Документация и документооборот в банках

Оглавление 

Введение…………………………………………………………………....2

1. Специфика  банковского учета…………………………………………4

2. Документация  и документооборот в банках…………………………..6

3. Организация  документооборота в банке…………………………….11

4. Хранение документов………………………………………………….13

5. Внутрибанковский  контроль и аудит…………………………………18

Заключение…………………………………………………………………22

Используемая  литература…………………………………...23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Организационную основу системы бухгалтерского учета  на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей  в учетные регистры.

Документ - это  носитель определенной информации, с  помощью которого хозяйственные  операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь  форму перфолент, перфокарт, магнитных, бумажных носителей.

Документ состоит  из реквизитов. Реквизитами документа  называются обязательно необходимые  данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции. Допускается вводить  дополнительные реквизиты в зависимости  от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.

Лица, создавшие  и подписавшие документ, несут  ответственность за своевременность  и правильность его создания, соблюдение сроков передачи для отражения в  бухгалтерском учете, за достоверность  информации, содержащейся в документе.

Документация - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме  и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др. 

Документооборот - это движение документов от момента  их составления или получения  от других организаций до использования  их для бухгалтерских записей  и последующей передачи в архив.

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:

1) быстрота и  качество обработки всей исходной  документации (зависит от способов  и форм обработки информации, от качественного выполнения  работы функциональными специалистами);

2) непрерывность  движения документов по направлениям (от места составления или поступления  в организацию до сдачи их  на хранение в архив или  отправки заинтересованным лицам)  без задержек и скоплений на  отдельных рабочих местах. 

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом  
 
 
 
 
 
 

1. Специфика банковского  учета

Банковское дело и банковские операции являются высокоспецифичными. Специфичен и учет этих операций и  документооборот банка.

 Банк работает  со своими собственными средствами, средствами клиентов, заемными средствами  размещая их от своего имени  в активы.

 Бухгалтерский  учет должен обеспечивать правильное, непрерывное и точное отражение  в учете банковских операций  с целью получения адекватного  состоянию банка информации о  состоянии банка: по составу  имущества, активов и обязательств  для принятия решений по эффективному  руководству и управлению банком. Бухгалтерский учет является  основой контроля за экономным  использованием финансовых ресурсов  и имущества, снижению затрат  банка, повышению доходности и  рентабельности операций, приросту  капитала, принятию своевременных  мер по избежанию отрицательных  явлений в финансово-хозяйственной  деятельности. Под операционной  техникой понимают совокупность  правил и приемов по оформлению  и совершению банковских операций, их учету и контролю. Банки,  являясь финансовым посредником,  в соответствии с Законом «О  банках и банковской деятельности»,  осуществляют следующие основные  виды операций:

- привлечение  денежных средств физических  и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный  срок);

- размещение  привлеченных средств от своего  имени и за свой счет;

- открытие и  ведение банковских счетов физических  и юридических лиц;

- осуществление  расчетов по поручению физических  и юридических лиц, в том  числе банков - корреспондентов,  по их банковским счетам; 

- инкассация  денежных средств, векселей, платежных  и расчетных документов и кассовое  обслуживание физических и юридических  лиц;

- купля - продажа  иностранной валюты в наличной  и безналичной формах (по отдельной  лицензии);

- привлечение  во вклады и размещение драгоценных  металлов (по отдельной лицензии);

- выдача банковских  гарантий;

- выдачу поручительств  за третьих лиц, предусматривающих  исполнение обязательств в денежной  форме;

- приобретение  права требования от третьих  лиц исполнения обязательств  в денежной форме;

- доверительное  управление денежными средствами  и иным имуществом по договору  с физическими и юридическими  лицами;

- осуществление  операций с драгоценными металлами  и драгоценными камнями в соответствии  с законодательством Российской  Федерации;

- предоставление  в аренду физическим и юридическим  лицам специальных помещений  или находящихся в них сейфов  для хранения документов и  ценностей;

- лизинговые  операции;

- оказание консультационных  и информационных услуг.

