Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами

Дт 26/1 Кт 71 – 262,5 руб.   расходы по найму жилого помещения в пределах норм

Дт 26/2 Кт 71 -   52,5 руб.   НДС с суммы расходов в пределах норм

Итого:                 315  руб.

 

Следовательно, предприятием завышена себестоимость и недовозмещен НДС в сумме 52,5 руб.

Аналогичное замечание по а/о Носкова А.А.

 

Согласно а/о в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п.2 Инструкции о служебных командировках № 62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п.6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Таким образом, завышена себестоимость в сумме 3 815 руб.

 

Согласно а/о от 23.03.98 Благушиной Г.П. возмещены командировочные расходы, в т.ч. расходы по оплате проезда в сумме 632 руб. (в т.ч. оплата постельных принадлежностей – 49 руб.).

В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 632  руб.

В соответствии с п. 19 Инструкции ГНС № 39 возмещению из бюджета подлежат суммы НДС, оплаченные по расходам, связанным с расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Таким образом, данные расходы следовало отразить:

Дт 26 Кт 71 – 572 руб.   расходы по проезду

Дт 19 Кт 71 -  105 руб.   сумма НДС

Итого:              632 руб.

Следовательно, завышена себестоимость и недовозмещен НДС в сумме 105 руб.

 

По а/о Носкову А.А. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения. Письмом МФ РФ от 27.05.96 № 48 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 4.5 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 9 руб. (4,5 * 2).

Представительские расходы возмещены по а/о № 30 Зайцева В.Л.,

 в январе  в сумме 861 руб., по а/о № 57 от 11.01.98 Головань О.Н. в сумме 124 руб., а/о  № 140 от Форд И.А. в сумме 1 956 руб. и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.

Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в пределах, установленных законодательством. Письмом МФ РФ от 6 октября 1992 года № 94 утверждены нормативы для исчисления размеров представительских расходов в год в пределах, утвержденных Советом (Правлением) смет предприятий на отчетный год. Включение представительских расходов в себестоимость разрешается при наличии оправдательных документов, оформленных в соответствии с вышеуказанным Письмом МФ.

На предприятии составлена только программа проведения совещаний. Таким образом, оснований для отнесения данных расходов на себестоимость услуг нет. При наличии сметы и правильно оформленных документов эти суммы могут быть отнесены на себестоимость.

Предприятие оплачивает расходы по обслуживанию квартиры по адресу: ул.Октябрьская. д. 20, кв. 18 (жилой фонд) Например, по а/о № 289 Шадрина А.Б. в августе оплачено за подключение газовой плиты по указанному адресу в сумме 142 руб. (в т.ч. НДС 24 руб.); по а/о № 346 от 30.09.98 оплачено за изготовление ключей для служебной квартиры в сумме 12 руб.

В учете отражено: Дт 26 Кт 71 – 130 руб.

      Дт 19 Кт 71 -   24 руб.

       Итого:            154 руб.

Так как источником содержания квартиры  является прибыль предприятия, то эти расходы следовало отразить за счет прибыли: Дт 88 Кт 71 – 154 руб. Таким образом, завышена себестоимость в сумме 130 руб., излишне возмещен НДС в сумме 24 руб.

 

Предприятием оплачены  ритуальные услуги, медикаменты, медицинские услуги в связи с несчастным случаем на производстве в сумме 9 234 руб. В учете отражено: Дт 26 Кт 71.

Положением о составе затрат не предусмотрено отнесение данных расходов на себестоимость. Следовало вышеуказанные расходы отразить за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия и включить в облагаемую базу для начисления взносов в Пенсионный фонд.

Предприятием в течение года уплачена госпошлина в Архангельский Арбитражный суд за подачу кассационной жалобы по делу увольнений работников и др. В учете отражено: Дт 26 Кт 71. В соответствии с п. 15 Положения о составе затрат судебные издержки и арбитражные расходы включаются в состав внереализационных расходов. Таким образом, следовало отразить: Дт 80 Кт 71.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Форд И.А. № 60 на сумму 21,7 руб., № 89 от 27.04.98 на сумму 22 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

 

Согласно авансовому отчету № 302 в октябре Зайцеву В.Л. возмещены расходы по загранкомандировке в г. Лимассол (о. Кипр) с 12 по 14 октября в сумме 3 610,43 руб.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/95), утвержденному приказом МФ РФ от 13.06.95 № 50 расходы в иностранной валюте, произведенные работником, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Предприятием пересчет произведен на дату совершения расходов. Следует заполнить все реквизиты авансового отчета, в том числе дату составления и утверждения и произвести перерасчет.

Работнику возмещены суточные за время нахождения в загранкомандировке в сумме 833,49 руб. (135 долларов США исходя из 45 долларов США в сутки). В соответствии с письмом МФ РФ «О порядке выплаты суточных работникам, направленным в краткосрочные командировки за границу» от 17.05.96 № 1037-ИХ работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде их РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ.

Дата пересечения границы при следовании работников за границу и возвращении в РФ определяется по отметке контрольно-пограничных пунктов РФ в заграничном паспорте работника. Поэтому необходимо к авансовому отчету приложить копию загранпаспорта.

К данному авансовому отчету не приложен загранпаспорт, в командировочном удостоверении нет отметок о нахождении работника в г. Лимассол. Согласно авиабилетам работник выбыл с территории РФ 12 октября, въехал – 14 октября.

