Двойная запись в бухгалтерском учёте

        Статьи актива в соответствии  с законодательством и традициями  отдельных стран располагаются  по определенной системе. Отдельные  статьи актива различаются в  балансе по степени подвижности имущества или, как еще говорят, по степени ликвидности; т.е. в прямой зависимости от того, с какой быстротой данная часть имущества приобретает в хозяйственном обороте денежную форму.⁷

         В отечественной практике актив  строится, как правило, в порядке возрастающей ликвидности, при которой в разделе 1 актива баланса показывается недвижимое имущество, которое практически до конца своего существования сохраняет первоначальную форму. При построении актива в порядке убывающей ликвидности на первом месте стоят статьи денежных средств, товаров и запасов, незавершенного производства, дебиторов и др.

        Если актив баланса раскрывает  предметный состав имущественной  массы организации, то его пассив  имеет иное назначение. Он показывает, во первых, какая величина средств вложена в хозяйственную деятельность организации и во-вторых, кто и в какой форме участвовал в создании ее имущественной массы. Пассив в большей мере  определяется как обязательства за полученные ценности или требования на полученные организацией ресурсы.

        В бухгалтерском учете слово  « пассив» имеет двойственное  значение. В более узком смысле  оно означает совокупность денежных  обязательств, которые могут быть  двоякого рода. Одни из них  являются связанными с различными  ценными бумагами, выданными хозяйственным субъектом, и погашаются при предъявлении ценной бумаги. Другие обязательства возникают в силу кредиторской задолженности поставщикам за полученные товары и услуги, бюджетом и т.п.

         В широком смысле под пассивом  понимают всю совокупность юридических отношений, лежащих в основе финансирования хозяйственного субъекта. Таким образом, пассив включает разнообразные источники средств организации, в том числе заемные и собственные.

          Другой составляющей пассива  баланса являются внешние обязательства (долги), которые подразделяются на долгосрочные и краткосрочные. В практике этот вид обязательств принято еще называть заемным капиталом.

      Отчет о прибылях и убытках (форма №2) содержит в своих разделах сведения за отчетный и предыдущий периоды:

1. о прибыли (убытках) от продажи товаров, продукции, работ услуг (из выручки нетто вычитают себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг, коммерческие расходы и управленческие расходы, если они по учетной политике выделяются из производственной себестоимости и списываются на счет реализации);  
2. об операционных доходах и расходах с выделением процентов к получению   и уплате, доходов от участия в других организациях и прочих операционных доходов и расходов;
3. о внереализационных доходах и расходах и чистой         (нераспределенной)   прибыли (убытках) отчетного периода, которую получают прибавлением к прибыли от обычной деятельности чрезвычайных доходов и вычитанием из полученной суммы чрезвычайных расходов.                                                          

        Справочно в отчете  приводятся  данные за отчетный и предшествующий  периоды о дивидендах, приходящихся  на одну привилегированную и  обычную акцию. 

        Под техникой составления бухгалтерского  баланса понимают совокупность всех необходимых учетных работ. Эти процедуры включают подготовительные работы, например, инвентаризацию, разграничение отдельных статей (доходов и расходов) между отдельными отчетными периодами, отражение описаний (погашения) стоимости имущества, закрытие счетов и подведение итогов в соответствующих учетных регистрах. 

3. Порядок оформления, приема, проверки, обработки  документов

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

     Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

         Этапы документооборота:

     1. Составление документа на предприятии  или получение со стороны;

     2. Проверка документа: по форме,  арифметически; по существу;

     3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

     4. Сдача в архив.

     Создание  первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

     Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

     Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".⁸

       Первичный учетный документ должен  быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

       Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     •    наименование документа;

     •     дату составления документа;

     •    наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     •    содержание хозяйственной операции;

     •  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     •     наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     •    личные подписи указанных лиц  и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением  средств вычислительной техники).

     В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

     Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

       Записи в первичных документах  должны производиться чернилами,  химическим карандашом, пастой шариковых  ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

        Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой  отчетности, должны быть пронумерованы  в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

     Ответственность за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

     Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность  их повторного использования.

     Все документы, приложенные к приходным  и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:⁹

     •    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

     •    арифметически (подсчет сумм);

     •    по содержанию (законность документальных операций).

     При проверке по форме необходимо проконтролировать  заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

     Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском  учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

     Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией по делам, находящимся у  них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     Выемка  документов у предприятий производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

     Способ  регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника  бухгалтерского учета.

     Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

     По  внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

     •    книги;

     •    карточки;

     •    свободные листы;

     • машинограммы;

     •    машинные носители.

     Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

     По  видам производимых в них записей  учетные регистры бывают:

     •    хронологические (регистрационный журнал);

     •    систематические (главная книга  счетов);

     •    комбинированные (журналы-ордера).

     По  степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

     •    синтетическими (главная книга счетов);

     •    аналитическими (карточки);

     •    комбинированными (журналы-ордера).

     Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется "Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.