Формы ведения бухгалтерского учета на предприятии

 
 

     Аналитический учет при мемориально-ордерной форме  ведется преимущественно на карточках  или одновременно на карточках и  в книгах. Записи в регистры аналитического учета производят непосредственно  с первичных или сводных документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости.

     Оборотные ведомости по синтетическим и  аналитическим счетам взаимно сверяются. Обороты по дебету и кредиту синтетических счетов сопоставляют с суммой оборота в журнале регистрации мемориальных ордеров. После сверки и контроля составляют бухгалтерский баланс и другие отчетные таблицы.

     В этой форме удачно сочетается использование  книг и карточек, возможны ежемесячная  проверка правильности записей в учетных регистрах и обнаружение допущенной ошибки, широкое применение разделения труда счетных работников.

     Недостаток  мемориально-ордерной формы учета  — большой объем учетной работы приходится на конец отчетного периода. По окончании месяца, перед тем как сделать отчет, необходимо составить оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам, проверить правильность записей во всех регистрах и исправить выявленные ошибки. Это обстоятельство приводит не только к неравномерной нагрузке счетного персонала в течение месяца, но и к задержке представления бухгалтерской отчетности. Кроме того, данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и почти не приспособлена к автоматизации.

Порядок записей  при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета представлен на рисунке (рисунок 1). 
 
 

Рисунок 1 – Порядок заполнения форм бухгалтерского учета при  мемориально – ордерной форме 

2.2 Журнал – главная форма

     Форма бухгалтерского учета Журнал – Главная – одна из книжно-карточных форм учета; она ведется в организация с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы – регистры для хронологической и синтетической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинационной книге – Журнал – Главная. Остальной учетный процесс почти не отличается от порядка учетной регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета.

     В первых трех графах книги записываются дата, номер статьи и суммы оборота. Эта часть называется хронологической записи документов. Вторая часть, то есть последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записываются хозяйственные операции, называются Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным и легкообозримым.

     Операции  в Журнал – Главную записываются непосредственно с первичных  и сводных документов либо на основании  составленных мемориальных ордеров. При  каждой бухгалтерской проводке при регистрации присваивается порядковый номер и отводится одна строчка для записи. В начале месяца в Журнал – Главную переносят сальдо по синтетическим счетам; затем записывают операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на первое число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета (таблица 4). 

Таблица 4 – Журнал – Главная

 

     К достоинствам формы бухгалтерского учета Журнал – Главная можно отнести следующее:

1. наглядность записи в синтетическом учете обеспечивает удобство их обозрения и проверки;
2. вместо двух синтетических регистров – Регистрационного журнала и Главной книги, которые заполняются при мемориально-ордерной форме учета, ведется один комбинированный регистр-книга «Журнал – Главная»;
3. баланс составляется непосредственно на основании записей в книге «Журнал – Главная», так что отпадает необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам.

     Простота  учетной работы позволяет использовать счетных работников с менее высокой квалификацией, чем при других формах учета.

     Однако  эта форма имеет некоторые  недостатки: она применима только в организациях с небольшим количеством синтетических счетов, где большой объем учетной работы (подсчет итогов, сверки показателей и др.) проводится по окончании месяца; операции в ней отражаются только на синтетических счетах, необходимых для составления баланса, что затрудняет контроль за правильностью записей в аналитическом учете.

     Порядок записей в аналитическом учете (рисунок 2) 

Рисунок 2 – Форма бухгалтерского учета Журнал – Главная

2.3 Журнально – ордерная форма

     Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства — журналу-ордеру. В основе ее использования лежит принцип накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, что позволяет отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

     Записи  в регистры производятся в разрезе  показателей, позволяющих осуществлять руководство за финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, а также  для составления промежуточной  и годовой отчетности.

     В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются, как правило, два вида учетных регистров – журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Журналы-ордера являются основными регистрами бухгалтерского учета, вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда необходимо сгруппировать аналитические данные первичных документов. Итоги ведомостей переносят в журналы-ордера.

     В основу построения как журналов –  ордеров, так и вспомогательных  ведомостей положен кредитовый признак  регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами (таблица 5). 

Таблица 5 – Журнал - ордер

      Журнал-ордер №___ по кредиту счета____ за__________200    г.

     В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:

1. записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
2. совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
3. в синтетические счета, как правило, записываются не каждая отдельная операция, а итоги однородных хозяйственных операций
4. в связи с тем, что запись в синтетические счета производится на основе предварительно обобщенных однородных документов, аналитический учет опережает синтетический.
5. месячные итоги журналов - ордеров по корреспондирующим счетам переносятся в главную книгу, в которой ведутся все синтетические счета.

     Итоговые  записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных  документов, что позволяет контролировать правильность учета хозяйственных операций.

     Итоговые  данные журналов-ордеров в конце  месяца переносятся в Главную книгу (таблица 6). По данным Главной книги составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров. 

Таблица 6 – Главная  книга

            Счета №________

 

     Главная книга заполняется по всем счетам ежемесячно, ведется в течение  года и на новый финансовый год  заводится новая книга.

     Каждому счету в Главной книге отводится 1 лист.

     В Главной книге в конце месяца обязательно выводят обороты (по дебету и кредиту) за месяц и показывают сальдо на начало и на конец  месяца.

     Составленная  Главная книга является основанием для заполнения бухгалтерского баланса.

     Главная книга является основным регистром учета, так как при проверке сверяют остатки в Главной книге с остатками в балансе.

     Проверка  правильности записей, произведенных  в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

     Преимущество  Журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит прежде всего в  возможности ее применения при использовании  нового плана счетов, поскольку в  ней совмещаются хронологические и синтетические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров позволяет не составлять мемориальные ордера и не вести регистрационный журнал, создает более равномерную нагрузку учетного персонала, ускоряет составление  необходимой отчетности без каких либо дополнительных выборок, обеспечивает еженедельный контроль за правильностью учетных записей, сокращает и удешевляет ученый труд, создает предпосылки для применения вычислительной техники улучшение организации бухгалтерского учета. Однако эта форма имеет и некоторые недостатки, один из которых – неполная приспособленность к машинной обработке. Ведение учета по Журнально-ордерной форме требует более высокого уровня подготовки счетных работников. Порядок ведения бухгалтерского учета по данной форме имеет следующий вид (рисунок 3).

Рисунок 3 – Схема бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме 

2.4 Автоматизированная форма

     Автоматизированная  форма учета представляет собой  непрерывный автоматизированный процесс  сбора, регистрации и обработки  учетной информации с целью получения  всех необходимых показателей для  эффективного управления организацией.

     Автоматизированная  форма учета основана на использовании  ЭВМ. Информация справочного характера  вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация –  с первичных документов, либо со специальных регистров учетных  данных производится по специальным  программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

     Одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является, наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, максимальная автоматизация расчетных процедур.