Письмом МФ РФ от 29.03.96 № 34 с 01.05.96 утверждены нормы суточных на территории о. Кипр в размере 45 долларов США в сутки. В соответствии с письмом МФ РФ «О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках « от 26.04.93 № 52 ( с последующими дополнениями и изменениями) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения на о. Кипр составляет 65 швейцарских франков в сутки.

Работником оплачены расходы по проживанию в отеле за 2 суток в сумме 170 швейцарских франков (85 швейцарских франков в сутки). Таким образом, произведены расходы сверх норм, предприятием такие расходы не выделены.

Кроме того, следует отметить, что аванс работнику следует выдавать в валюте или в рублях, пересчитанных по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

 

Согласно авансовому отчету от 21.11.98 Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по загранкомандировке в Германию для проведения переговоров по заключению контракта в сумме 14 309 руб. В учете отражено:

 

Дт 71/2    Кт 50/2 – 1500 DM (13 545 руб.) – выдан аванс в ин. валюте

Дт 26       Кт 71/2 -  886 DM  (7 964,4 руб.) – списаны расходы, произведенные в ин. валюте

Дт 26       Кт 71/1 -  4 702 руб.                      – списаны расходы, произведенные в рублях

Дт26/2 Кт71/2- 144DM(1621,1руб.) – расходы сверх норм, предусмотренных законодательством

Дт 50/2    Кт 71/2 – 3 959,5 руб.       -  внесен в кассу остаток аванса

Дт 71/1    Кт 50/1 -  4702 руб.                 - погашена задолженность перед работником расходов в рублях

 

 

Предприятием при оформлении данной командировки допущены следующие нарушения:

• пересчет расходов, произведенных в валюте, в рубли по курсу ЦБ РФ произведен не на дату утверждения авансового отчета, а на дату совершения расходов;
• не произведен расчет курсовой разницы.

 

Следовало расходы по данной командировке отразить следующим образом:

1. Работник направлен в командировку сроком на 4 дня с 11 по 14 ноября 1998 г.
2. По отметкам в загранпаспорте пересечение границы при выезде – 11 ноября, при въезде – 14 ноября.
3. Аванс на командировку выдан 7 ноября.
4. Приказом по предприятию установлен расход суточных за каждый день пребывания в командировке в размере 150 DM  за исключением дня возврата из командировки, который оплачивается по норме, установленной при командировке в пределах РФ (22 руб. в сутки). Расходы по найму жилья возмещаются на основании фактически документально подьвержденных данных.
5. При возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, который был утвержден 17 ноября 1998 г.
6. Курс ЦБ РФ на дату выдачи аванса – 9,03 руб. за 1 DM, на дату утверждения авансового отчета – 10,05 руб. за 1 DM.
7. Норма расхода суточных – 112 DM за каждый день пребывания за рубежом и 22 руб. – за день пересечения границы при возврате из командировки.
8. Норма расхода найма жилья 140 DM за сутки проживания. Оплата произведена за 3 суток.

 

На основании представленных командировочных расходов произведены расчеты расхода по норме и сверх нормы (таблица № 3.3).

 

Таблица № 3.3                   

Содержание операции	Расходы по норме		Сверхнормативный расход,		Итого
	DM	Руб.	DM	Руб.	DM	Руб.
1	2	3	4	5	6	7
Проезд в оба конца		4 500				4 500
Проезд до аэропорта		30				30
Проживание в гостинице	420	4 221	60	603	480	4 824
Суточные в валюте	336	3 376,8	114	1 145,7	450	4 522,5
Суточные в рублях		22				22
Оплата провоза багажа		150				150
Оплата визы	100	1 005			100	1 005
Итого	856	13 304,8	174	1 748,7	1 030	15 053,5

 

На основании расчетной таблицы № 1 в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие проводки (таблица № 3.4).

 

 

Таблица № 3.4

Содержание операции	Сумма (расчет), руб.	Корреспондирующие счета
Выдан аванс в иностранной валюте	13 545 (1 500 DM *9,03)	71/2	50/2
Приняты и подлежат возмещению командировочные расходы (итог гр. 7 табл. № 1) в том числе: - по норме (итог гр. 3 табл. № 1) - сверх нормы (итог гр.5 табл.№ 1)	15 053,5     13 304,8 1 748,7	26/1 26/2	71/1,2 71/2
Произведен возврат неиспользованной валюты	4 723,5 (470 DM*10,05)	50/2	71/2
Отражена курсовая разница за период с 7 по 17 ноября	1 530	71/2	83
Погашена задолженность произведенных расходов в рублях (стр.3+стр.4+стр.7+стр.8 гр.3 табл.№1)	4 702	71/1	50/1

 

 

Таким образом, в результате неправильного отражения командировочных расходов предприятием занижена себестоимость  в сумме 766 руб., занижена облагаемая база налога на прибыль в сумме 1 530 руб.

 

В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлено значительное количество ошибок. Предприятию следует учесть вышеуказанные замечания, провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

 

 

 

 

 

 

3.2 Аудит расчетов с  персоналом по прочим операциям.

 

 

Предприятие на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражает расчеты с работниками по исполнительным листам, выданным займам, по возмещению материального ущерба.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге и балансе.

К счету 73 открыты субсчета:

73/2 – Расчеты с работниками  по предоставленным займам

73/3 – Расчеты с работниками  по возмещению материального  ущерба