Организация аудиторской выборки и проверка внутренних расчетных операций

Конкретная оценка по выборке будет относиться только к той совокупности, из которой  сделана выборка. Эта оценка неприменима  для других счетов или разделов баланса.

Проведение выборки - аудиторам необходимо определить шаги по проведению выборки: стратификация (по возможности) и техника отбора.

Стратификация является разделением совокупности на группы однородных элементов, например, в нефтедобывающей  отрасли (реализация нефти на экспорт и на внутреннем рынке). Это делается для повышения эффективности проверки, так как объем выборки уменьшается без увеличения риска появления ошибки.

Каждая группа оценивается  по соответствующим объектам выборки  без увеличения ошибки выборки. Каждая группа оценивается по соответствующим объектам выборки, и результаты, полученные по всем группам, используются для оценки всей совокупности. Например, аудиторам необходимо провести выборку из совокупности дебиторской задолженности клиентов:

Таблица 1.1 – Выборка дебиторской задолженности клиентов

При случайном отборе любая комбинация единиц выборки имеет одинаковую вероятность быть отобранной. Этот процесс исключает возможность целенаправленного или подсознательного подхода, в результате чего минимизируется ошибка выборки в отличие от других методов выборки. Для генерации случайных цифр используется таблица случайных чисел и компьютерные программы. В данном случае могут быть отобраны, например, следующие номера: 12, 29, 47, 63, 81, 98.

При систематическом отборе элементы совокупности отбираются через определенный интервал. Например, отбирается каждый 9-й клиент: 9, 18, 27, 36, 45, 54, 63, 72, 81, 90, 99.

Бухгалтерские регистры должны быть проверены на наличие в них  бухгалтерских записей каких-либо структурных подразделений, влияющих на выборку.

Метод вероятности относительно объема применяется, когда вероятность отбора каждой единицы находится в зависимости от ее размера. Этот метод полезен, когда аудитору требуется выбрать наибольшие величины, по которым высока вероятность нахождения ошибок, наряду с небольшими суммами.

В примере вероятность быть отобранным у клиента с порядковым номером 3 в 4 раза больше, чем у клиента  с номером 1, поскольку остаток задолженности, составляющий 140 тыс. руб., в 4 раза больше 35 тыс. руб.

Бессистемный отбор является выборкой без какой-либо определенной системы. Преимуществом этого метода является его удобство в случае, когда совокупность беспорядочна или в компьютерной программе случайные числа отсутствуют. Например, путем простого случайного выбора номеров из списка было решено проверить клиентов с порядковыми номерами: 2, 11, 59, 77, 93.

Аудитор должен быть осторожным, чтобы не вносить предвзятость в отбор. Случайная выборка не содержит предвзятости, в то время как при системном отборе предвзятость имеется. Например, не выбираются первый и последний элементы на странице, круглые цифры имеют тенденцию быть отобранными, подсознательно включаются крупные суммы.

При произвольном отборе аудитор включает только те наименования, которые отвечают определенному  критерию. Как правило, это суммы, в которых аудитор предполагает ошибки. Этот метод можно использовать только при нематематической выборке, когда выборка не является репрезентативной по отношению ко всей совокупности. Например, если решим выбрать суммы большие или равные 70 тыс. руб., то клиенты 3, 4, 100 будут отобраны.

Определение ошибки - аудиторы должны определить, что является и что не является ошибкой. При этом аудитор должен принять во внимание ряд особенностей (характер ошибок, их причины) и их влияние на другие стадии аудита.

Не считаются ошибочными: незакрытые и выверяемые статьи; отсутствующая документация, если подтверждение операций может быть получено другим путем.

Параметры измерения - при выборке, предназначенной для выявления ошибок, должны учитываться два параметра: ожидаемая и допустимая ошибки;

• ожидаемая ошибка – ошибка, предварительно оцениваемая по совокупности. Эта оценка может основываться на результатах предыдущего года, на предварительной оценке риска или на общем анализе счетов экономического субъекта;
• допустимая ошибка - максимально возможная ошибочная величина по совокупности, обнаруженная при аудите. Иногда ее называют верхним пределом ошибки. Выявление допустимой ошибки является предварительной оценкой риска, при которой учитываются как количественные, так и качественные факторы. Допустимая ошибка используется для определения объема выборки.

