Автоматизация основных средств на предприятии

 Заполнив  строку, нажимаем на клавишу Enter.

Снова в разделе  «Способы» нажимаем в командной  панели слева на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. В табличной части раздела «способы» появится вторая строка, заполним ее колонки:

- «Счет затрат» - выбираем: 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность»;

- «Аналитика 1»  - выбираем: Амортизация ОС сбыта;

- «Кратность»  - печатаем: 0,4.

В форме элемента нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Аналогично создадим еще один элемент справочника «Способы отражения расходов по амортизации». В его поле «Наименование» печатаем: Бухгалтерии. В разделе «Способы» создадим единственную строку и заполним ее поля так:

- «Счет затрат»  - выбираем: 26 «Общехозяйственные расходы»;

- «Аналитика 1»  - выбираем: Бухгалтерия;

- «Аналитика 2»  - выбираем: Амортизация общехоз.  ОС;

- «Кратность»  - оставляем:1.

  Регистрация в  информационной базе  объектов основных  средств:

Каждый объект ОС учитывается отдельно. Поэтому  для компьютеров нужно создать два элемента справочника «Основные средства».

 В меню  «ОС» выбираем пункт «Основные  средства». Откроется форма списка  справочника «Основные средства».  В форме списка необходимо  убедиться, что в командной  панели кнопка «Редактировать  в диалоге» находится в сжатом состоянии. Затем нажимаем в командной панели слева кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма элемента справочника «Основные средства».

  В форме  элемента заполним поля самыми  необходимыми данными. 

В поле «Наименование» - печатаем: Компьютер 1 для руководства и сбыта.

В поле «Дата  сведений» программа ввела текущую  дату по компьютерным часам. Пусть так  и останется; ведь даже если мы изменим  дату сведений, при записи элемента программа вернет текущую дату.

  На закладке «Основные сведения»:

- «Полное наименование»  - печатаем: Компьютер 1 для руководства  и сбыта.

В разделе «Постоянные  сведения» закладки «Основные сведения»:

- «Группа учета  ОС» - выбираем: Офисное оборудование;

- «Амортизационная  группа» - выбираем: Третья группа и нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

 На закладки  «Бухгалтерский учет» и «Налоговый  учет» данные можно ввести  только посредством документов. Если сейчас переключиться на  эти закладки, то можно убедиться,  что все поля этих закладок недоступны (серого цвета).

  Аналогично  создается еще один элемент  справочника «Основные средства»  с наименованием Компьютер 2 для  бухгалтерии.

  Принятие основных  средств к учету:  так как компьютеры введены в эксплуатацию и приняты к учету 03.01.2009 г., устанавливаем рабочую дату на 03.01.2009г. В меню «ОС» выбираем пункт «Принятие к учету ОС». Откроется форма списка документов «Принятие к учету ОС».

  В форме  списка нажимаем на кнопку  «Добавить» или на клавишу  Insert. Откроется форма нового документа «Принятие к учету ОС», в которой нажимаем на командной панели слева на кнопку «Операция». В раскрывшемся списке выбираем пункт «оборудование», после чего в форме документа на активной закладке «Основные средства» заполним поля:

- «Оборудование  – выбираем: Приобретение компьютеров;

- «Склад» - выбираем  Терлецкая Т.Б.

Далее на активной закладке «Основные средства» в  разделе «Основные средства»  нужно ввести список основных средств, которые документом принимаются  к учету (из указанной номенклатуры на указанном складе). Но только при условии, что у этих основных средств все аналогично. У компьютеров почти все одинаково, кроме способов отражения расходов по амортизации. Но этого единственного расхождения достаточно, чтобы принимать к учету компьютеры разными документами.

  В разделе  «ОС» нажимаем в командной  панели слева на кнопку «Добавить», или на клавишу Insert. В табличной части появится новая строка, в ее колонке «Основное средство» выбираем: Компьютер для руководителя и сбыта. Программа заполнит колонку «Код»: 00000005 – этот код пользователь изменить не может; а также колонку «ИНВ. № (Орг.)»: 00000005 – инвентарный номер пользователь может изменить.

