Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

    В то же время данная льгота не распространяется на перевозки железнодорожным и автомобильным транспортом между Россией и государствами-участниками СНГ, следовательно, из стоимости таких билетов сумма НДС не может быть выделена расчетным путем.

    Нарушения  в учете расчетов с подотчетными лицами

 

     Наиболее  часто встречающиеся нарушения при отражении в бухгалтерском  и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами:

       Во-первых, на принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

       Во-вторых, при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

       Кроме того, на предприятиях существует  практика направлять в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор. Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости и фонды обязательного медицинского страхования.

     В том случае когда гражданско–правовым  договором не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты  по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

       На предприятиях допускаются случаи передачи подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому, что запрещено п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим  их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

     Нередко  предприятия  стоимость приобретенных  за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

     Не  использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

     Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

     Выделение сумм налога на добавленную стоимость  расчетным путем от стоимости  материальных ценностей, приобретенных  за наличный расчет в розничной торговле тоже является нарушением.

     К нарушениям относятся выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги  на хозяйственно операционные расходы.

     При оформлении командировочных расходов зачастую отсутствуют приказы о направлении работников в командировку,  командировочные удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

     Иногда  к авансовым отчетам прилагают  не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без  обязательных реквизитов).

     Очень часто работникам организации выдают подотчет  денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском или пригородном транспорте, причем эти суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать  своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

     Обоснованность  представительских расходов очень  часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий;  программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем  организации в начале года), что является нарушением.

     Ошибки  допускаются зачастую также при поступлении выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

     Таким образом, большое количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. 
 
 

    II. Статья.

    Перерасход  подотчетных сумм 

    При переходе на новые  правила учета  многие бухгалтеры ломают голову над перерасходом подотчетных сумм. Если авансовый отчет  был учтен по предпринимательской  деятельности — проблемы гарантированы и  при налоговой проверке. 

    Учетный парадокс 

    На  всех семинарах и конференциях бухгалтерам настоятельно советовали к концу 2004 года завершить расчеты с подотчетными лицами. Это был единственный способ избавиться от инвентаризации не завершенных на 1 января 2005 года расчетов.

    Кроме инвентаризации для правильного переноса остатков подотчетных сумм на счета аналитического учета счета "Расчеты с подотчетными лицами" необходим также тщательный анализ целевого назначения выданных сумм.

    Анализ  дебетовых остатков по расчетам с  подотчетниками трудоемок, но его методика вполне понятна. Чаще всего бухгалтеров интересует другой вопрос: как отражать перерасход сумм по авансовым отчетам и, соответственно, на какой субсчет нового Плана счетов относить входящее кредитовое сальдо по субсчету 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

    На первый взгляд, все просто. Подобную проблему, только с дебетовым сальдо на 1 января 2005 года по излишне выплаченной зарплате и авансам по зарплате, вполне успешно решили участники форума на интернет-сайте www.grossnet.ru. Они пришли к выводу, что переплату и авансовые выплаты необходимо отразить со знаком "–" как кредитовое начальное сальдо по счету "Расчеты по оплате труда" (поскольку счет — пассивный).

    Однако  перерасход по авансам на счете "Расчеты  с подотчетными лицами" можно  отразить лишь в том случае, если в авансовом отчете сотрудника фигурирует хоть один рубль, выданный из кассы учреждения. Логичнее всего перевести остатки на кредит счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", хотя и очень невыгодно с точки зрения налогообложения.

    Как это ни парадоксально, но если сумма  перерасхода будет списана за счет бюджетной деятельности, может  возникнуть необходимость начислить  НДФЛ, если за счет коммерческой — к нему прибавляются еще НДС и налог на прибыль.

    Рассмотрим  подробнее, почему так происходит и  почему большинство бухгалтеров допускают ошибки. 

