Схема документооборота в коммерческом банке

Содержание

Введение_________________________________________________________3

Глава 1.Понятие  и развитие документооборота_________________________ 4

1.1 Развитие документооборота______________________________________ 4

1.2 Понятие документооборота______________________________________ 5

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО «Банк Капитал»_________________________________________________________ 7

2.1 Схема движения  и технология обработки документов  ОАО «Банк Капитал»_________________________________________________________ 9

2.2. Регистрация  документов_______________________________________ 12

2.3 Контроль исполнения  документов________________________________ 17

Глава 3 Система  управления документооборотом на основе web-технологий______________________________________________________18

3.1 Классификация  средств электронного документооборота____________ 22

3.2 Принципы технологии  электронного документооборота_____________ 23

3.3 Использование  электронной почты_______________________________ 25

3.4 Система корпоративного  электронного архива_____________________ 26

Выводы и предложения___________________________________________ 29

Список использованной литературы

Введение

Глава 1. Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка  нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию «подшивка документов в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»

1.2 Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот  является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают  организации различных уровней.

Восходящие - поступающие  в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным  организациям.

По отношению  к управленческому объекту документооборот  образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

Схема движения входящих документов:

Схема движения входящих документов

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Глава 2. Основные правила  организации документооборота на ОАО «Банк Капитал»

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО «Банк Капитал».

Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства ОАО «Банк Капитал» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В  делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами  организации документооборота в  ОАО «Банк Капитал» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное  сокращение инстанций прохождения  документа (каждое перемещение  документа должно быть оправданным,  необходимо исключить или ограничить  возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ОАО «Банк Капитал» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Документы, поступающие  на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное  рассмотрение;

- регистрацию; 

- рассмотрение  руководством.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО «Банк Капитал».

Порядок прохождения  документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «Банк Капитал».

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в  учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.

Исходящие. Исходящий  документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы ОАО «Банк Капитал», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

2.1 Схема движения  и технология обработки  документов ОАО «Банк Капитал»

Входящие документы.

Документы, поступившие  в организацию проходят:

- первичную (экспедиционную) обработку;

- предварительное  рассмотрение;

- регистрацию; 

- рассмотрение  руководством.

Первичная (экспедиционная) обработка документов заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые  документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

Регистрируемые  документы делятся на два потока:

1. Документы  на имя руководителя и без  указания конкретного адреса;

2.Документы в  адрес структурных подразделений.

Секретарем организации  проводится предварительное рассмотрение поступивших документов Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «Банк Капитал» и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «Банк Капитал» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.