 Таким образом,  в этом документе принимаем  к учету один компьютер: №1  для руководства и сбыта. Приложение 9

Вводим данные на закладку «Общие сведения». Переключаемся на закладку «Общие сведения». На закладке «Общие сведения» переключатель «принятие к учету с вводом в эксплуатацию» устанавливаем во включенное состояние. Тогда поле «Операция с объектами ОС» можно не заполнять. В поле «Способы отражения расходов по амортизации» выбираем: Руководству/сбыту. В поле «Шифр по ЕНАОФ» заполняют только некоммерческие организации для некоторых видов основных средств; оставляем его незаполненным.

Вводим  данные на закладку «Бухгалтерский учет». Переключаемся на закладку «Бухгалтерский учет». Заполним поля закладки «Бухгалтерский учет»

- «Подразделение»  - нужно выбрать подразделение,  за которым будут закреплены  основные средства, принимаемые  к учету данным документом; выбираем: Администрация;

- «МОЛ» - выбираем: Терлецкая Т.Б.

- «Способ поступления» - выбираем: Приобретение за плату;

- «Счет учета» - оставляем: 01.01 «Основные средства  в организации»

- «Порядок погашения  стоимости» - выбираем: Начисление амортизации  (пункт «Начисление износа» выбирают только не коммерческие организации для некоторых видов основных средств). После выбора в поле «Порядок погашения стоимости» значения «Начисление амортизации», ниже этого поля появится новый раздел «Параметры начисления амортизации». Заполним поля:

-«Счет начисления  амортизации» - оставляем: 02.01 «Амортизация  основных средств, учитываемых  на счете 01»;

- флажок «Начислять  амортизацию» - устанавливаем во  включенное состояние (иначе бухгалтерская  амортизация начисляться не будет);

- «Способ начисления амортизации» - выбираем: Линейный способ.

После выбора в  поле «Способ начисления амортизации» - значения «Линейный способ», ниже этого поля появится еще два поля для линейного способа начисления амортизации. В поле «Срок полезного  использования (в месяцах)» печатаем: 37. Правее появится надпись в скобках: 3 года 1 мес.

График амортизации  по году нужен для тех объектов основных средств, которые часть  года работают, а остальное время  – нет. Оставляем поле «График  амортизации по году» незаполненным.

Вводим  данные на закладку «Налоговый учет». Переключаемся на закладку «Налоговый учет». Заполнение полей закладки «налоговый учет» похоже на только что рассмотренное заполнение полей закладки «Бухгалтерский учет». Необходимо обратить внимание, что реквизиты налогового отчета могут отличаться от реквизитов закладки бухгалтерского учета (в нашем случае реквизиты совпадают). Заполним поля закладки «Налоговый учет»

- «Счет учета» - оставляем: 01.01 «основные средства  в организации»;

- «Порядок включения  стоимости в состав расходов» - выбираем: Начисление амортизации. После выбора в поле «Порядок включения стоимости в состав расходов» значения «Начисление амортизации», ниже этого поля появится раздел «Параметры начисления амортизации».

   В разделе  «Параметры начисления амортизации» заполним поля или оставим введенные программой обычные значения:

  - «Счет начисления  амортизации» - оставляем: 02.01 «амортизация  основных средств, учитываемых  на счете 01»;

  - флажок  «Начислять амортизацию» - устанавливаем  во включенное состояние (иначе налоговая амортизация начисляться не будет);

  - «Срок полезного  использования, мес.» - печатаем: 37;

  - «Специальный коэффициент» - оставляем: 1,00

В форме документа  нажимаем в нижней командной панели на кнопку «ОК».