Банк вправе осуществлять и другие операции в  соответствии с действующим законодательством. Перечень разрешенных операций определяется лицензией, выдаваемой кредитной организации  Банком России.

Все указанные  виды операций подлежат бухгалтерскому учету.

Одна из основных задач банка - правильное и быстрое  обслуживание клиентов. Время, отведенное для обслуживания клиентов называется операционным днем банка Последний  может не совпадать со временем работы банка. Раньше операционный день банка  заканчивался с началом обеденного перерыва, после чего банк закрывался на внутреннюю работу. В настоящее  время во многих банках операционный день удлинился и в некоторых  банках заканчивается в 15-16 часов  и даже позже.

Надлежащее соблюдение инструкций и других нормативных  документов позволяет своевременно и правильно вести работу с  клиентами банка, находящимися на расчетно-кассовом обслуживании, отражать в учете проводимые банком операции, предупреждать возникновение  ошибок и проведение незаконных операций, а также свести к минимуму неприятности от общения с Департаментом банковского  надзора. Все эти меры обеспечат  банку стабильную и доходную работу в течение длительного времени  .

2. Документация и  документооборот  в банках

В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые).

Документы, которые  используются в учетно-операционной работе, относятся к особому виду банковских документов.

Учетно-операционные документы - это:

- то, что является  основанием для операции отражения  в учете банка;

- то, на основе  чего совершаются бухгалтерские  записи;

- то, что подтверждает  правильность совершенных операций  и их отражения в учете.

Используемая  в банках мемориально-ордерная система  бухгалтерского учета означает, что  записи в учете совершаются не в журналах, как это принято  при организации учета других субъектов экономики, а в самих  документах.

В составе документов выделяют те, которые содержат эти  записи (мемориальные документы), и  те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних  делается запись о  прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы  сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для  совершения проводки.

Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня.

Совокупность  мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения  бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Виды мемориальных банковских документов:

- расчетные (поручения,  требования, чеки, аккредитивы, платежные  ордера, авизо, ордера-распоряжения  кредитного отдела);

- кассовые (объявления, денежные чеки, приходные, расходные  ордера);

- документы по  внутрибанковским операциям (мемориальные  ордера).

Все документы  по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие  от предприятий, учреждений и организаций.

Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются  в банках и отражаются в бухгалтерском  учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями. Применение бланков не установленной формы  или замена бланка одной формы  другой формы может привести к  неправильному отражению операций. Так, во время арбитражного разбирательства  было выяснено, что банк вопреки  установленному порядку использовал  бланк формы платежного поручения 0401002 вместо бланка аккредитива формы 0401005. В нарушение пункта 5.8 Положения  о безналичных расчетах в Российской Федерации платежное поручение  не содержит всех необходимых реквизитов аккредитива. В частности, в нем  отсутствуют точное наименование документов, на основании которых производится выплата по аккредитиву, вид аккредитива, способ его исполнения. Банк получателя зачислил средства на счет получателя. При этих условиях неправомерно возлагать  на исполняющий коммерческий банк имущественную  ответственность за неисполнение получателем  средств договорных обязательств. Перечень утвержденных к применению форм документов дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном Госстандартом России в 1993 г. В деятельности банков, в основном, используются бланки класса форм 04 «Унифицированная система  банковской документации», т.е. бланки по банковским операциям начинаются с 04. С 1 января 1998 г. введены новые  форматы расчетно-платежных документов. Например, платежное требование 0401060, платежное требование 0401061, платежное  требование - поручение 0401064, заявление  на аккредитив 0401063, мемориальный ордер 0481008, платежный ордер 0401066. При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов. Требования к реквизитам документа содержатся в Законе «О бухгалтерском учете».

Совершение операций в кредитной организации может  происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством  и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные  платежные документы должны содержать  все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными  форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных  платежных документов, предназначенные  для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к  выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями  ее работников. В электронных платежных  документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента.