Автоматизация учета труда и заработной платы на малом предприятии

      Прежде  чем сделать запись в трудовой книжке, работник отдела кадров (или  сотрудник, ведущий кадровые вопросы) должен формулировку указанной записи из приказа (распоряжения) внести в личную карточку (форма № Т-2), затем пригласить владельца трудовой книжки и ознакомить под расписку с указанной записью. Тем самым ведение трудовых книжек ставится под контроль их владельцев.

      Отсутствие  четких формулировок в трудовых книжках может привести к неправильным расчетам непрерывного трудового стажа работы работника, особенно это касается увольнений, связанных с необходимостью ухода за малолетним ребенком.

      Для ведения учета использования  рабочего времени каждому работнику присваивается табельный номер, приводимый во всех документах по учету труда и заработной платы. Для первичного учета численности персонала предприятия в ТОО фирме «ОНИКС – ВЛД»  пользуются следующими документами:

• Приказ руководителя о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу  (Приложение )
• Табель учета рабочего времени Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок, с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы  В ТОО фирме «ОНИКС – ВЛД» ведется единый табель учета всех работнико. В Приложении приводится заполненная форма табеля учета использования рабочего времени (форма № Т-13) .
• Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-54) (Приложение 19)  Применяется для расчета и выдачи заработной платы.  Начисление заработной платы производится на основании первичных учетных документов по учету фактически отработанного времени. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумм к выдаче;
• Платежная ведомость (форма  № Т-53) (Приложение ) – используется для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилию, имя, отчество работников, их табельные номера и расписку в получении заработной платы

      С 1 ноября 1997 года ведение первичного учета юридическими лицами всех форм собственности производится с использованием новых унифицированных форм, в  том числе по учету труда и  заработной платы, разработанных НИПИстатинформ Госкомстата России в соответствии с постановлением Правительства  РФ от 8 июля 1997 года № 85, согласованными с Минфином и Минэкономики России и утвержденными постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. № 71а  «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстороизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Соответственно утратило силу постановление Госкомстата РФ от 28 декабря 1989 года  № 241 в части утверждения форм первичной учетной документации по труду и заработной плате.

      Для применения средними и малыми предприятиями  рекомендована Расчетно-платежная  ведомость (форма № Т-49).

      Изучение  порядка ведения первичной учетной документации по труду и заработной плате в ТОО фирме «ОНИКС – ВЛД»  позволяет сделать следующие выводы:

• в ТОО фирме «ОНИКС – ВЛД» используются устаревшие формы первичной учетной документации по труду и заработной плате;
• ряд первичных документов (Приказ о приеме на работу и др.) ведется в произвольной форме, что может привести к неодназначной интерпретации информации в них содержащейся;
• Составление платежной ведомости не только для оформления выдачи аванса но и заработной платы в окончательный расчет увеличивает объем учетной работы.
• Не ведутся личные карточки работников и другие первичные документы

4.2 Порядок исчисления  средств на оплату  труда 

      В соответствии со статьей 85 КЗоТ при  выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных (при выполнении работ различной квалификации, при совмещении профессий, при работе в сверхурочное время, в ночное время, в праздничные дни и других), предприятия обязаны производить работникам соответствующие доплаты. Размеры доплат и условия их выплаты устанавливаются предприятиями и фиксируются в коллективных договорах. Размеры доплат не могут быть ниже установленных законодательством.

      Администрацией  предприятия по соглашению с работниками  устанавливаются размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Работники выполняют на одном и том же предприятии наряду со своей основной работой, которая определена трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы. Эти вопросы определены статьей 87 КЗоТ.

      Сверхурочная  работа, выполненная по распоряжению администрации предприятия, на котором  трудится работник, должна оплачиваться этим предприятием.

      Оплачивается  работа в сверхурочное время за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном размере. Компенсация сверхурочных работ  отгулом не допускается. Оформляются  подобные работы нарядами и табелями учета рабочего времени. Незаконна компенсация сверхурочных работ выплатой разовых премий. Оплата сверхурочной работы может производиться в более высоком размере, если у предприятия есть на это средства. Администрация предприятия обязана вести точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником.

      В праздничные дни возможны работы, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие предприятия), работы, вызываемые необходимостью обслуживания населения, а также неотложные ремонтные и погрузочные. При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

      Оплата  в праздничные дни осуществляется не менее чем в двойном размере (ст. 88 КЗоТ);

      а) сдельщикам - не менее чем по двойным  сдельным расценкам,

     б) работникам, труд которых оплачивается по часовым или дневным ставкам, в размере не менее двойной  часовой или дневной ставки,

     в) работникам с месячным окладом - в  размере не менее двойной часовой или дневной ставки, если работа производится сверх месячной нормы времени, и одинарной, если работа выполняется в пределах месячной нормы рабочего времени.

      По  желанию работника денежная компенсация  может быть заменена предоставлением  другого дня отдыха с оплатой в одинарном размере.