Кроме того, нужно создать еще документ «Принятие к учету ОС» для второго компьютера. Проще всего в форме списка документов «Принятие к учету ОС» выделить только что созданный документ. И нажать в командной панели слева на кнопку «Добавить копированием» или на клавишу F9. Откроется форма нового скопированного документа, в которой достаточно изменить значения полей:

- на закладке  «Основные средства» в разделе  «Основные средства», в единственной  строке табличной части, в колонке  «Основное средство» - выбираем: Компьютер 2 для бухгалтерии;

- на закладке  «Общие сведения» в поле снизу  «Способы отражения расходов  по амортизации» - выбираем: Бухгалтерия;

- на закладке  бухгалтерский учет – выбираем: бухгалтерия

и нажимаем в  нижней командной панели на кнопку «ОК». Приложение 10

Проводки  документа «Принятие  к учету ОС». В форме списка документов «Принятие к учету ОС»  выделяем первый документ, и нажатием в командной панели правее центра на кнопку «Перейти в раскрывшемся списке выделяем пункт «Движения документа по регистрам».На экране появится отчет по движениям выделенного документа  « Принятие к учету ОС».

  В отчете  по движениям документа видим  одну бухгалтерскую и такую  же налоговую проводки:

ДТ 01.01 «Основные  средства организации»

Кт 08.04 «Приобретение  объектов ОС», т.е. поступил по счету объект ОС (дебет) и списана номенклатура, накопившая затраты по приобретению этого объекта ОС (кредит). Субконто по субсчету 01.01  - один: основное средство; нет количества (т.к. по каждому объекту ОС – отдельный учет). Субконто по счету 08.04 – два: номенклатура и склад; есть количество. Проверить сумму проводки можно с помощью отчета «Карточка субконто» для номенклатуры «Приобретение компьютеров». Сначала два документа «Поступление товаров и услуг» формируют проводку для поступления суммы и количества по этому субконто - текущее сальдо по субконто возрастает. Два документа «Принятие к учету ОС» (для двух компьютеров) формируют проводки, приводящие к уменьшению текущего сальдо до нуля, т.е. накопленная по номенклатуре «Приобретение компьютеров» сумма затрат переносится на счет ОС 01.01.

  Начисление амортизации  по основным средствам:  амортизация начисляется ежемесячно, начиная со следующего месяца после принятия к учету, - документом «Закрытие месяца».  Документ выполняет ряд операций, которые необходимо выполнить в конце месяца.

  Так как  наши два компьютера были приняты к учету в январе 2009, то амортизация по ним начисляется с февраля 2009 г.

 В отчете  по движениям документа видим  три проводки одного содержания  «Начислена Амортизация». У них по дебету – счета расходов, по кредиту – счет 02.01 «Амортизация основных средств, учитываемых на  счете 01», т.е. в проводках начисляются расходы (дебет) при начислении амортизации основных средств (кредит). Субконто по счету 02.01 – один: объект основных средств.

 В первой  и третьей проводках: Дт 26 «Общехозяйственные  расходы», по которому два субконто: подразделение и статья затрат.  

 Во второй  проводке: Дт 44.01 «Издержки обращения  в организациях, осуществляющих  торговую деятельность»; по которому – один субконто: статья затрат.

 В первой  и во второй проводках субконто  кредита – «Компьютер 1 для руководства  и сбыта», в третьей компьютер  2 для бухгалтерии.

Проверим суммы  проводок. Принятие к учету компьютера «Компьютер 1 для руководства и  сбыта» было отображено в бухгалтерской проводке по первоначальной стоимости: 14 830,51. В программе был задан линейный способ начисления амортизации и срок полезного использования 37 мес. Сумма амортизации по компьютеру за месяц: 14 830,51/37 = 400,82

 Именно такая сумма амортизации по компьютеру 2 для бухгалтерии» в третьей проводке, т.к. он такой же как и первый компьютер. Приложение 10

    Но для первого компьютера был назначен способ отражения расходов по амортизации «Руководству/сбыту». Который был определен так: 0,6 для руководства; 0,4 для сбыта. При умножении суммы амортизации 400,82: на 0,6 получим 240,49, что равно сумме первой проводки; на 0,4 – получим 160,33, т.е. сумму второй проводки.

По приему объектов основных средств в учете ОАО  «Горизонт» заполняются:

Акт о приеме-передаче здания (сооружения), форма №ОС-1а  Приложение11.

Акт о приеме передаче групп объектов основных средств (корме зданий, сооружений), форма №ОС-1б Приложение12.  

3 Модернизация и  реконструкция основных  средств