    Почему  возникает перерасход 

    На  ветке "Служебные разъезды" форума по бюджетному учету (сайт www.klerk.ru) запечатлен диалог, характерный для бухгалтеров бюджетных учреждений. Забегая вперед, скажу, что словосочетание "служебные разъезды" можно заменить любым другим, подходящим для обозначения подотчетных сумм. Диалог приведен с сокращениями.

    Ирина Владимировна, заведующая отделом сводной бухгалтерской отчетности из города Истры Московской области, спросила коллег:

    — Подскажите, как оформить возмещение расходов на служебные разъезды. Под отчет деньги выдавать не получается, так как наличку надо заказывать в казначействе за три дня.

    И.Ю. Марченко из Ставрополя ответил на этот вопрос так:

    — Люди тратят личные деньги, оформляют  авансовые отчеты, по которым им эти суммы возмещают.

    Такой вариант развития событий поддержали практически все участники форума:

    — Если нужно срочно ехать, а в кассе нет денег, тогда, конечно, за свой счет, потом авансовый, и уже потом казначейство и касса. Если в кассе есть и бюджетные и внебюджетные деньги, то надо решить, за счет каких расходов поедет человек. Можно дорогу оплатить за счет бюджета (если заложено в лимитах), а проживание и суточные — за счет внебюджета. Вариантов море!

    Ирина Владимировна засомневалась в правильности подобных советов:

    — Не будет ли придираться налоговая  к тому, что деньги под отчет  не брались?

    Инспекторы  могут рассматривать такие ситуации как куплю-продажу товаров (услуг) у физического лица и доначислить подоходный налог.

    К сожалению, участников форума рассмешили страхи Ирины Владимировны. И совершенно напрасно. 

    Как проверяет налоговая  инспекция 

    Компенсация расходов сотрудника, потратившего свои личные деньги на нужды учреждения, законодательно не запрещена. Однако такую компенсацию нельзя назвать авансом, а сотрудника — подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться перед учреждением. Фактически он его кредитует. В зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговики могут объявить сотрудника либо заимодавцем (если документы оформлены на учреждение), либо продавцом (если документы оформлены на него).

    В первом случае страдает учреждение. Налоговые инспекторы доначислят ему внереализационный доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, у работника проблем не возникнет.

    Если  в первичных документах указан сотрудник, то налоговики решат, что он сначала купил товары для себя, а потом перепродал их учреждению. Вам придется начислить ему налог на доходы. Кроме того, учреждение оштрафуют за то, что оно не подало сведения по налогу на доходы работника-продавца. Контролеры не примут к зачету налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника.

    Избежать  проблем с налоговой можно, издав  приказ, в котором расписаны правила  наличных расчетов с работниками. В нем нужно указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения.

    Поскольку подотчетные отношения законодательно почти не регулируются, подобный внутренний документ должен стать для налоговиков чем-то вроде учетной политики. 

    С точки зрения бюджетного учета 

    Приведу дословную цитату из пункта 157 "Счет Расчеты с подотчетными лицами" Инструкции № 70н: "На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам". А если сотрудник потратил собственные деньги, то, как вы понимаете, ни о каком авансе речь идти не может.

    Поэтому проводить наличную оплату можно  только через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете (хотя бы рубль). В их авансовом отчете вы, на вполне законных основаниях, можете указать перерасход.

    В противном случае вам придется искать счет, подходящий для учета ваших взаимоотношений с сотрудником, в разделе 3 "Обязательства" Инструкции № 70н. Скорее всего, это будет один из аналитических счетов к счету "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

    Чтобы избежать ненужных сложностей, в том  числе связанных с заявками на получение наличности, постарайтесь за все что только можно платить  по безналу, вплоть до билетов, если курирующее вас казначейство пропускает предоплату. Многие бюджетные учреждения стараются оплачивать по безналу почти все хозяйственные расходы вплоть до мелочей.

    Кстати, если наладить нормальные отношения  с поставщиками, то они вполне спокойно будут отпускать вам необходимые товары и материалы по доверенности. А потом уже, при наличии всего пакета документов, вы перечислите им требуемую сумму.