      Порядок исчисления среднего заработка определяет правила исчисления среднего заработка, сохраняемого за работниками, занятыми в учреждениях, организациях и на предприятиях, независимо от их организационно-правовой формы.

      Для исчисления среднего заработка расчетным  периодом являются три календарных  месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих тому событию, с которым связана  соответствующая выплата (отпуск, увольнение т.д.). С учетом специфики работы отдельных организаций с согласия Министерства труда РФ для исчисления среднего заработка расчетным периодом могут быть также 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих событию, с которым связана соответствующая выплата.

      Для исчисления среднего заработка применяются среднедневной или среднечасовой заработок. Среднедневной заработок, кроме оплаты отпуска и выплата компенсаций за неиспользованный отпуск, определяется путем деления начисленной суммы заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней в этом периоде, исходя из нормальной или сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством РФ по календарю 5-дневной рабочей недели. Размер среднего заработка конкретного работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней, подлежащих оплате.

      В организациях, где применяется суммированный  учет рабочего времени, для исчисления среднего заработка конкретного  работника используется средний  часовой заработок.

      Средний часовой заработок рассчитывается путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих часов в этом периоде, исходя из среднемесячного количества рабочих часов в 1997 году: при 40-часовой рабочей неделе - 166,7, при 36-часовой рабочей неделе - 150,6, при 30-часовой рабочее неделе - 125,5, при 24-часовой рабочей неделе - 100,4.

      Размер  среднего заработка конкретного  работника определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов в периоде, подлежащем оплате.

      В соответствии со ст. 66 КЗоТ каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Предоставляется отпуск всем трудящимся продолжительностью не менее 24 рабочих дней в расчете на шестидневную рабочую неделю с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (работникам моложе 18 лет - не менее календарного месяца и может быть использован в любое удобное для них время).

      Отгулы  могут быть присоединены к очередному ежегодному отпуску.

      Запрещается непредоставление ежегодного отпуска течение двух лет подряд и замена его денежной компенсацией, кроме случаев увольнения работника. Ежегодный отпуск переносится или продляется: при временной нетрудоспособности работника, при выполнении им государственных или общественных обязанностей.

      В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем  рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, допускается с согласия работника и по согласованию с  соответствующим выборным профсоюзным  органом предприятия перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск за каждый рабочий год продолжительностью не менее 6 рабочих дней должен быть использован не позже чем в течение года после наступления права на отпуск. Неиспользованная часть отпуска может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 74 КЗоТ). Запрещается непредоставление ежегодного отпуска: в течение двух лет подряд, работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными условиям труда (ст. 74 КЗоТ).

      Учитывая, что ст. 75 КЗоТ не допускает замену отпуска денежной компенсацией, кроме случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск, согласно п. 27 Правил в случае неиспользования отпуска (полностью или частично) по вине администрации работнику в следующем году отпуск должен быть продлен на неиспользованный срок. Для суммирования отпуска достаточно соглашения с нанимателем. Отказ работника от использования отпуска в установленный для него срок без согласования с нанимателем, а при недостижении соглашения - без решения комитета профсоюза не дает работнику права на компенсацию или суммирование отпуска.  Таким образом, если отсутствует отказ работника от неиспользования отпуска, следует предоставить ему отпуска за все годы, в которых не были использованы отпуска и присоединить их к текущему году.

      Работнику, обучающемуся без отрыва от производства в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию, предоставляется кроме ежегодное  оплачиваемого отпуска в любое время года по его желанию оплачиваемый отпуск в связи с обучением.

      Отпуска без сохранения заработной платы  предоставляются работнику (по его  заявлению) с разрешения руководителя по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (ст. 76 КЗоТ). Оформляется такой отпуск приказом или распоряжением по предприятию. В необходимых случаях по соглашению сторон может быть отработан в последующие периоды. Исходя из условий возможностей производства.

      Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется:

     - в случае, если весь расчетный  период отработан полностью, путем  деления начисленной суммы заработной платы в расчетном периоде на 3 и на:

     25,25 - среднемесячное число рабочих  дней при оплате отпуска, установленного в рабочих днях,

     29,60 - среднемесячное число календарных  дней при оплате отпуска, установленного  в календарных днях;

     - в случае, если каждый из трех  месяцев расчетного периода отработан  не полностью, путем деления  начисленной суммы заработной платы за проработанное время на:

     количество  рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время (при предоставлении отпуска  в рабочих днях);

     количество  календарных дней, приходящихся на отработанное время (при предоставлении отпуска в календарных днях);

     - в случае, когда в расчетном  периоде один или два месяца  отработаны не полностью, путем  деления начисленной суммы заработной  платы в расчетном периоде  на суммарное количество дней, определенных для полностью отработанных месяцев, исходя из условий, установленных для полностью отработанного периода, и для  не полностью отработанных месяцев, исходя из условий, установленных для не полностью отработанного периода.

      При определении среднего дневного заработка во всех случаях из расчетного периода исключаются нерабочие праздничные дни, установленные законодательством Российской Федерации.