Организационные системы управленческого учета

Личный  опыт

Яков  Шляпочник

Мы старались  присвоить каждой хозяйственной  операции и каждому полю в базе данных как можно больше кодов. Чем  больше признаков имеют поля информационной базы, тем больше отчетов она позволяет  сформировать. Например, у нас есть возможность группировать дебиторскую  задолженность по целому ряду признаков: по клиентам, по видам товаров, по сумме  задолженности, по регионам. Для компании с большим объемом продаж это  очень актуально.

Кроме того, с помощью системы кодов достигается  взаимосвязь между управленческим учетом и бюджетированием.

Для статей затрат и доходов в денежной форме  предусматривается специальная  кодировка. Это должно существенно  облегчить формирование бюджета  денежных средств и отчета о его  исполнении.

Разработка  документооборота в  управленческом учете

При разработке документооборота основное внимание нужно  уделить первичным документам, предназначенным  для внутреннего пользования. Примером таких документов могут быть заявки на проведение безналичных платежей или выдачу денег из управленческой кассы. В форму первичных учетных  документов целесообразно ввести такие  обязательные поля, как "Направление  деятельности", "Код затрат", "Центр ответственности", которые  сразу же позволят определить принадлежность хозяйственных операций к тому или  иному центру ответственности, бизнес-процессу, временно'му периоду.

При разных вариантах организации управленческого  учета порядок документооборота будет различным. Если все учетные  документы поступают к бухгалтеру, ведущему управленческий учет, то необходимо лишь зафиксировать это положение  в регламенте. Если же бухгалтер  отражает данные в управленческом учете  на основе базы данных бухгалтерского учета, то необходимо разработать отдельный  документ, регламентирующий порядок  переноса учетных записей о хозяйственных  операциях из бухгалтерской базы в управленческую. Одна из возможных форм этого документа представлена в таблице.

В регламенте документооборота должен определяться не только порядок отражения хозяйственной  деятельности в управленческом учете, но и состав управленческой отчетности. Каждому из отчетов должна быть дана краткая характеристика, необходимо также определить периодичность  формирования отчетов и представления  их руководству.

Организационные проблемы

Нужно отметить, что при внедрении на предприятии  управленческого учета почти  всегда возникают серьезные трудности, вызванные самыми разнообразными причинами. В качестве основных можно выделить следующие:

• нежелание руководителей центров ответственности своевременно предоставлять полную информацию о деятельности своих подразделений;
• отсутствие локальной компьютерной сети, единой системы документооборота, четкой организационно-функциональной структуры;
• нежелание отдельных сотрудников перестраивать свою деятельность, заполнять различные управленческие отчеты из-за непонимания роли управленческого учета;
• дефицит квалифицированных специалистов, обладающих знаниями как в управлен-ческом, так и в бухгалтерском и налоговом учете;
• противодействие работников финансовой бухгалтерии, которым специалисты по управленческому учету часто представляются профессиональными конкурентами.

Чтобы минимизировать возможные проблемы, постановку управленческого  учета следует осуществлять по прямому  распоряжению владельцев компании и ее высшего руководства. Руководить постановкой управленческого учета должен непосредственно финансовый директор.

Перед внедрением управленческой учетной системы  целесообразно проводить разъяснительную  и консультационную работу с персоналом, а затем оформлять приказ по предприятию, подписанный руководителем, который  обяжет сотрудников и начальников  всех подразделений выполнять мероприятия, необходимые как для постановки учета, так и для его дальнейшего  функционирования.

Все это позволит наиболее эффективно организовать постановку управленческого учета на предприятии, благодаря чему руководство сможет лучше отслеживать состояние  своего бизнеса и принимать более  обоснованные управленческие решения.

Для построения эффективного управленческого учета  надо перестроить всю систему  управления

Интервью  с партнером консалтинговой компании "КОРУС Консалтинг" (Москва - Санкт-Петербург - Самара) Дмитрием Слиньковым

- Насколько российское  понимание управленческого  учета отличается  от западного?

- В западных  компаниях в понятие "управленческий  учет" ( management accounting ) входит не только учет, достоверно отражающий текущее состояние бизнеса, но и планирование, контроль за исполнением планов, аналитические процедуры, помогающие принимать управленческие решения, методы ценообразования и даже вопросы стратегического планирования.

На российских же предприятиях основная задача управленческого  учета -достоверное и полное отражение деятельности компании и состояния ее активов. Термин "учет" понимается буквально, а из аналитических механизмов применяется только расчет себестоимости по различным методикам.

Если говорить о планировании, то на большинстве  российских предприятий не все научились  составлять достоверные бюджеты  и, как следствие, не привыкли ежедневно  работать со среднесрочными бюджетами  и тем более со стратегическими  планами. Даже если в компании есть бюджет, то, как правило, отсутствуют  методики по его адаптации к изменяющимся обстоятельствам. Такие понятия, как "скользящий бюджет", "приведенный  бюджет" (когда бюджет приводится к реальному курсу доллара), большинство  предприятий на практике пока еще  не используют.

- Из каких стандартов  вы обычно исходите  при постановке  системы управленческого  учета?

- Единых  стандартов для management accounting не существует. Есть разные школы, методики, принципы. Но если нужно взять за основу общепризнанные стандарты учета, то мы всегда отдаем предпочтение US GAAP, поскольку существует много методических разработок, касающихся постановки управленческого учета на основе этого стандарта.

- Каким образом  ваша компания  осуществляет постановку  управленческого  учета? С чего  вы начинаете?

- Мы не  занимаемся только постановкой  управленческого учета. Даже если  учет - это единственное, что требуется  предприятию, мы обязательно проверяем,  как организованы планирование, контроль и анализ информации, есть ли на предприятии система  стратегического планирования. Если  нет, то именно ее необходимо  создавать в первую очередь. 

Система стратегического  планирования позволяет определить цели компании, начиная с ее миссии. На основе этой системы и разрабатывается  механизм достижения целей, который  детализируется до конкретных ключевых показателей эффективности - KPI 6. В  конечном итоге эти показатели должны быть "увязаны" со среднесрочным бюджетированием. Если и его нет, значит, сначала нужно заняться постановкой бюджетирования.

Следующий этап - постановка управленческого учета  и регламентация контроля и анализа. Нужно разработать план счетов, формы  отчетности, схемы анализа и регламентировать процедуры сбора и консолидации учетных данных.

В итоге вы получите полноценную систему управленческого  учета. Если учет поставлен, предприятие  должно работать по аналогии с коммерческими  банками, которые ежедневно подводят итоги за операционный день. В результате ежедневного анализа выявляются и анализируются отклонения от плана, устранять которые нужно весьма быстро. Для этого часть управленческой отчетности должна сдаваться ежедневно.

- А можно ли организовать  такую систему  учета, при которой  одни и те же  сотрудники вводят  в одну программу  все данные и  для управленческого,  и для бухгалтерского  учета?

- Это идеальная  ситуация, когда все сотрудники  работают с одним программным  продуктом. Я никогда не слышал  об отечественных программных  продуктах, позволяющих вести  управленческий и бухгалтерский  учет одновременно 7. Среди западных  программных продуктов я могу  выделить только Microsoft Business Solutions Axapta и SAP R/3. Но на SAP R/3 можно добиться подобного результата только в течение двух-трех лет.

Беседовала  Наталья Шабрамова

Источник:www.fd.ru