Нормативное регулирование бухгалтерского учета в России

2. Первичное  наблюдение, документация, документооборот,  инвентаризация.

    Способы и приемы бухгалтерского учета, составляющие его методологию, взаимосвязаны  и взаимообусловлены. В результате их применения обеспечиваются непрерывное, сплошное и документально обоснованное отражение в системном бухгалтерском учете учитываемых объектов в денежном, трудовом и натуральном измерителях (показателях), однородная группировка имущества, источников его образования, хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Приёмами  первичного наблюдения в бухгалтерском учёте является документация и инвентаризация.

Первичное наблюдение – информационное обеспечение бухгалтерского учёта.

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляется документ.

    Наблюдение  осуществляют непосредственно или  с помощью различных приборов. Процесс первичного наблюдения в бухгалтерском учете состоит из четырех элементов: наблюдения, восприятия, измерения и регистрации. Измерение производится обязательно в двух измерителя: натуральных (природных) - материальных или трудовых и стоимостных. Измерение в стоимости происходит через денежное, так называемую цену (цена - денежное выражение стоимости продукта обмена). Применение ценового измерителя позволяет сделать обобщения и сравнить различные объекты хозяйствования.

По результатам  первичного наблюдения приступают к  составлению документов. Все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

       Документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение.

    Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Все финансово-хозяйственные  операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. Она используется для организации сплошного и непрерывного учета оборотных средств предприятия, источников их формирования и операций с ними.

      При помощи документации осуществляется  первичное наблюдение и учетное  отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.

Сразу по совершении операции для ее отражения в бухгалтерском  учете должен быть составлен первичный  документ, в котором даются описание совершенных операций и их точное количественное выражение и денежная оценка.

Документы имеют  правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные  документы имеют доказательную  силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

    Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать  случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Они являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

Все документы  имеют реквизиты (от латинского reguisitum – нужное, требуемое), т.е. показатели, характеризующие хозяйственную операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др. К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

    Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Первичные документы  должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых унифицированных форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста и оговаривается исправление). Но следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

При поступлении  в бухгалтерию первичные документы  подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется  полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов.

    Информация  с первичного документа переносится  в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая  исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что  все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением.

    Документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.  

    Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

приказы; доверенности; накладные на работу; чек на получение  наличных денег с расчетного или  валютного счета; платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы  не подтверждают факты совершения хозяйственных  операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном  бухгалтерском учете. Их подписывают  работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

    Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия; приходная (расходная) накладная - накладная  на получение (отпуск) товара; акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

    Документ  бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процесее. К ним относятся:

накопительные ведомости; ведомости начисления и  распределения амортизационных  отчислений; ведомости распределения  общепроизводственных и общехозяйственных  расходов; расчеты отклонений от нормативной себестоимости; калькуляции фактической себестоимости продукции; разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные  справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

По порядку  составления документы бывают первичными и сводными.

    Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

о поступлении  материалов и отпуске их со складов  предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты); об отгрузке продукции  покупателям (накладные, счета-фактуры); о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени); о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

    Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. - в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

  По месту составления  документы бывают  внутренними и  внешними.

    Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей; расчетно-платежные и  платежные ведомости на выдачу заработной платы; товарные отчеты; авансовые отчеты подотчетных лиц.

    Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации:

товарно-транспортные накладные; счета-фактуры на поступившие  от поставщиков товары; доверенности; платежные поручения.  

 По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и - при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную  либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые  при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.  

Документооборот 

    Под документооборотом в бухгалтерском  учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Четкая  организация документооборота обеспечивает полноту и  своевременность получения  необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

       Основные этапы документооборота:

• составление и оформление документов;
• движение документов по рабочим местам;
• прием документов в бухгалтерии;
• обработка документов в бухгалтерии;
• сдача документов в архив.

         Процесс документооборота регулируется графиком, который вставляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в  подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может  быть  оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпринял, куда представляются документы,