Документация и документооборот в банках

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

- операции, совершаемые  без документов клиентов банка,  оформляются документами, составляемыми  самими банками согласно требованиям  Правил ведения бухгалтерского  учета в банках, расположенных  на территории РФ №61, на бланках  действующих форм. Сюда относятся,  в частности, приходные и расходные  кассовые ордера, мемориальные балансовые  и внебалансовые ордера, распоряжения  кредитного отдела и др. Эти  операции требуют дополнительного  контроля;

- основанием  для проведения операций по  корреспондентским счетам является  выписка по корреспондентскому  счету, выдаваемая банку РКЦ  (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ  или банком-корреспондентом; 

- при проведении  операций на фондовом, валютном  и других рынках основанием  для учета операций служат  выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных  операциях и другие документы. 

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к реквизитам документа содержатся в законе "О  бухгалтерском учете".

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

- дату документа  (различается дата составления  и дата исполнения документа:  там, где не предполагается  разрыв, - отметка, там, где предполагается  разрыв, - отдельный реквизит);

- номер документа;

- наименование  клиента (ИНН) и его банка  (БИК);

- наименование  контрагента (ИНН) и его банка  (БИК);

- сумму (числом  и прописью);

- контировку - документы,  служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера  счетов по дебету и кредиту); 

- назначение  платежа (содержание операции, а  при необходимости - основание  для ее совершения);

- коды технической  обработки;

- подписи ответственных  лиц  клиента и оттиск его  печати;

- подписи работников  банка, проверивших документ .

Все документы  должны быть оформлены на пишущих  или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления  в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные  документы изготавливаются методом  мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских  записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк не несет  ответственности за отказ в приеме сомнительных документов.  Бланки строгой  отчетности подлежат дополнительному  внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет  ответственность за правильность совершаемой  по нему бухгалтерской операции в  банке. Работники банка, которые  подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность  работники банка, имеющие право  подписи, в случае превышения ими своих полномочий .

3. Организация документооборота  в банке

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие составляющие:

- порядок осуществления  документооборота по отдельным  операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время  (интервал) для расчетно-кассового  обслуживания клиентов, проведения  кредитных и депозитных, а также  межбанковских операций и операций  на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления  документооборота и его графики  разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих  основных требований:

- все расчетно-денежные  документы, поступившие в банк  в течение операционного дня,  подлежат приему, оформлению и  отражению по счетам бухгалтерского  учета в тот же день;

- расчетно-денежные  документы, поступившие в банк  по истечении времени операционного  дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим  днем. Конкретное время завершения  операционного дня устанавливается  руководителем учреждения банка.

При осуществлении  обслуживания:

- прием расчетно-денежных  документов от клиентов - юридических  лиц  в течение операционного  дня производится непосредственно  учетно-операционными работниками  (или в централизованном порядке  через абонентские ячейки или  через специальных работников). Во  внеоперационное время документы  сдаются в банк через специальные  ящики;

- расчетные и  кассовые операции для частных  лиц производятся в течение  операционного дня непосредственно  ответственным исполнителем, выполняющим  соответствующие операции;

- операции самого  банка по оформлению кредитов  и депозитов, а также по реализации  долговых обязательств обычно  производятся в операционное  время. Внутрибанковские операции  проводятся во второй половине  дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким  расчетом, чтобы обеспечить своевременное  оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым  счетам с составлением ежедневного  баланса. Поступающие документы  передаются на ЭВМ в течение всего  дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и  составления по ним телеграмм  преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям  банков, отправляются в тот же день.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями  «Об организации межбанковских  расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между  банками разных республик» [3, с. 425].

4. Хранение документов

Банки обязаны  обеспечить строгую сохранность  бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы  клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских  документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

В своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела банки должны руководствоваться нормативными документами  Государственной архивной службы РФ, имеющими как общий характер, так  и разработанными непосредственно  для кредитных организаций.

Банки обязаны  обеспечить строгую сохранность  бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы  клиентов банка. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских  документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме. Письмом от 17 ноября 1994 г. № 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации  и ведению делопроизводства и  архивного дела должны руководствоваться  Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 №552, а также  методическими разработками Государственной  архивной службы России: Основными  положениями Государственной системы  документационного обеспечения  управления (М., 1991), Основными правилами  работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989). Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный «Типовой перечь документов, образующихся в  деятельности кредитных организаций  с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой (от 16.01.1996 г. № 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.  

В соответствии с Законом «Об основах налоговой  системы в РФ» и Законом  «О бухгалтерском учете» документы  и отчеты о финансово-хозяйственной  деятельности хранятся не менее пяти лет.

Конкретные сроки  хранения отдельных документов, связанных  с бухгалтерским учетом и отчетностью  определены в Типовом перечне  для кредитных организаций и  Перечне документов от 1988 г.

В целях обеспечения  сохранности документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации  обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей  архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее  по тексту - Положение), утвержденного  Указом Президента Российской Федерации  от 17.03.94 № 552. Документы постоянного  хранения и по личному составу  передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка  России от 15 января 1998 г. № 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность  документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства  РФ от 21.03.94 г. № 358-Р Центробанк издал  указание от 12.04.94 г. № 100-94 о включении  в уставы банков положения, касающегося  обеспечения учета и сохранности  указанных документов. При хранении регистров бухгалтерского учета  должна обеспечиваться их защита от несанкционированных  исправлений. Исправление ошибки в  регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием  даты исправления. В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами  бухгалтерского учета база данных лицевых  счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение  срока, установленного для хранения соответствующих документов. Ведомость  остатков размещенных (привлеченных) средств  ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка  или в специальном архиве. Под  архив выделяется отдельное помещение  с ограниченным правом доступа к  документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии  и текущем архиве, наводятся в  присутствии кассира, на ответственности  которого находятся документы, или  работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным  бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские  и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам. Бухгалтерские (мемориальные) документы  хранятся подшитыми за каждый рабочий  день в возрастающем порядке номеров  дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы  по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным  операциям банка, поскольку эти  документы отличаются сроком хранения. В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами  между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами  Банка России при осуществлении  расчетов через расчетную сеть Банка  России при работе с электронными документами, используемыми при  осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств  проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30.11.94 г. № 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная  комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение  по уничтожению документов по истечении  срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению. Документы  дел просматриваются полистно, чтобы  избежать уничтожения документов, имеющих  иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При  ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки  и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов  и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур