Оценка системы внутреннего контроля предприятия

При проверке системы внутреннего  контроля можно выделить три важных этапа:

1) Описание существующей  системы. На этом этапе аудитору  следует проконтролировать соблюдение  основополагающих принципов функционирования  данной системы. 

а) Организация рабочих  процессов.

Эффективность внутреннего контроля зависит во многом от вида проводимых хозяйственных операций. Процессы, выполняемые каждый день в новом  виде и новыми людьми, содержат в  себе больше вероятности возникновения  сознательной или бессознательной  ошибки, чем процессы, выполнение которых  отдельно определено инструкциями и  указаниями. В связи с этим целью  СВК должна стать замена индивидуальной, часто меняющейся обработки повторяющихся  операций четко сформулированными, организованными процессами. Для  этого могут служить письменные инструкции, заготовленные бланки, формуляры. Так, например, использование  заготовленных единых для предприятий  бланков векселей, а не произвольной формы позволит уменьшить вероятность  неправильного выставления или  заполнения векселя.

Любое отклонение от установленной  организации рабочего процесса должно служить для СВК сигналом для  проведения контрольной проверки и  выяснения причин этого отклонения. -

б) Разделение функциональных обязанностей.

Определенные функциональные обязанности не могут выполняться одним и тем же лицом. Должны быть разделены хозяйственные, управленческие и бухгалтерские функции.

в). Контроль.

В предпринимательской структуре  каждая операция должна быть под контролем. При этом правильность выполнения операции, повторения, может быть проверена  путем сравнения результатов  прошлой операции с результатами другой, независимой от первой, операции. Так, стоимость отгруженной за неделю продукции, учитываемой, в отделе сбыта, может быть сравнена со стоимостью продукции, учтенной в бухгалтерии как отгруженная за тот же период: сумма процента за кредиты, начисленная отделом кредитования, должна соответствовать сумме процентов, отраженной в бухгалтерском учете по тем же кредитам.

Наряду со сравнительными могут проводиться и аналитические  проверки, такие, как анализ изменения  отгруженной продукции и изменения  дебиторской задолженности, анализ изменения расходов материалов по отдельным  подразделениям.

К основным вспомогательным  средствам, позволяющим внедрить названные  принципы внутреннего контроля на предприятии, относятся:

- Организационный план.

Ознакомившись с организационным  планом, аудитор получает представление  о том, как на предприятии соблюдается  принцип разделения функциональных обязанностей. Однако окончательные  выводы можно сделать лишь после  детального анализа хозяйственных  операций.

- Рабочие инструкции и  указания.

Рабочие инструкции и указания определяют задачи и ответственность  для каждого рабочего места. Как  правило, в подобных документах указываются  вид деятельности, способ ее осуществления  и исполнитель. Они могут указывать  сроки выполнения повторяющихся  операций (представление месячной отчетности, напоминание покупки, о неоплаченных счетах) и порядок проверки результатов  проделанных операций.

В настоящее время организации  получают все больше самостоятельности  в ведении бухгалтерского учета. Это касается как оценки производственных запасов, так и отражения хозяйственных  операций с помощью бухгалтерских  проводок. Сформулированные в учетной  политике особенности бухгалтерского учета должны быть дополнены более  детальными указаниями, во избежание  разного подхода к одному и  тому же вопросу внутри предприятия.

- Описание хозяйственных  процессов.

Информация, содержащаяся в  описаниях, поможет аудитору получить сведения об интегрированных в каждом процессе контрольных механизмах или  об их отсутствии, о видах проверок (персональные или машинные) и целях, которые они преследуют.

В связи с более интенсивным  использованием ЭВМ на всех этапах деятельности организации появилась и потребность в описании задействованных программ, ведении программной документации и использовании обработанных данных.

- Заготовленные бланки  и формуляры.

Единые бланки и формуляры  способствуют более точному выполнению требуемых действий сотрудниками и  уменьшению вероятности возникновения  ошибок. Однако для эффективного использования  таких бланков/формуляров необходимо соблюдать следующие условия: использовать бланки различных цветов для разных процессов; указывать на бланке отдельные этапы одного процесса; обработка каждого этапа должна быть отмечена ответственным за это сотрудником (подпись, штемпель); одним из видов контроля будет служить в данном случае проверка работником наличия отметки о выполнении предыдущего этапа и выяснение причин при ее отсутствии; указывать время обработки бланка/формуляра путем его датирования; длительное «залеживание» документа на рабочем месте создает риск его потери, увеличения расходов (штрафов), несвоевременного использования нужной информации.

- Внутренняя ревизия.

Даже самые эффективные  внутренние контрольные механизмы  не могут гарантировать обнаружения  всех ошибок или избежания их. Постоянные изменения в хозяйственной жизни  любой организации приводят к  необходимости проверять способность  системы внутреннего контроля отвечать новым требованиям как в целом  по предприятию, гак и по отдельным  циклам бизнеса. Эти функции и  берет на себя внутренняя ревизия, которая  является также составной частью СВК.

Чтобы описать систему  внутреннего контроля и, таким образом, установить ее запланированную структуру  и состояние, аудитор использует в своей работе следующие подходы:

- Сбор информации.

