; проводить обоснованную тарифную политику, выявлять и расширять высокорентабельные направления деятельности, и на этой основе повысить эффективность деятельности компании.