Аудит по выборке и  подведение итогов - после того, как выборка была сделана, аудиторы могут проверить каждый выбранный элемент (наименование). Аудитору также необходимо выделить все элементы, которые невозможно проверить из-за отсутствия нужных документов и по другим причинам, и оценить их влияние на результаты проверки. Аудитор может применить альтернативные методы проверки по этим элементам (наименованиям) или по всей совокупности. Данные, полученные в результате выборки, суммируются и фиксируются в рабочих документах.

2. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

Внутренние расчетные  операции охватывают расчеты с подотчетными лицами, с персоналом по оплате труда и прочим операциям. Эти расчеты производятся в основном наличными денежными средствами и связаны с оплатой расходов организации. Поэтому внутренние расчеты относятся аудиторами к зонам с повышенным контрольным риском, а их проверке уделяется особое внимание.

Целью аудиторской проверки внутренних расчетов является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и о соответствии применяемой методики учета и налогообложения действующим нормативным документам.

Практические цели проверки внутренних расчетных операций заключаются в установлении:

• полноты – все ли операции по внутренним расчетам учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;
• существования - существуют ли обязательства по внутренним расчетам (по оплате труда, подотчетным суммам) на дату составления баланса и существенна ли сумма этих обязательств;
• прав и обязанностей – правомерны ли и верны суммы обязательств по внутренним расчетам исходя из трех критериев (формальности, законности и действительности);
• оценки – оценены ли обязательства по внутренним расчетам в соответствии с требованиями нормативных актов;
• точности – правильно ли произведены начисления заработной платы и удержания из нее, расчет суточных по командировке и др., соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;
• ограничения учетного периода – все ли обязательства по внутренним расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;
• представления и раскрытия – все ли обязательства по внутренним расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету и отчетности.

Исходя из поставленных целей и задач, объектами аудита являются показатели отчетности, отражающие состояние внутренних расчетов. Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемым направлениям, операции реальны и соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля (не определены приказом круг подотчетных лиц, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, срок представления отчета и др.) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных в приложении Д.

В случае обнаружения  несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается  в установлении соблюдения требований порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих в подотчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

Выдача наличных денег  в подотчет на расходы, связанные  со служебными командировками, должна производиться в соответствии с инструкциями. Основанием является командировочное удостоверение, а при направлении в загранкомандировку - приказ руководителя. При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет должна производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Процедуры проверки обоснованности выдачи авансов под отчет могут быть выполнены при проверке кассовых операций с передачей информации о выявленных отклонениях аудитору, проверяющему внутренние расчетные операции.

Проверка своевременности  предоставления авансовых отчетов  осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если аудитор установил  несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Д-т сч. 84, К-т сч. 71) и последующее списания этих сумм.

Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм и последующего отражения.

Законность и целесообразность расходов на хозяйственно-операционные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов. Необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).

Прежде всего, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных ст.9.2 Закона о бухгалтерском учете [2]. Например, отсутствие в товарном чеке штампа магазина, даты, наименования приобретенного товара затрудняет контроль реальности факта приобретения товара в магазине или производственного назначения этих расходов.

Акты закупки у физических лиц должны содержать дату и место  составления, наименование товара, его  количественное измерение, общую стоимость  покупки, лиц, участвующих в сделке, реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя или паспортные данные и местожительство физического лица.

При приобретении подотчетным  лицом товаров в предприятии  розничной торговли за наличный расчет необходимо убедится в наличии документов, подтверждающих расход денежных средств. Например, к авансовому отчету приложен товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 100 пачек по 40 руб. на общую сумму 4000 руб. Является ли товарный чек достаточным основанием для подтверждения использования подотчетных сумм?

Расход денежных средств  может быть подтвержден чеком  контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или  документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек контрольно-кассовой машины.

При приобретении материальных ценностей за наличный расчет на предприятиях оптовой торговли или у производителя  необходимо представить квитанцию  приходного кассового ордера, товарный документ (счет, накладная, товарно-транспортная накладная) и счет-фактуру, соответствующим образом оформленные. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой суммы налога на добавленную стоимость, которые должны совпадать.

Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этого требования предусмотрено п.51 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

При проверке авансовых  отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера  расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к приходному кассовому ордеру, акт выполненных работ и т.п.) сравниваются с лимитом, установленным Центральным банком РФ. При этом следует проверить, не производились ли выплаты в адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом, определяется сумма налога на добавленную стоимость, предъявленного к зачету.