Аудитор собирает все относящиеся  к данному объекту проверки материалы: диаграммы, указания, инструкции, описания и т.д. Обычно список необходимых  документов посылают клиенту до начала проведения проверки, что помогает намного сократить время, а значит, и расходы на проверку.

- Вопросные листы. 

Применение вопросных листов —  один из наиболее распространенных приемов  в деятельности аудитора. С помощью  заранее заготовленных вопросов он может получить от клиента более  детальную информацию по организации  и действию внутренних проверок. Вопросные  листы могут разрабатываться  в закрытой (ответы: «да», «нет») или  в открытой (описание ответа) формах. Преимущество закрытой формы состоит  в том, что аудитор получает конкретный ответ на пост поставленный вопрос и не оставляет клиенту возможность «расплывчатым» описанием уйти от ответа. С другой стороны, описывая опрашиваемую тему в вопросном листе открытого типа, клиент может затронуть аспекты, упущенные проверяющим. Для использования преимуществ обеих форм листов вопросы смешивают, например, следующим образом: «Ответьте «да» или «нет», если «нет», то объясните почему».

Вопросные листы может  заполнять клиент или сам проверяющий  на основании полученной информации. В первом случае следует избегать вопросов с низкой вероятностью объективности  ответа, таких, как: «Считаете ли Вы, что руководство предприятия  оказывает давление на деятельность внутренней ревизии?» Решение об эффективности контрольного механизма  должно приниматься аудитором и  фиксироваться им в отдельных  рабочих документах.

К общим вопросам, адресованным системе  внутреннего контроля организации, можно отнести следующие:

•   существует ли организационный план и список сотрудников отделов;
• имеется ли описание и четкое разделение функций каждого сотрудника в форме инструкции и указаний;
• знают ли сотрудники об их существовании; написаны ли инструкции доступным, понятым языком;
• существует ли на предприятии отдел внутренней ревизии;
• разработан ли план проведения специальных внутренних проверок, если да, то выполняется ли он;
• используются ли в бухгалтерском учете компьютерные программы, если да, то составьте их описание (производитель, характеристики);
• - происходит ли сравнение данных аналитического и синтетического учетов, если да, то в какой форме это происходит, с какой периодичностью и как это документируется;
• каким образом гарантируется, что все проводки делаются только на основании первичных документов;
• как организовано архивирование первичных документов, насколько трудоемок поиск нужного документа;
• как происходит исправление ошибочных проводок; информированы ли сотрудники о порядке передачи и приемки дел на время их отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.).

- Диаграммы и описание рабочих  процессов. 

Аудитор составляет диаграммы и  описывает рабочие процессы, предусмотренные  контрольной деятельностью, самостоятельно. Чаще всего они отличаются от подобных документов, составленных клиентом, так  как преследуют различные цели: внешняя  аудиторская проверка в одном  случае, и внутренняя организация  хозяйственной деятельности предприятия  — во втором.

Диаграммы схематично, а  описания более подробно отражают порядок  прохождения документов через различные  структуры компании, перечень задействованных  в обработке этих документов подразделений  и сотрудников, а также вид  выполняемых ими операций и механизм проверки. Эффективное использование  этого метода требует наличия  солидного опыта работы. После  составления диаграмм и описания целесообразно обсудить их с ответственными сотрудниками и тем самым подтвердить  правильность понимания и отражения  аудитором организации рабочих  процессов на предприятии. В противном  случае возможны неправильные выводы, а следовательно, и конфликтные  ситуации.

Результаты описания существующей системы внутреннего контроля закрепляются аудитором в рабочих документах и позволяют определить наличие  и запланированное предназначение контрольных механизмов. Так как  описание СВК очень трудоемко, то при повторяющихся ежегодных  проверках используют материалы  и записи прошлых лет, которые  только актуализируются с учетом происшедших изменении.

2) оценка целесообразности  контрольных механизмов;

По завершении описания существующей системы внутреннего контроля аудитор  приступает к оценке используемых в  данной системе контрольных механизмов. Его задача — оценить целесообразность внутренних проверок в конкретных ситуациях. При этом он исходит из того, что  система функционирует так, как  это было запланировано руководством.

На данном этапе в центре внимания аудитора должны быть как  отдельные компоненты СВК (разделение функциональных обязанностей, инструкции, указания), так и взаимодействие этих компонентов.

Если по ситуации и по числу работников на предприятии  требуемое разделение функциональных обязанностей в организации не предусмотрено, это является слабым местом СВК, что  необходимо учесть при общей оценке системы. Если же оно предусмотрено, то аудитору следует оценить реальную возможность соблюдения этого принципа в течение длительного времени  при неизменной численности персонала. Кроме этого, он проверяет сохранение данного принципа в случаях замены (отпуск, командировка, болезнь).

Каждую инструкцию, относящуюся  к системе контроля, аудитор проверяет  на предмет полноты, профессиональной правильности и понятности изложения. Установленные при такой проверке недостатки требуют безотлагательного  исправления. Ошибочные инструкции не ведут однозначно к ошибочным  действиям персонала, но это должно быть обязательно проверено аудитором.

По каждой внутренней проверке проверяющему необходимо ответить на вопрос: способствует ли она обеспечению  правильности и полноты годовой  бухгалтерской отчетности, что является ее целью, и эффективна ли она? Только тот контроль вносит свой вклад в  достижение данной цели, который проводится на нужном месте, в нужное время и  должным образом.