Организация бухгалтерского учета кассовых операций

     Синтетический учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

     По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в  кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

     Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании  отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

     В Калангуйской участковой больнице применяется  счет 50 субсчет 1 «Касса организации».

     Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

     Получены  наличные деньги со счетов в банках:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 51 «Расчетный счет»;

     91 «Прочие доходы и расходы».

     2. Возврат в кассу ранее выданных  авансов, излишне выплаченных  сумм заработной платы, неизрасходованных  подотчетных сумм:

     Дебет 50 «Касса»;

     Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

     70 «Расчеты с персоналом по оплате  труда»,

     71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

     Сданы в кассу денежные средства для  зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы:

     Дебет 51 «Расчетный счет»;

     Кредит 50 «Касса»

     Выданы  из кассы заработная плата, подотчетные  суммы, займы работникам, начисленные  дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:

     Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

     71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

     75 «Расчеты с учредителями»;

     Кредит 50 «Касса»

     Рассмотрим  ряд примеров по поступлению и  выбытию денежных средств в Калангуйской участковой больнице.

     1. В кассу Калангуйской участковой больнице 30 октября 2008 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 94864,00 рублей.

     Бухгалтером на этом основании был выписан  приходный кассовый ордер и сделаны  бухгалтерские проводки:

     Дебет 50 «Касса»

     Кредит 51 «Расчетный счет» - 94864,00 рублей

     В дальнейшем при выдаче заработной платы  по расчетно-платежной ведомости, к  которой был выписан расходный  кассовый ордер, бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учета:

     Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

     Кредит 50 «Касса» - 94864,00 рублей.

     2. Из кассы Калангуйской участковой  больнице выданы наличные деньги  в перерасход по авансовому  отчету Крыловой Ю.А. в сумме  400 рублей.

     Бухгалтером Калангуйской участковой больнице был выписан расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств в подотчет и сделаны проводки:

     Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Кредит 50 «Касса» - 400 рублей

 

     2.3 Документальное оформление кассовых операций. 

    При получении денежных средств с лицевого счета в казначействе оформляется Заявка на получение денежных средств в двух экземплярах и чек. Оформление заявок, выдача и заполнение чековых книжек должны производиться в соответствии с Правилами обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила), и Письмом Федерального казначейства от 18.03.2005 N 42-7.1-01/5.1-58.

    Денежные  чековые книжки выдаются органом  Федерального казначейства на основании заявления получателя бюджетных средств. На оборотной стороне каждого денежного чека проставляется наименование получателя письменно или штампом. На основании п. 1.7.2 Положения Банка России от 05.12.2002 N 205-П денежные чеки принимаются банком в течение десяти дней со дня их выписки, не считая дня выписки. Текущий контроль за использованием получателем бюджетных средств наличных денег орган Федерального казначейства осуществляет в соответствии с п. 9 Правил. В целях контроля правильности заполнения заявки и чека работник казначейства проверяет серию, номер, дату денежного чека, сумму, на которую он выписан. Дата заявки не может быть позднее даты, проставленной в чеке. Контроль наличия документов, являющихся основанием возникновения денежных обязательств, на операции с наличными деньгами не распространяется.

    Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 N 88.

    1. Приходный кассовый ордер (ф. КО-1).

    Применяется для оформления поступления наличных денег как при ручном, так и  автоматизированном способе ведения  учета. Приходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером  или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

    При заполнении приходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции, например: "Получена по чеку N 111111 от 20.08.2010 заработная плата за первую половину августа 2010 г.", а в строке "Приложение" необходимо перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Если приходный кассовый ордер не имеет приложений, то строку "Приложение" следует перечеркнуть.

    2. Расходный кассовый ордер (ф.  КО-2).

    Используют  для оформления выдачи наличных денег  как при ручном, так и автоматизированном способе ведения учета. Расходный  кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

    При заполнении расходного кассового ордера в строке "Основание" следует указать содержание хозяйственной операции, например: "Выдана заработная плата за первую половину августа 2010 г. ", а в строке "Приложение" перечислить прилагаемые первичные и другие документы с указанием из номеров и дат составления. Например: "Платежные ведомости N N 125, 126, 127 от 22 августа 2010 г.".

    3. Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

    Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Данная форма может составляться с применением средств вычислительной техники. В этом случае формируется машинограмма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" за соответствующий день.

    4. Кассовая книга (ф. КО-4).

    В Кассовой книге учитываются все  факты поступления и выдачи наличных денег предприятия. Каждое предприятие  ведет только одну Кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, вторые являются отрывными и служат отчетом кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. При этом формируются две машинограммы: "Вкладной лист Кассовой книги" и "Отчет кассира". Обе машинограммы составляют к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

    5. Доверенность.

    Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность в случае получения денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается у него как приложение к расходному кассовому ордеру. При этом при подготовке расходного ордера автоматизированным способом возникает ситуация, когда в строке "Приложение" все реквизиты и названия документов напечатаны, а слова "Доверенность от "___" ____2010 года" вписаны от руки. Кроме этого, необходимо строго контролировать сроки действия доверенности.

    В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ данная доверенность может быть удостоверена нотариально или организацией, в которой работает доверитель.

    Пунктом 94 Инструкции N 70н предусмотрено  использование при оформлении кассовых операций и таких форм первичной  документации, как квитанция ф. 0504510, ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 0504501, книга учета выданных раздатчикам денег и реестр депонированных сумм.

    6. Квитанция (ф. 0504510).

    Составляют  при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств  от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.

    7. Ведомость на выдачу денег  из кассы подотчетным лицам  (ф. 0504501).

    Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных  кассовых ордеров. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам может составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

    8. Книга учета выданных раздатчикам  денег.

    Используют  в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

    8. Реестр депонированных сумм.

    При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся ему выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк.